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Contrataciones del Estado

Recomendación para la apertura de ofertas durante la emergencia sanitaria 

23 de Marzo, 2020
Ante la situación que afecta a nuestro país, a la región y a buena parte del mundo, atendiendo a las recomendaciones formuladas por las autoridades sanitarias en el sentido de disminuir al mínimo indispensable el traslado y la confluencia de personas, especialmente en ambientes cerrados, la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado entiende que debe extremarse las precauciones que permitan reducir la transmisión del virus, la preservación de la salud de la población y la vida humana, derechos humanos fundamentales reconocidos por el ordenamiento jurídico nacional.
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En la seguridad de que las diversas Administraciones Públicas Estatales, comprendidas por el Artículo 2 del Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera (TOCAF), mantienen la necesidad de adquirir bienes, servicios y obras, con el propósito de mantener su operativa normal, y así mantener los servicios públicos que prestan, en las mejores condiciones que las circunstancias lo permiten, resulta necesario procurar que la gestión de la contratación administrativa pueda desarrollarse de manera eficiente y segura durante el plazo en que persista la emergencia, sin menoscabar los derechos y garantías que la normativa legal asegura a las partes interesadas.

Si bien son numerosas las entidades que se han incorporado al régimen de Apertura Electrónica de ofertas para las contrataciones del Estado, todavía existen Administraciones Estatales que no participan de esos medios y, en las presentes circunstancias, se torna muy dificultoso adicionarlas, por lo que resulta conveniente aplicar procedimientos alternativos disponibles gracias a la tecnología actual.

En este sentido, la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado, sin perjuicio de alentar a todos los organismos y dependencias estatales a incorporar el mecanismo de apertura electrónica de ofertas, en la actual coyuntura RECOMIENDA, a las entidades que no disponen de éste, evitar la presentación y apertura de ofertas en sus formas tradicionales para los procedimientos competitivos de contratación administrativa, sin mengua de las condiciones prescriptas por los artículos Nos. 63, 65 y 149 del TOCAF.

A tales efectos, se recomienda adoptar las siguientes acciones en sus procedimientos de contratación, en tanto se mantenga la situación de emergencia nacional sanitaria dispuesta por las autoridades competentes:

1.- Establecer en el Pliego de Condiciones Particulares correspondiente a cada  procedimiento –o a través de una modificación de dicho Pliego, en los casos de procedimientos en curso donde ya se han publicado las bases que regirán el procedimiento y la contratación-, que al amparo de lo establecido por el artículo N° 63 del TOCAF, las ofertas deberán ser presentadas a la Administración contratante a través de una dirección de correo electrónico específica que se debe indicar, cuyo acceso quedará estrictamente restringido al personal que la Administración designe para proceder al Acto de Apertura y en el momento en que dicho Acto se celebre. Al respecto, se deberá tener presente que, conforme lo preceptuado por el artículo N° 63 inciso 5° del TOCAF, “…será responsabilidad de la administración contratante el resguardo de las ofertas utilizando los procedimientos y tecnologías que aseguren la confidencialidad de la información de tal forma que sea inviolable hasta el momento fijado para su apertura.”

En las bases del llamado deberá establecerse la hora máxima de recepción de las ofertas, la hora del Acto de Apertura y el texto que deberá establecerse en el “Asunto” del correo electrónico, a fin de asegurar su correcta identificación;

2.- Establecer en el Pliego de Condiciones Particulares, que los documentos que contienen las propuestas que se cursen por parte de los oferentes a la dirección de correo electrónico indicada por la Administración actuante deberán presentarse en formato NO editable (PDF o similar);

3.- Para el caso de que la propuesta remitida contenga documentos que el oferente desee calificar como “Confidenciales”, el proponente deberá identificarlos inequívocamente en el nombre del respectivo archivo, en la forma que la Administración determine, cumpliendo con la totalidad de los extremos requeridos por la normativa vigente en esos casos;

4.- La Administración deberá implementar los mecanismos necesarios para evitar que la apertura presencial de las ofertas se efectúe en lugar físico común, y, en cambio, dispondrá que se celebre a través de herramientas virtuales, en la que la presencia de los participantes pueda realizarse en tiempo real, pero a distancia, utilizando una aplicación electrónica –que la Administración determinará-, que permita conectar a todos quienes deseen participar de la apertura (el o los funcionarios de la Administración contratante y los interesados);

5.- En el horario que la Administración disponga -anterior al del Acto de Apertura-, los interesados en participar del mismo deberán comunicar su voluntad en ese sentido y la información necesaria para conectarse, por los medios y en las condiciones que el contratante establecerá. A tales efectos se deberá tener presente que, conforme lo establece el artículo N° 65 inciso 1° del TOCAF, se trata de un acto público, por lo que bastará con que los particulares manifiesten su voluntad en participar del acto referido, sin indicación alguna de cuál es su interés en el procedimiento o su vínculo con algún eventual oferente. La no participación del Acto de Apertura virtual por parte de los eventuales oferentes, no es óbice para que éstos puedan presentar sus ofertas a través de la dirección de correo electrónico establecida para su recepción, ofertas que serán igualmente recibidas en el Acto de Apertura, siempre que hayan sido presentadas en tiempo y forma; 

6.- Antes de iniciarse el Acto de Apertura, los funcionarios actuantes designados por la Administración realizarán las comunicaciones pertinentes a quienes tienen voluntad de participar del mismo, para su conexión a la transmisión del Acto. Una vez comenzado el Acto de Apertura se requerirá a los participantes que acrediten su identidad, mediante la presentación del documento correspondiente frente a la cámara del equipo informático de que cada uno disponga, la remisión de la fotografía del documento escaneado por el medio que se determine u otra forma similar, de todo lo cual habrá de dejarse constancia en el Acta correspondiente;

7.- El Acto de Apertura de las ofertas presentadas se realizará procediendo a la apertura de los correos electrónicos recibidos dentro del horario dispuesto por la Administración y toda la información recibida será remitida -mediante correo electrónico- a todos los participantes, con excepción de la que haya sido presentada en carácter de “Confidencial”, o puesta a disposición de todos los oferentes en una plataforma electrónica, según establezca la Administración contratante;

8.- Los participantes podrán formular las manifestaciones, aclaraciones o salvedades que deseen, de todo lo cual se dejará constancia en el Acta respectiva, la que será firmada por el o los funcionarios actuantes designados por la Administración y que será remitida a los oferentes que hubieren participado del Acto, conforme lo establece el artículo N° 65 inciso 4° del TOCAF;

9.- La Administración contratante deberá conservar la versión del Acto de Apertura en formato de video grabación o similar, debiendo registrarlo en el soporte necesario (Pendrive, CD, o similar que se establezca), el que deberá adjuntarse al expediente pertinente;

10.- Se deberá tener en cuenta la necesidad de dejar expresa constancia, en cada expediente administrativo, de la adopción de las presentes medidas sugeridas. En este sentido, se deberá dar cumplimiento estricto al principio de motivación imperante en materia de obrar administrativo, expresando las razones de hecho y de derecho que dan lugar a adoptar las presentes acciones en cada caso, brindando los fundamentos necesarios al dictar los actos administrativos pertinentes en el ámbito de cada procedimiento de contratación, todo lo cual deberá surgir del expediente que se conforme.

Las presentes recomendaciones se formulan con carácter excepcional, con el único propósito de salvaguardar la tutela de los derechos humanos fundamentales, sin que ello implique el menoscabo de las garantías procedimentales consagradas, al tiempo que se asegure la plena vigencia de los principios generales de actuación en materia de la Ley de Contabilidad y Administración Financiera del Estado -muy especialmente, el de transparencia-, y garantizar las acciones de contralor interno y externo de todas las actuaciones involucradas. 

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