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Qué es Expediente Digital

16 de Mayo, 2019

Es una solución orientada a renovar los actuales expedientes de la Administración Pública en formato digital.

Objetivos

  • Digitalizar los documentos y actuaciones administrativas que se realizan actualmente en formato papel, modernizando la calidad del servicio y la democratización de la información.

Descripción

Expediente Digital se vale de aplicaciones web, que permiten el intercambio de expedientes en FIEE (Formato de Intercambio de Expediente Digital V.1.3); lo cual genera la extensión adecuada del expediente, para ser enviado y recibido por medio de la Plataforma de Gobierno Digital. Además, es posible conocer la trazabilidad de todas las actuaciones realizadas sobre los expedientes por medio de la Aplicación de Ruteo y Trazabilidad de Expediente Digital.

Por más información escribirnos a expedienteelectronico@agesic.gub.uy

Implantación Expediente Digital

La aplicación permite gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, posibilitando mejorar la eficiencia en los procesos administrativos. El uso de la misma permite establecer un nuevo relacionamiento, más adaptable y moderno, entre los distintos organismos del Estado Uruguayo.

 

Requisitos para lograr una implantación exitosa

•    Es imprescindible relevar las capacidades organizacionales y tecnológicas del Organismo.

•    En caso de ser necesario, se deberá desarrollar un plan de alfabetización digital

•    Es sustancial elaborar un plan de trabajo detallado y exhaustivo de Comunicación.

•    También se debe diseñar la personalización de la aplicación de Expediente Electrónico en el Organismo. 

•    De igual modo, se deberá apoyar durante el proceso de extracción de datos de sistemas legados de seguimiento de expedientes.Esta fase puede no requerirse.

•    Promover gestión del cambio, a través del diseño y ejecución del plan de comunicación, alfabetización digital y/o capacitación.

•    Ejecutar y acompañar al personal del Organismo en el desarrollo del testing, aceptación de la personalización y configuraciónde la aplicación.

•    Apoyar la puesta en marcha de la aplicación en el Organismo.

•    Ejecutar talleres de difusión de resultados y transferencia de experiencia y conocimiento, documentar la experiencia sistematizando el proceso de implantación.

 

Beneficios de  Expediente Digital

Transparencia y Acceso: Permite conocer la ubicación y usuario actual del expediente, como así también, la última fecha de pase. 

Eficiencia y Eficacia: Para los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato. Permite identificar claramente el trabajo realizado y el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones de Expediente Electrónico son una buena oportunidad para readaptar los trámites y simplificarlos.

Seguridad: Disminución de riesgo de extravío y deterioro al no utilizarse papel. Mayor dificultad de adulteración. Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas. Respaldo de los expedientes de forma automática. Protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley nº 18381 de Acceso a la Información Pública.

Disminución de Costos: Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados, existiendo menor necesidad de impresión.

 

Implantación en Organismos de la Administración Central

•    Licencias gratuitas en cantidad y tiempo.

•    Apoyo en la formulación del proyecto.

•    Capacitación a capacitadores.

•    Acompañamiento en la implantación: personalización y gestión del cambio.

•    Entrega de lectores de C.I. para los usuarios.

•    Interoperabilidad (FIEE).

•    Sustentabilidad.

 

Mesas de Ayuda e Incidentes

Agesic brinda soporte de Segundo Nivel para la atención de incidentes funcionales e infraestructura, disponible de lunes a viernes de 9 a 18 horas.

Para el registro y seguimiento de los incidentes, contamos con una herramienta de control de tickets disponible las 24 horas, todos los días del año. También contamos con Guardia de Infraestructura en los horarios en los que no trabaja la Mesa de Ayuda, que atiende incidentes de infraestructura que impactan la disponibilidad de la aplicación. Esta guardia tiene como cometido restablecer el servicio.

 

Herramientas

¿A quién está dirigido?

La solución es destinada a todos los Organismos del Estado con necesidad de incorporar una herramienta de gestión de expediente digital.

Metas y resultados

La principal finalidad del sistema de gestión de expediente digital es alcanzar lnteroperabilidad entre los distintos Organismos; es decir, contar con la capacidad de poder realizar envíos y recepción de documentos en formato digital.

Actualmente los Organismos habilitados para Intercambio de Expedientes Digitales sin acordonados son:

• ANV
• AGESIC
• AIN
• BCU
• CASINOS
• CORTE ELECTORAL
• INAU
• INE
• MI
• MIDES
• MINTUR
• MSP
• MTOP
• MTSS
• MVOTMA
• OPP
• PRESIDENCIA
• TC (Convenio previo)
• URSEA
• URSEC