Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales

Montevideo, 17 de setiembre de  2024 

VISTO: La consulta presentada con relación al acceso a documentación que contiene datos sensibles en archivos personales para investigación.

RESULTANDO: 

I.- Que la consultante realiza una serie de preguntas asociadas al tratamiento de datos en archivos personales, definiendo como archivo personal “todo aquel conjunto de documentos creados o recibidos por un individuo a lo largo de su vida y en el cumplimiento de sus diferentes actividades”. Menciona ejemplos de personas públicas o de relevancia, que una vez fallecidos sus familiares suelen entregar la documentación personal -como fotografías, correspondencia que en muchos casos contienen datos sensibles- a las instituciones de custodia como archivos, centros de documentación.

II. Que en ese marco consulta: a) ¿si esos archivos personales se encuentran alcanzados por la excepción del artículo 3° de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008 vinculada a actividades personales o domésticas?; b) ¿si existe reglamentación por la excepción de tratamiento de información con valor histórico en función de lo establecido en el artículo 8° de la Ley?; c) ¿si pueden los sucesores –en la definición del artículo 14 de la Ley- establecer las condiciones para la consulta a la documentación de archivos personales de fallecidos, cuando realizan la donación de los documentos a las unidades de información?; d) ¿si puede extraerse de las resoluciones de esta Unidad que la Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008 es de interés general y por tanto puede comunicarse datos en función del literal A del artículo 17° de la Ley N° 18.331 cuando éstos se encuentran en instituciones públicas como el Archivo General de la Nación?;

CONSIDERANDO:

 I. Que en el caso se plantean diferentes interrogantes asociadas a la información personal generada por una persona en el curso de su vida, y su tratamiento luego de su fallecimiento, por lo que son de aplicación, en principio, los artículos 3°, 8°, 14 y 17 de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008.

II. Que con respecto a la consideración de su la información que forma parte del archivo personal en la forma definida por la consultante la aplicación de la excepción prevista en el literal A) del artículo 3° dependerá de los datos en él contenidos, y si bien en el curso de la vida de la persona parte de ella puede considerarse como “doméstica” dependerá del caso concreto. Por otra parte, dado el tenor de las restantes consultas, corresponde indicar que sin perjuicio de que la información haya sido “doméstica” en su tratamiento inicial no implica que los posteriores tratamientos que quieran realizarse por terceras personas –aún los sucesores del responsable original- no queden alcanzados por la normativa en protección de datos;

III. Que en relación a la reglamentación del tratamiento de información con fines históricos corresponde considerar la aplicación de los artículos 37 y 38 del decreto N° 414/009, de 31 de agosto de 2009;

IV.-Que, en lo que respecta a la aplicación de la excepción del artículo 17 de la Ley N° 18.331, corresponde estar a los presupuestos que esta indica, es decir, consentimiento o excepciones, y un interés del emisor y el destinatario del dato para su comunicación.

ATENTO: A lo expuesto e informado, 

El Consejo Ejecutivo de la Unidad de la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales

DICTAMINA

1°. Con respecto a la información contenida en archivos personales, la determinación de la aplicación del artículo 3° literal A de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008, corresponde al responsable, no siendo posible en la amplitud del concepto provisto por la consultante, pronunciarse a favor o en contra de su aplicación. A este respecto, se recuerda que esta Unidad ya por dictamen N° 10/009, de 11 de setiembre de 2009, entendió que las actividades exclusivamente personales o domésticas son las circunscriptas a la vida privada y familiar de personas físicas y por ende, en caso de que se compartan datos personales y otros datos, esas bases de datos (“mixtas”) se encontrarán alcanzadas por el ámbito objetivo de la Ley.

2°. Adicionalmente, corresponde recordar a la consultante que esta Unidad se ha pronunciado en otras oportunidades señalando que el hecho de que determinada actividad se encuentre excluida del ámbito objetivo de la Ley no implica que no deban cumplirse, en lo posible, con todos los principios que ella prevé, por tratarse de un derecho humano fundamental (dictamen N° 12/010, de 18 de junio de 2010).

3°. En relación a la reglamentación para casos de valor histórico, los artículos 37 y 38 del Decreto N° 414/009, de 31 de agosto de 2009 establecen el procedimiento para la conservación de información con esos fines, por lo que deberá estarse a lo que estos disponen.

4°. En los casos en que los sucesores pretendan imponer determinadas condiciones para la consulta de archivos personales de los causantes, éstos podrán establecer dichas condiciones, pero en todos los casos, por tratarse de información personal, deberán considerar la aplicación de la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008.

5°. En lo que refiere al carácter de ley de interés general o no de la Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, como argumento para entender aplicable el literal A del artículo 17 de la Ley N° 18.331, corresponde señalar que este artículo prevé como un requisito adicional la existencia de un interés de emisor y destinatario para justificar la comunicación. Por otra parte, de un análisis de ambas normas resulta claramente que la propia comunicación de información personal es una excepción al acceso dentro de la ley N° 18.381, por lo que la calidad de “interés general” por sí sola no puede emplearse en este caso para justificar la aplicación del literal A del artículo 17. 

6°. Como corolario de lo anterior, corresponde indicar a la consultante, que en el dictamen N° 20/015, de 16 de diciembre de 2015 referido en la consulta, esta Unidad sí justificó la comunicación de información personal en las previsiones de la Ley N° 18.381, pero además consideró la Ley N° 18.596, de 13 de junio de 1968 sobre actuación ilegítima del Estado, y la normativa de derecho internacional de Derechos Humanos, por tratarse especialmente de fondos documentales del período del proceso cívico militar de la dictadura uruguaya archivados en el Archivo General de la Nación.

7°. Notifíquese y publíquese.

Firmado por: Federico Monteverde

Consejo Ejecutivo

URCDP