Resolución N° 1.924/023 .
Minas, 24 de Mayo de 2023
VISTO: la necesidad de reglamentar la utilización de las cajas chicas en la Intendencia
Departamental de Lavalleja.
RESULTANDO: I) que se han generado ya algunos mecanismos de mejoramiento y transparencia de la gestión de los fondos públicos que maneja la institución.
II) que se entiende pertinente concretar la adecuación de la utilización de las cajas chicas.
CONSIDERANDO: lo establecido en el artículo 90 del TOCAF.
ATENTO: a sus facultades legales.
El Intendente Departamental de Lavalleja
RESUELVE:
1o.- Apruébase el Reglamento para el uso de las cajas chicas, que se anexa y forma parte
integrante de la presente Resolución.
2o.- Comuníquese a todas las Direcciones Generales y Áreas de la Intendencia Departamental.
REGLAMENTO PARA EL USO DE LAS CAJAS CHICAS
Artículo 1o.- Las sumas que se entreguen para Caja Chica constituyen anticipos de fondos, sin
imputación previa, que se irán reponiendo a medida que se provean los fondos para las erogaciones respectivas con imputación a las cuentas del presupuesto que correspondan.
Art. 2o.- La Caja Chica se utilizará para realizar gastos de menor cuantía que deban abonarse
al contado y en efectivo y que no excedan el monto de $ 6.000 (pesos seis mil) que se
ajustarán por IPC al primero de enero de cada año. Estos gastos serán los que sirvan para
solucionar necesidades momentáneas y específicas del servicio y no alterar el normal
funcionamiento de la Oficina.
Art. 3o.- Exclusivamente para las Cajas chicas de la Planta 1 y Planta 3 se autorizará gastar
hasta el 40% del monto asignado a Caja Chica para pagar repuestos, servicios, insumos,
mantenimientos, reparaciones, inspecciones vehiculares, renovaciones de permisos de circulación y materiales de construcción o eléctricos que de no realizarse a tiempo entorpezcan el normal funcionamiento de la Intendencia.
En este caso deberán solicitarse 3 (tres) cotizaciones que se detallarán en una Planilla la que se adjuntará a la Rendición de cuentas que se presente, donde se informe los motivos de la adjudicación y el proveedor que resultó adjudicatario junto con la correspondiente factura.
Sin perjuicio de lo indicado en el párrafo primero, fíjense los siguientes montos según detalle:
Planta 1 - $ 100.000
Planta 3 - $ 100.000
Adquisiciones - $ 50.000
Arquitectura - $ 50.000
Secretaría Intendente - $ 30.000
Junta Local de Pirarajá- $ 20.000
Junta Local de Zapicán - $ 20.000
Art. 4o.- No se podrán incluir gastos por consumos de entidades públicas (Ute, Ose, Antel, Bse, entre otras) y tampoco remuneraciones de naturaleza alguna.
Art. 5o.- No se permitirá en ningún caso el fraccionamiento de gastos para que pueda ser
considerado dentro del tope asignado para gastar.
Art. 6°.- A efectos del retiro del dinero se deberá presentar el documento denominado pedido
interno donde se especifique el gasto a realizar, lo que deberá contar con la firma del Director
General o el Responsable de Área correspondiente.
Art. 7o.- Será responsabilidad de los funcionarios encargados de las Cajas Chicas controlar que
la documentación recibida de los proveedores cumpla estrictamente con todas las formalidades
exigidas por el Decreto N° 388/992, de 17 de agosto de 1992, a saber:
Fecha de emisión de la factura.
Detalle de las mercaderías o servicios con indicación de las cantidades, precio unitario y precio
total.
Discriminación de los tributos.
Nombre, domicilio y número de inscripción en el RUT del proveedor.
Pie de imprenta vigente.
Art. 8o.- Serán exceptuados del cumplimento de las formalidades establecidas en el artículo
anterior, los boletos de ómnibus urbanos y los comprobantes de taxis que se deben
documentar con comprobantes que especifiquen: fecha del viaje – número del móvil – costo del
viaje.
Art. 9o.- Los comprobantes deben figurar a nombre de la Intendencia Departamental de Lavalleja – José Batlle y Ordoñez 546 / RUT XXXXXXXXXXX.
Art. 10.- Al rendir cuentas no se recibirán comprobantes que no sean originales y/o que no cumplan con los requisitos del Decreto del Poder Ejecutivo indicado en el artículo 6o.
Art. 11.- Las facturas deberán siempre estar conformadas por quien realizó el gasto.
Art. 12.- Cuando los proveedores entreguen facturas de crédito se les debe adjuntar el recibo
correspondiente que debe ser del mismo día ya que con las Cajas Chicas se pagan siempre
gastos al contado.
Art. 13.- Será responsabilidad de los encargados de las cajas chicas presentar la documentación correcta, aquella que no sea aceptada se separará de la rendición dándose un plazo de 5 días para traer la que corresponda, su no presentación lo hace pasible del descuento de sus haberes del monto no rendido.
Las Rendiciones se presentarán ante la Dirección General de Hacienda con una Planilla donde
figure la fecha de la factura, concepto del gasto (repuestos, almuerzo, reparación maquinaria,
cena, taxi, entre otros) Proveedor, No de comprobante y Monto la que deberá venir firmada por
el Encargado de la Caja Chica y su Jefe.
Fecha factura Concepto Proveedor No factura Monto
Art. 14.- Se deberán contratar fianzas o pólizas para los funcionarios que sean designados a
estos efectos, en un plazo máximo de 15 días a partir de su designación.
Art. 15.- Cuando el monto del efectivo que quede en la Caja chica sea del 30% del total de la
caja asignada, se proceda a rendir cuentas, para luego de aprobarse cada rendición se
recupere el monto gastado e ingrese a la Caja Chica.
Art. 16.- Este reglamento empezará a regir el día 1 de junio de 2023.
Mario García
Intendente
Lidia Araújo
Secretario General