Sección “Gestión documental y archivo”
Preguntas a responder
3.1.1 ¿Existen fondos documentales y/o colecciones identificados y organizados archivísticamente, cualquiera sea el soporte en donde esté contenida la información?
Según el artículo 1 de la Ley N° 18.220, sobre el Sistema Nacional de Archivos, Conservación y Organización del patrimonio documental de la Nación, es deber del Estado la conservación y organización del patrimonio documental de la Nación y de los documentos de gestión, como instrumentos de apoyo a la administración, a la cultura, al desarrollo científico y como elementos de prueba, garantía e información.
La Administración Pública deberá garantizar a sus archivos las condiciones necesarias, en cuanto a edificios y equipamiento, de acuerdo a especificaciones técnicas.
A su vez el decreto N° 355/012 sobre reglamentación de la regulación de la actividad archivística, que crea el Sistema Nacional de Archivos, se define Fondo como “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor” (Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G) – 2000).
Se recomienda también acceder a las Guías Técnico Metodológicas de Gestión Documental (UAIP).
3.1.2.a ¿El cargo profesional de archivólogo se encuentra regularizado o en proceso de creación en el escalafón profesional?
Sobre esta pregunta, el artículo 8 de la Ley N° 19.768 que establece que las entidades públicas deberán regularizar la situación profesional de sus funcionarios que, contando con los requerimientos que se señalan en el artículo 5 de la presente Ley y se encuentren en el ejercicio efectivo de las funciones profesionales de archivólogo, revistan en un escalafón diferente al que corresponda según la titulación, en un plazo de treinta y seis meses a partir de la entrada en vigencia de la presente Ley.
3.1.6 ¿Existen sistemas de seguridad de los documentos en soporte digital (respaldo, acceso, confidencialidad, autenticidad y trazabilidad) junto con una gestión de los riesgos definida e implementada?
Se recomienda tener en cuenta la siguiente normativa:
- Acceder al decreto N° 451/009. Centro Nacional de Respuesta a Incidentes de Seguridad Informática. Funcionamiento y organización
- Acceder al decreto N° 452/009 Política de Seguridad de la Información para Organismos de la Administración Pública
- Acceder al decreto N° 92/004. Ciberseguridad. Reglamentación del artículo 149 de la Ley N° 18.719 relativo a la Estandarización de los nombres de dominio de la Administración Central, para todos los servicios vinculados con Internet.
3.1.7 ¿Están normalizados los procesos de reproducción de los documentos (protocolos de microfilmación y de digitalización) y definidos los sistemas de preservación digital?
Reproducción de documentos:
- Acceder a los artículos 78.79 y 80 de Ley N° 19.355 Presupuesto Nacional 2015-2019 de 30/12/2015, sobre las copias digitales.
- Acceder a la Ley N° 18.600 Documento Electrónico y Firma Electrónica. Admisibilidad, Validez y Eficacia
Preservación Digital:
Si bien aún no existe normativa Nacional sobre estos temas, se recomienda consultar el Modelo OAIS que describe la Norma ISO 14.721:2003 Open Archival Information System. El mismo está destinado a la gestión, al archivo y a la preservación a largo plazo de documentos.
3.1.8 ¿Está constituida la Comisión de Evaluación Documental Institucional establecida en la normativa?
Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 17 del decreto N° 355/012 y el decreto N° 70/015, es necesario que cada uno de los sujetos obligados de la Ley N° 18.220 (Art. 4), integre en su Organismo una Comisión de Evaluación Documental Institucional (CEDI), que es el órgano consultivo que aprueba el proceso de Valoración de los documentos.
3.1.8.1 Esta Comisión ¿cuenta con una persona referente ante la Comisión de Evaluación Documental de la Nación del Archivo General de la Nación?
De acuerdo a lo establecido en el decreto N° 355/012 .artículo 6. Lit. H, se debe designar a uno de los miembros de la CEDI para actuar como nexo con el Archivo General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
3.1.9 ¿Están identificadas las series documentales y elaboradas las Tablas de Plazos Precaucionales de documentos?
Está establecida en el decreto N° 428/999 sobre la aplicación, con carácter obligatorio para todas las dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario de Tabla de Plazo Precaucional de Documentos, anexa al mismo.