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Documentos firmados y su publicación en el portal

Es importante tener en cuenta que no es necesario que aquellos documentos que corresponden a resoluciones, dictámenes, decretos, documentos oficiales de los organismos que se publiquen en el sitio web sean copias auténticas ni que posean la firma ológrafa del jerarca correspondiente.

De hecho, basta con publicar la versión PDF del documento haciendo constar el nombre del firmante, lo que se puede indicar a través de "Firmado por..." en el lugar donde iría la firma. Debajo mostramos un ejemplo:

Firmado por: Carlos Benítez
Cargo: Director ejecutivo
Nombre del Organismo

Esta tarea en realidad se realiza a los efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley Nº 18.381. Si una persona solicita acceso al original en papel se le entrega una copia de la resolución originalmente firmada por el jerarca.

En forma complementaria, es importante tener presente que si se quiere realizar una copia electrónica de un documento que originalmente se encontraba en soporte papel, y se trata de un organismo de la Administración Central, se debe tener respetar lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto Nº 276/013, de 3 de setiembre de 2013, que establece que para ser copias auténticas, es necesario que se realicen por el funcionario dejando constancia de su identidad con el original, fecha, hora, lugar de emisión y firma electrónica.

Para finalizar, aclaramos que la publicación de la versión que contiene la firma ológrafa, que se realiza a través de un escaneado, no posee valor jurídico porque no es posible comprobar su autenticidad. En definitiva, una resolución papel que cuenta con firma ológrafa y que posteriormente es escaneada no es una copia auténtica ya que no cumple con los requisitos necesarios para ser considerada tal.

Muy por el contrario, la práctica utilizada (la publicación de la versión escaneada), actúa en contra de la transparencia, debido a que en realidad ningún buscador podrá encontrar contenidos que se encuentren en esa imagen.