Dictamen N° 12/021 .

Se dictamina sobre la consulta acerca de la historia clínica laboral.

CONSEJO EJECUTIVO DE LA UNIDAD REGULADORA Y DE CONTROL DE DATOS PERSONALES

 

Montevideo, 29 de junio de 2021.

VISTO: La consulta presentada por el Servicio de Prevención y Salud en el Trabajo (SPST), de la División Gestión Humana de Presidencia de la República respecto a historia clínica laboral

RESULTANDO: I. Que la consultante expresa que el Convenio Internacional del Trabajo (CIT) N° 161 de la Organización Internacional del Trabajo, dispone sobre los servicios de prevención y salud laboral en empresas y organismos públicos. Este Convenio fue ratificado por nuestro país por Ley N° 15.965, de 28 de junio de 1988 y reglamentado por el Decreto N° 127/014, de 13 de mayo de 2014, estableciendo los cometidos de los SPST y los plazos para su instrumentación.

II. Que refieren al marco normativo específico de actuación, indicando que el abordaje de los aspectos de salud de los trabajadores abarcados por los SPST se realiza desde la salud ocupacional centrado en la historia clínica como documento médico legal, que en este ámbito se la denomina “Historia Clínica Médico Laboral (HCML)”.

III. Que los cometidos de la SPST están dados por lo dispuesto por el art. 4° del Decreto N° 127/014, entre los que se encuentran la “vigilancia de la salud de los trabajadores en relación con el trabajo” (literal e) de la citada norma). El concepto de vigilancia de la salud alude al conocimiento del estado actual, y antecedentes de trabajo y salud del trabajador, en toda la dimensión de concepto.

IV. Que la consultante también refiere a la Ley N° 16.074, de 10 de octubre de 1989, que regula el seguro obligatorio de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, especialmente su art. 43 sobre exámenes preventivos, y a la obligatoriedad de recabarlos por parte del patrono.

V. Que por último, realizan consideraciones respecto a las características de la historia clínica laboral solicitando en definitiva a la URCDP proporcione a este Servicio el formato de Consentimiento Informado suscrito por el personal abarcado que a criterio de esta Unidad satisfaga las previsiones normativas aplicables y expedirse en relación a las condiciones de mantenimiento y acceso a la información contenida en la historia clínica médico laboral, agregando resumen del contenido por tópico.

VI. Que con fecha 6 de abril de 2021, se informa que previo a informar se mantendrá reunión con el Ministerio de Trabajo, la que se realizó el 19 de mayo intercambiando sobre el tema con carácter general; y con posterioridad el expediente pasó a informe jurídico.

CONSIDERANDO: I. Que mediante la Ley  N° 15.965, de 28 de junio de 1988, se aprueban los Convenios Internacionales en materia de seguridad, higiene y salud en el trabajo, entre ellos, el N° 161, relativo a los servicios de salud en el trabajo, adoptado por la Conferencia General de la Organización Internacional del Trabajo.  Que el Decreto N° 127/014, de 13 de mayo de 2014, reglamentó el precitado Convenio y conforme con su artículo primero su objeto es  “…promover la seguridad y salud de los trabajadores en los lugares de trabajo, es obligatorio la implementación de los Servicios de Prevención y Salud en el Trabajo”.

II. Que las finalidades de estos servicios son establecer los requisitos necesarios para establecer y conservar un medio ambiente de trabajo seguro y sano que favorezca una salud física y mental óptima en relación con el trabajo, y la adaptación del trabajo a las capacidades de los trabajadores, habida cuenta su estado de salud física y mental, estableciendo el art. 4° las funciones de estos servicios. El Decreto N° 52/020, de 14 de febrero de 2020, crea la división Servicio de Prevención y Salud en el Trabajo dependiente de Presidencia de la República.

III. Que a los efectos de evacuar esta consulta resultan de aplicación las normas que regulan la historia clínica electrónica a nivel nacional como ser la Ley N° 18.335, de 15 de agosto de 2008 y su decreto N° 274/010, de 8 de setiembre de 2010, el artículo 194 de la Ley 19.670, de 15 de octubre de 2018, y el decreto N° 122/019, de 13 de mayo de 2019. Adicionalmente se deben considerar las disposiciones de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008, modificativas y concordantes.

IV. Que corresponde indicar que en base al marco normativo referido respecto a la existencia de una historia clínica laboral, del análisis de la normativa - en especial respecto al Convenio y a la reglamentación nacional - surge probada la existencia de la necesidad de su existencia la que debe contemplar aquellos aspectos de salud de los trabajadores que puedan incidir en lo que tiene relación con el desarrollo de su tarea.

V. Que de acuerdo con el principio de finalidad regulado en el art. 8° de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008, un primer parámetro en este caso, es la limitación en el uso de la información de la historia clínica laboral, la que debe utilizarse  solamente para el control de aquellas enfermedades que puedan afectar la relación laboral. Conforme con el Convenio N° 161 las finalidades de estos servicios son construir los requisitos necesarios para establecer y conservar un medio ambiente de trabajo seguro y sano que favorezca una salud física y mental óptima en relación con el trabajo y la adaptación del trabajo a las capacidades de los trabajadores, habida cuenta su estado de salud física y mental. A ello se debe agregar que los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas o incompatibles con aquellas que motivaron su obtención por lo que ello debe regir la utilización de la información obrante en la historia clínica laboral.

VI. Que, asimismo, el principio de finalidad instala una regla en cuanto a la conservación de los datos en la historia clínica, que consiste en que los datos deberán ser eliminados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a los fines para los cuales hubieren sido recolectados.

VII. Que en cuanto al contenido de la historia clínica laboral, el artículo 7° de la Ley N° 18.331, en sede de principio de veracidad, resulta aplicable al caso concreto, y que por tanto, los datos personales que se recogieron a los efectos de su tratamiento deben ser veraces, adecuados, ecuánimes y no excesivos en relación con la finalidad para la cual se hubieren obtenido.

VIII. Que en lo que hace relación con la procedencia de los datos, se debe indicar que no se puede obtener ésta de medios desleales, fraudulentos, abusivos, extorsivos, etc. y que la información además debe permanecer actualizada. Si se constatara inexactitud o falsedad, el responsable que tenga conocimiento de dichas circunstancias debe proceder a su rectificación.

IX. Que en cuanto a los accesos a los contenidos de la historia clínica laboral es recomendable contar con un sistema de niveles de acceso. Que en este aspecto además se debe considerar el cumplimiento del art. 10 de la Ley N° 18.331, que establece la necesidad de contar con medidas de seguridad suficientes que eviten la adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, así como detectar desviaciones de información, intencionales o no, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado.

X. Que se debe agregar la necesidad de garantizar los derechos derivados del derecho a la protección de datos personales ya que son plenamente aplicables a este caso las condiciones requeridas por la Ley N° 18.331, para el tratamiento de los datos.

XI. Que en lo que refiere al consentimiento se debe considerar que los datos de salud son datos sensibles de conformidad con lo establecido en el art. 4° literal e) de la Ley N° 18.331 y que  el art. 18 de esta norma establece que los datos de salud deben recabarse en forma expresa y escrita.

XII. Que de acuerdo con el art. 6° de la Ley N° 18.331, en sede de principio de legalidad, las historias clínicas pueden ser consideradas bases de datos, y por tanto, para ser consideradas legales deben estar debidamente inscritas ante este órgano de control. Ello adicionalmente al cumplimiento a todos los principios de la normativa de protección de datos personales.

ATENTO: a lo expuesto e informado,

El Consejo Ejecutivo de la Unidad de la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales

DICTAMINA:

1) En base al marco normativo considerado es correcto el mantenimiento de una historia clínica laboral, la que debe contemplar aquellos aspectos de salud de los trabajadores que puedan incidir en lo que tiene relación con el desarrollo de su tarea.

2) Los datos que obren en la historia clínica deberán ser los imprescindibles para el cometido fijado y ser eliminados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a los fines para los cuales hubieren sido recolectados, los que no podrán ser además comunicados entre bases de datos, sin que medie ley o consentimiento previo de titular.

3) Con respecto al contenido de la información de la historia clínica laboral, ésta debe utilizarse solamente para el control de aquellas enfermedades que puedan afectar la relación laboral, teniendo en cuenta el alcance indicado por el Convenio N° 161 de la OIT. A ello se debe agregar que los datos objeto de tratamiento no pueden ser utilizados para finalidades distintas o incompatibles con aquellas que motivaron su obtención.

4) La información que se encuentre en la historia debe ser proporcionada en forma expresa por el titular no estando habilitada la obtención de información de terceros distintos al titular, con excepción, para casos concretos, de obtener datos de antecedentes familiares, sobre todo cuando se trata de enfermedades de carácter hereditario.

5) Se recomienda la imposición de niveles de acceso a los contenidos de la historia clínica laboral, además de la necesaria adopción de medidas de seguridad suficientes que eviten la adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, así como detectar desviaciones de información, intencionales o no, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado.

6) Después de finalizada la relación laboral, se podrá conservar la información en tanto existan obligaciones legales, pero en este caso la información deberá estar bloqueada de forma que se impida su tratamiento.

7) Tratándose de datos de salud (sensibles de conformidad con lo establecido en el art. 4° literal e) de la Ley N° 18.331), se deberán implementar medios para recabar el consentimiento que en el caso es expreso y escrito, considerando que la Ley N° 18.600, de 21 de setiembre de 2009 le reconoce a la firma electrónica avanzada la misma validez que la firma hológrafa.

8) Deberá procederse a la inscripción de las historias clínicas que se generen en el Registro que lleva adelante esta Unidad.

9) Resulta necesaria la adopción de medidas de responsabilidad proactiva, la realización de una evaluación de impacto y la designación de un delegado de protección de datos personales (arts. 5°, 6° y 10° del Dec. 64/020).

10) En cuanto a la posibilidad de realizar estadísticas con la información obrante en las historias clínicas, se deberá estar a la necesidad y proporcionalidad de dicha tarea, además de implementar criterios de disociación que permitan la total eliminación de datos que puedan identificar a las personas.

11) Comuníquese y publíquese.

 

Fdo. por: Dr. Felipe Rotondo

Consejo Ejecutivo

URCDP

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