Datos Personales y gestión documental: se realizó una nueva edición de “Charlas de Café”
La actividad se realizó el 30 de julio en Torre Ejecutiva Anexa. Como expositores participaron Alejandra Villar, miembro del Consejo Ejecutivo de la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP); Carina Pizzinat, de la Secretaría General y Letrada de Agesic; y Elisabeth Bouvier, miembro de la Comisión de Derecho Informático y Tecnológico de la Asociación de Escribanos del Uruguay (AEU). La moderación de la mesa estuvo a cargo de Felipe Rotondo, miembro del Consejo Ejecutivo de la URCDP.
Los expositores aludieron a la relación entre los principios de la gestión de documentos y los de Protección de Datos Personales, indicando que los primeros no serían más que intenciones si no se pueden concretar a través del ejercicio de los derechos de los titulares de los datos. Asimismo, señalaron que la gestión documental es una herramienta para hacer más práctico y efectivo el ejercicio del Derecho a la Protección de Datos Personales, así como para prevenir riesgos y mejorar la gestión de las instituciones, por lo que cualquier iniciativa en ese sentido debe contemplar al ser humano como el centro de sus acciones.
Otro de los temas abordados fue la relación entre la gestión documental, la Protección de Datos Personales y el Acceso a la Información Pública. Los expositores coincidieron en que, en un entorno digital, el desarrollo de una mejor gestión de documentos en las instituciones, así como una mejor política de archivos, son formas de mantener el equilibrio entre el acceso a la información y la privacidad de las personas. Y agregaron que para evitar que esos derechos sean vulnerados, no se debe perder de vista la dimensión ética de la gestión de los archivos; solo así se contribuye al desarrollo social y económico de la sociedad, ya que “la digitalización del Estado nos debe llevar a ciudadanos más informados para tener una mejor y más firme democracia”.
Los expositores también intercambiaron sobre los desafíos de la gestión de los archivos en las instituciones. En tal sentido, indicaron que para evitar poner en riesgo la privacidad de la información personal se debe trabajar siempre a partir de una mirada interdisciplinaria y contar con una política integral de gestión documental. El riesgo siempre existe, señalaron, en grado variable según los soportes en que los datos están almacenados, y es responsabilidad de los profesionales manejar los archivos en sintonía con la dimensión ética de la función pública.
La actividad concluyó con un espacio de preguntas en el cual los expositores fueron consultados por los asistentes acerca de las características de fiabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los documentos en soporte papel y en formato digital; el rol de la legislación y de la ciudadanía en la gestión de los archivos que contienen información pública; la incorporación de la Firma Digital y de otros sistemas de seguridad en la conservación de los documentos y la reutilización de los archivos digitales.