Gestión de la participación
Una vez implantado el espacio de Participación, el organismo tiene que tener previsto un plan para evaluar y responder los aportes que recibe la plataforma de participación.
Qué mecanismos de Participación puede tener un proceso: Encuestas, Propuestas y Encuentros.
- Las Propuestas evaluar y responder.
- Las encuestas se deben procesar y sistematizar.
- Los Encuentros es deseable que cuenten con un resumen final publicado.
De acuerdo al mecanismo activo, es diferente la forma de relevar y gestionar la información recibida.
¿Quiénes gestionan la participación?
Una persona o personas definidas previamente. Esos responsables no tienen por qué coincidir con las personas que tienen el rol de Administrador en la Plataforma de Participación o el validador del Proyecto.
Mecanismo 1: Propuestas
Todas las propuestas que llegan deberán evaluarse y quien las presenta debe tener una devolución.
Existe la opción de responder en tiempo real, es decir, a medida que van llegando. En ese caso, las devoluciones se realizan directamente desde la plataforma, sin descargar documentos.
Por otro lado, se presentan al menos 2 casuísticas a la hora de evaluar y responder a la propuesta con descarga de documentos:
Escenario 1
Cuando la evaluación está a cargo de un comité o grupo de especialistas y necesita acceder a todas las propuestas recibidas.
Alguien designado, que puede o no coincidir con quien gestiona con permisos de administrador la plataforma, puede ingresar al sitio como cualquier usuario, a cada propuesta individual, y descargar como pdf cada una de las propuestas, con la opción del navegador que prefiera.
Si las propuestas incluyen adjuntos, a su vez hay que descargar el archivo asociado a cada propuesta para sumarlo al análisis y evaluación.
Con los pdf´s de todas las propuestas procesados, luego se debe crear un documento que concentre cada propuesta con su devolución y respuesta asociada. Además, quien evalúa debe saber todas las opciones de estado en que queda la propuesta para indicárselo a quien luego cargará eso en la plataforma. Los estados sugeridos son los siguientes: En evaluación, Aceptada y Rechazada.
Luego la persona con permisos en la plataforma procesará ese documento con las devoluciones y evaluaciones y lo cargará en el campo de texto de la plataforma; las devoluciones no admiten adjuntos en PDF.
Las personas que hayan ingresado su aporte verán lo siguiente:
Ejemplo: Estado “En evaluación”
Escenario 2
Desde el administrador de la plataforma debemos ingresar a nuestro proceso de Participación y luego en el menú lateral de la izquierda, hacer click en "Propuestas".
Allí accederemos a una ventana similar a esta:
y debemos clickear en exportar todo en excel. Sugerimos este tipo de archivo porque es más sencillo la gestión de la información pero también se puede descargar en pdf. Se exportan por un lado las propuestas y por otro los comentarios a las propuestas que los tengan. Esos archivos llegan zipeados al correo asociado que tenga el administrador de la plataforma. Las propuestas pueden admitir un adjunto, en este caso se debe descargar el adjunto uno a uno desde la propuesta individual en el administrador, y asociarlo con la propuesta, previamente descargada en excel.
El excel tiene varias columnas pero solo debemos quedarnos con: autor, url del autor, título (de la propuesta) y body (texto de la propuesta). El que descarga puede evaluar por sí mismo o enviar el excel al comité, preferiblemente depurado solo con las columnas que contienen los datos relevantes para la evaluación.
Los comentarios no se responden desde el “backend” o gestor de la plataforma, y no hay obligatoriedad de ser respondidos, pero son tenidos en cuenta para la evaluación.
Mecanismo 2: Encuestas
A la información de las encuestas solo accede quien tiene rol administrador de la plataforma. Para hacerlo descargar el Excel con las respuestas, el proceso es igual que con las Propuestas.
Dentro del proceso debemos hacer click en “Encuesta”
Y luego dentro de la Encuesta debemos seleccionar “Exportar todo”. Sugerimos hacerlo en excel. Esa información llega zipeada al correo asociado que tenga el administrador de la plataforma.
Ese archivo descargado se debe procesar para sistematizar la información recibida en la encuesta. En muchos casos, son insumos de procesos de propuesta en otra instancia o para elaborar otros documentos.
Mecanismo 3: Encuentros
Los Encuentros pueden o no tener inscripciones. Las inscripciones pueden o no gestionarse dentro de la plataforma. En caso de que las inscripciones se reciban a través de un formulario externo a la plataforma, el Encuentro debe disponibilizar el enlace a ese formulario.
Cuando se gestiona dentro de la plataforma, el equipo de Agesic configura la habilitación de las inscripciones y el formulario para inscribirse.
La gestión del organismo implica publicar el resumen final del encuentro y/o otros documentos durante el funcionamiento de los encuentros.
¿Cómo hacerlo?
Dentro del proceso debemos hacer click en “Encuentros” y veremos una pantalla muy similar a la siguiente. Se debe hacer click en adjuntos:
Es una herramienta para cargar archivos adjuntos; puede ser el resumen final del encuentro con la información relevada y sistematizada, u otros archivos que sirvan de insumo para participar durante el desarrollo de los encuentros.