Dirección General Impositiva

Instructivo para la confección y presentación de declaraciones en la Aplicación Beta

Guías

1. Instalación

La Aplicación Beta funciona en ambiente Windows (95 y versiones posteriores) y no es recomendable su utilización en red. La descarga de la aplicación se realiza desde la página web de DGI, siguiendo los pasos señalados en el Manual de descarga e instalación.

2. Etapas para la confección de declaraciones

En todas las pantallas es importante recordar la función de los siguientes botones:

• "Confirmar" graba los datos ingresados y permite acceder a la siguiente pantalla.
• "Cerrar" pasa a la pantalla anterior sin grabar los datos ingresados.
• "Ayuda" permite acceder a la ayuda por pantalla.

2.1. Ingreso de datos del sujeto pasivo

En el Menú Principal, y a través del botón "Sujetos Pasivos", se ingresa al referido módulo donde encontraremos los siguientes botones:

• Nuevo: permite el ingreso de los datos identificatorios y fiscales del sujeto pasivo con el que se va a trabajar (se requiere por única vez).
• Modificar: permite modificar los datos identificatorios y fiscales previamente cargados.
• Eliminar: elimina los datos del sujeto pasivo así como también los formularios previamente confeccionados para éste
• Imprimir: permite la impresión de datos relativos a los sujetos pasivos existentes.
• Importar Sujetos Pasivos: se pueden importar los datos identificatorios de contribuyentes ingresados en las versiones anteriores del programa. Para realizar la importación se debe seleccionar con el botón Buscar la carpeta donde se encuentran dichos datos (por defecto C:\Beta9). Téngase en cuenta que si en la Aplicación existen datos de sujetos pasivos, previamente a la importación se requiere eliminar los mismos y sus respectivas declaraciones.

2.2. Ingreso de declaraciones por digitación

Se accede directamente desde el Menú Principal o para un sujeto pasivo en particular, con el botón "Módulo Declaraciones" desde la pantalla Sujetos Pasivos. El botón "Nueva" permite ingresar el cabezal de un nuevo formulario. Téngase en cuenta que en cualquier momento del proceso de ingreso de datos es posible imprimir un formulario en proceso mediante el botón “Imprimir".

Error en el ingreso de datos común a todos los formularios:

Para el caso del ingreso de datos por digitación, cuando se ingresa un registro con el mismo dato de identificación, período y línea de información la aplicación emite el mensaje “Error: Ya existe igual RUT/Período/Línea para esta declaración”.

Formularios 1144 y 1145:

Una vez completado el cabezal de la declaración, a través del botón "Confirmar" se accede a la pantalla para el ingreso de datos en el Rubro 5. Aquí la información se ingresa agrupada a través de los siguientes campos: identificación del contribuyente, período, línea de información e importe. Recuerde que ubicando el cursor en la columna "Línea" y presionando el botón "Seleccionar Línea" (F4) se puede elegir el número de línea de información a ingresar.

Los Rubros 2, 3 y 4 se confeccionan automáticamente en base a los datos ingresados en el Rubro 5, los que pueden ingresarse en forma manual o por importación desde un archivo externo.

El tipo de documento del contribuyente informado puede ser CI, NIE, Pasaporte o DNI.

• CI o NIE: el país del informado es Uruguay.
• Pasaporte: se aceptan todos los países con excepción de Uruguay.
• DNI: corresponde optar entre Argentina, Brasil, Paraguay o Chile.

Formulario 1146:

Una vez completado el cabezal de la declaración, a través del botón "Confirmar" se accede a la pantalla para ingreso de los Rubros 2.1 y 5.

En el Rubro 2.1 se ingresan los importes correspondientes a información sin apertura de retenciones definitivas, en las líneas que correspondan. En la columna "Línea" se ingresa el número de la línea de información que se declara y el programa proporciona la descripción de la misma. Ubicando el cursor en esta columna y a través del botón "Seleccionar Línea" (F4) es posible acceder a la tabla de las líneas del Rubro 2 y seleccionar la línea de información que corresponda.
 
En el Rubro 5 se ingresan los datos agrupados por identificación del contribuyente, período, número de línea de información correspondiente al concepto declarado e importe. Recuerde que ubicando el cursor en la columna "Línea" y presionando el botón "Seleccionar Línea" se puede seleccionar el número de línea de información a ingresar. El tipo de documento del contribuyente informado puede ser RUC, CI o NIE, y en todos los casos el país es Uruguay.

Los Rubros 2.2 y 3 se confeccionan automáticamente en base a los datos ingresados en el Rubro 5, los que pueden ingresarse en forma manual o por importación desde un archivo externo.

Formulario 2181 y 2183:

Luego de completado el cabezal de la declaración, a través del botón "Confirmar" se accede a la pantalla para ingreso de los Rubros 2 y 5.
 
En el Rubro 2 se ingresan los importes correspondientes a información sin apertura, retenciones o percepciones definitivas, en las líneas que correspondan. En la columna "Línea" se ingresa el número de la línea de información que se declara y el programa proporciona la descripción de la misma. Recuerde que ubicando el cursor en esta columna, y a través del botón "Seleccionar Línea", es posible acceder a la tabla de las líneas del Rubro 2 y seleccionar la línea de información que corresponda.
 
En el Rubro 5 se ingresan agrupados por identificación del contribuyente, número de línea de información correspondiente al concepto declarado e importe. Ubicando el cursor en la columna "Línea" y presionando el botón "Seleccionar Línea" (F4) se puede seleccionar el número de línea que se desea ingresar. El tipo de documento del contribuyente informado puede ser RUC o CI.

Los Rubros 3 (formulario 2181) y Rubros 3 y 4 (formulario 2183) se confeccionan automáticamente en base a los datos ingresados en el Rubro 5, los que pueden ingresarse en forma manual o por importación desde un archivo externo.

Formularios 2142 y 2185:

Una vez completado el cabezal de la declaración, a través del botón "Confirmar" se accede a la pantalla para ingreso de los Rubros 2 y 5.
 
En el Rubro 2 se ingresan los importes o cantidades (formulario 2185) correspondientes a información sin apertura, impuestos, retenciones o percepciones definitivas, en las líneas que correspondan. En la columna "Línea", se ingresa el número de la línea de información que se declara y el programa proporciona la descripción de la misma. Recuerde que ubicando el cursor en esta columna y a través del botón "Seleccionar Línea" (F4) es posible acceder a la tabla de las líneas del Rubro 2 y seleccionar la línea de información que corresponda.
 
En el Rubro 5 se ingresan agrupados por Identificación del contribuyente y número de línea de información correspondiente al concepto declarado e importe o cantidad (formulario 2185). Ubicando el cursor en la columna Línea y presionando el botón Seleccionar Línea o F4 se puede seleccionar el número de línea que se desea ingresar.

El Rubro 3 (formulario 2185) y Rubro 3 y 4 (formulario 2142) se confecciona automáticamente en base a los datos ingresados en el Rubro 5, los que pueden ingresarse en forma manual o por importación desde un archivo externo.

En el formulario 2142, el tipo de documento del contribuyente retenido es RUC, de existir retenciones no definitivas a contribuyentes sin número de RUT se agruparán las mismas por línea, ingresando 0 como número de RUT.

En el formulario 2185,  la información se agrupa por número de RUT y línea.

2.3. Ingreso de datos al Rubro 5 por importación

Para importar es necesario en primer lugar ingresar al formulario donde se cargaran los datos por importación. Allí deberemos ingresar al Rubro 5 mediante el botón correspondiente, para luego seleccionar el botón "Importar". Téngase en cuenta que la importación de datos elimina aquellos que hayan sido ingresados previamente en el Rubro 5, sustituyéndolos por los datos de la tabla a importar.

Luego de confirmar, se ubica la tabla donde se encuentran los datos a importar. Presionando el botón "Buscar" se abre la ventana Abrir, donde se puede buscar el archivo deseado. A través del botón "Importar" de dicha ventana se completa automáticamente el campo Ubicación.
 
La aplicación procesa y valida los datos, informando la cantidad de registros importados satisfactoriamente y la cantidad de registros que no se han importado por contener error. Es posible ver en pantalla o imprimir un listado detallado de los errores y advertencias encontrados (recuerde que los registros que contienen exclusivamente advertencias son importados igualmente por la aplicación).

Se recomienda, luego de efectuada la importación, consultar el Rubro 5 a los efectos de verificar que los datos válidos extraídos de la tabla fueron cargados íntegramente.

Formato del archivo de importación:
 
La aplicación admite la importación de archivos en formato (con extensión) DBF o TXT. 

En los puntos que siguen se detalla la estructura que para cada formulario debe contener el archivo de importación en cuestión.
 
Formularios 2142, 2181, 2183 y 2185:

Los controles efectuados por la aplicación son los siguientes:

• ­RUT Sujeto Pasivo/Formulario/Período: deben ser los correspondientes al cabezal de la declaración (en todos los casos el RUT del sujeto pasivo puede ser RUC, CI o NIE).
• RUT Informado: en los formularios 2181 y 2183 el RUT del informado puede ser RUC, CI o NIE; en los formularios 2142 y 2185 el RUT del informado corresponde únicamente a RUC y se acepta 0 en el formulario 2142.
• Factura AAAAMM: menor o igual al período declarado.
• Línea: debe tratarse de una válida, o sea que exista dentro de la tabla de líneas de la aplicación.

­Téngase en cuenta también que:

• De incluir importes con decimales en el archivo de importación, la aplicación redondea los mismos.
• En el formulario 2181, de repetirse los parámetros de identificación, período y línea de información, la aplicación suma los importes respectivos e importa un único registro por el importe acumulado.
• En el formulario 2185 no se aceptan cantidades negativas. 

Formularios 1144, 1145 y 1146

Extensión DBF (El nombre del archivo no puede ser “Externo”)
 

Los controles efectuados por la aplicación son los siguientes:

• RUT Sujeto Pasivo/Formulario/Período: deben ser los correspondientes al cabezal de la declaración (en todos los casos el RUT del sujeto pasivo puede ser RUC, CI o NIE.
• Tipo de documento de informado: en el formulario 1146: RUC, CI o NIE del contribuyente informado; en los formularios 1144 y 1145: CI, NIE, Pasaporte o DNI del contribuyente informado.
• País de Informado (Tipo Doc.): si se ingresó RUC, CI o NIE corresponde Uruguay; si se ingresó DNI corresponde Argentina, Brasil, Paraguay o Chile; si se ingresó Pasaporte acepta todos los países, excepto Uruguay.
• Documento de informado: número correspondiente al tipo de documento ingresado.
•  Año mes de Información: debe ser menor o igual al período declarado.
• Línea: debe tratarse de una válida, o sea que exista dentro de la tabla de líneas de la aplicación.

­Téngase en cuenta que de incluirse importes con decimales en el archivo de importación, la aplicación redondea los mismos.

2.4. Validación de la declaración

Concluido el ingreso de los datos, a través del botón "Validar" de la pantalla Declaraciones, la aplicación detecta las inconsistencias de los datos ingresados, pudiéndose emitir una lista de los errores detectados.

Una vez subsanados los errores, se recomienda ejecutar nuevamente el botón "Validar".

Completada exitosamente la etapa de validación, la declaración pasa al estado Validada, habilitando así el marcado de la misma para su envío.

2.5. Marca, envío, impresión y presentación de la declaración

En la pantalla Declaraciones, a través del botón "Marcar/Desmarcar" se selecciona de a una las declaraciones que van a ser enviadas.
 
Téngase en cuenta que los formularios con más de 8.000 registros no pueden grabarse a medios magnéticos, por lo que se debe utilizar el botón "Envío Web/CD".

2.5.1. Envío por medios magnéticos y presentación

A través del botón "Envío a Unidad" se graba la declaración en medios magnéticos, y se imprime el formulario a presentar en dos vías (por defecto). Para especificar la impresora y el tamaño del papel (se recomienda tamaño A4) se utiliza el botón "Propiedades" en la pantalla Imprimir.
 
Culminado exitosamente el proceso, la aplicación imprime un número interno de control (denominado CRC). Se recomienda verificar en todos los casos que el CRC de la versión impresa coincida exactamente con el CRC de la versión digital del formulario.

Efectuada la presentación, a través del botón "Presentar" el contribuyente ingresa la fecha de presentación, el número de CRC generado por la aplicación y el número de presentación asignado por DGI.

2.5.2. Envío por Web o grabación en CD y presentación

A través del botón Envío Web/CD se genera el archivo para envío de la información de forma electrónica a través de Internet conectándose para ello al sitio Web de DGI, o su grabación en formato CD.
 
Para el caso de envío electrónico a través de Internet, antes de realizar el primer envío es necesario configurar el Navegador del menú de Utilitarios, para definir el explorador a utilizar.

Efectuada la configuración,en la página del explorador seleccionado se despliega un menú que permite efectuar las siguientes acciones:

• Para el envío electrónico se debe seleccionar la ruta de acceso al archivo "Enviar.txt". Esta se obtiene mediante el botón "Examinar", el que permite buscar en el computador donde se encuentra el referido archivo (por defecto C:\Beta9\Web\).
• Suministrar la dirección de correo electrónico para obtener la respuesta de la DGI con la confirmación y el número asignado al documento en caso de ser ingresado correctamente. En caso contrario se enviara por dicho correo la lista de errores encontrados por el sistema receptor.
• Recibida la respuesta afirmativa de ingreso por parte de la DGI se debe completar a través del botón "Presentar" los datos de fecha, número de presentación y número de CRC. Con el ingreso de estos datos la aplicación imprime la declaración en una vía (por defecto) para el archivo del contribuyente.

Para el caso de que se desee grabar la declaración en CD es necesario -previamente- validar y marcar el formulario a enviar. A través del botón "Envío Web/CD" se genera el archivo de envío, el que queda grabado por defecto en C:\Beta9\Web\ con el nombre "Enviar.TXT".

2.6. Modificaciones, consultas y selección

En la pantalla Declaraciones, a través del botón "Modificar" es posible corregir todos los datos de un formulario, con excepción de aquellos incluidos en el Cabezal. Téngase en cuenta que si se modifican los datos de un formulario en estado "Validada" o "Enviada" se deberá realizar nuevamente la validación previo al envío.

IMPORTANTE: No es posible modificar una declaración en estado "Presentada".
 
Las modificaciones al Rubro 5 pueden realizarse a través del botón "Agregar/Modificar/Eliminar" siempre que la cantidad de registros de dicho rubro no supere los 1.000. De lo contrario deben realizarse a través de la opción de cargar datos mediante importación.
 
Cualquiera sea el estado del formulario, es posible visualizar todos los datos del mismo a través del botón "Consultar" sin de esta manera alterar su condición.
 
Para ordenar las declaraciones en forma creciente o decreciente, sobre alguna de las columnas disponibles, alcanza con hacer doble clic sobre el campo de información por el que se desea ordenar. 

4. Utilitarios

4.1. Copia de seguridad

Permite realizar respaldos en medios magnéticos de los archivos de la aplicación. Para respaldar en otro destino, a través de la unidad otro... se selecciona el directorio a utilizar.

4.2. Restaurar copia

Permite restaurar de la copia de seguridad. Luego de utilizar esta opción, se debe ejecutar la opción de "Recuperar Indices".

4.3. Recuperar índices

Esta opción permite reparar los eventuales daños causados en caso de interrupción no deseada de la aplicación o por actualización de líneas. Permite la reconstrucción de los índices de los archivos de la aplicación.

4.4. Mantenimiento mínimo no imponible

Esta opción permite modificar el importe del Mínimo no Imponible para la liquidación del Impuesto al Patrimonio a través del Formulario 2104 (actualmente disponible en la Aplicación Sigma).

4.5. Leer instructivo

Esta opción permite descargar el Instructivo.

4.6. Actualizar líneas

A través de esta opción se accede a la página Web de DGI, permitiendo actualizar las líneas de los distintos formularios incluidos en la Aplicación Beta (se sugiere efectuar la descarga manual de líneas en que de que no se ejecute esta opción). Se sugiere que esta actualización se lleve a cabo con la aplicación cerrada.

IMPORTANTE: Luego de efectuada la actualización se debe ejecutar la opción de "Recuperar Índices".

4.7. Navegador

A través de esta opción es posible configurar el Navegador de Internet especificando su dirección (PATH) absoluta. A través del botón "Examinar" se abre una ventana mediante la que se puede buscar en su computador el Navegador de Internet.

4.8. Reinstalar base de datos

Esta opción se debe ejecutar únicamente en las siguientes situaciones:

• Se ha estropeado algún archivo de la aplicación y no es posible corregir tal error a través de la opción de "Recuperar Índices".
• El usuario decide eliminar todos los datos ingresados.

Con la reinstalación de la Base de Datos se elimina de forma permanente la información de los Sujetos Pasivos y sus respectivas declaraciones cargados en la aplicación.