Implantación de la intranet de gub.uy
Intranet forma parte de de la solución “Portal Gub.uy” y está disponible para su uso optativo para cualquier organismo de la Administración Central.
Aquellos organismos que ya cuentan con su sitio de gub.uy solo deberán completar una configuración interna para poder comenzar con el proceso de implantación de intranet.
Agesic apoyará a los organismos durante la etapa de implantación de la intranet con un equipo liderado por un gerente de proyecto, referentes de comunicación y especialistas técnicos.
Etapas del proyecto
1. Preparación y estrategia
Conformación del equipo de trabajo
Se recomienda que las personas que participen de la implantación de la Intranet cuenten con conocimientos o hayan participado del proceso de implantación del portal gub.uy. Se propone al organismo que el equipo de implantación de la intranet esté conformado por equipo de referentes de Gestión humana, Comunicación y Sistemas.
Plan ajustado al organismo
Se creará en conjunto con el organismo un plan ajustado de implantación en el que se comprometa el alcance, responsabilidades y fechas específicas de ejecución de tareas hasta la finalización del proyecto.
2. Relevamiento
El organismo deberá relevar los contenidos que quieran publicar en la intranet de gub.uy. Se deben registrar los contenidos válidos y depurar los contenidos desactualizados o no válidos. También deberán relevarse las aplicaciones del organismo a las que se accede por intranet.
Recomendamos además que se releve la información que se comunica por otros medios, como carteleras o correo electrónico.
Después de terminado el relevamiento el organismo debe enviar a Agesic un archivo con los contenidos que quiere subir a la nueva intranet para que los referentes de comunicación y técnicos puedan analizarlos y elaborar sugerencias para su posterior carga.
3. Contenidos
Una vez que ya esté definido el contenido a cargar se deben identificar categorías temáticas para la jerarquización de la información. Paralelamente, se prepararán los contenidos para su carga en el gestor (Drupal).
Además, se deberán preparar las aplicaciones que se mostrarán en la nueva intranet. Las aplicaciones que sean desarrollo propio del organismo serán invocadas desde la intranet, pero no serán integradas a Drupal.
En esta etapa también se realizará una revisión de la estructura del organismo en el portal unaoid.gub.uy.
4. Capacitación y migración
Se capacitará al personal del organismo que forme parte activa del proceso de implantación como gestores de contenidos, técnicos y personal de gestión humana.
Para poder gestionar los contenidos deberán tomar la capacitación de Drupal y de Accesibilidad Web para asegurar la calidad en la información que se mostrará en la intranet.
Al terminar las capacitaciones se realizarán jornadas de carga de contenidos con la ayuda del equipo de Agesic.
5. Validación
Al finalizar la carga y la jerarquización de la información, se deberán validar los contenidos y funcionalidades por parte del organismo. Por su parte, Agesic deberá realizar una validación funcional y técnica.
El organismo debe enviar un entregable a Agesic con la validación de la intranet para su puesta en producción.
6. Puesta en producción
Para que las personas que trabajan en el organismo puedan acceder a intranet, deberán ingresar a través del usuario gub.uy. El referente técnico del organismo les dará permisos para visualizar la página.
A través de un correo o comunicado se realizará el lanzamiento público de la intranet a todos los trabajadores del organismo. Paralelamente se hará una presentación del procedimiento de soporte y mantenimiento al equipo técnico.
7. Cierre del proyecto
Una vez que esté en producción la intranet se culminará el proyecto con una comunicación de cierre.