Declaraciones juradas electrónicas simplifican trámites y administración del archivo
El sistema de declaraciones juradas electrónicas utiliza la nueva cédula de identidad, que incluye un chip de firma electrónica avanzada, con el cual, quienes están obligados a realizar la declaración aseguran su identificación para ingresar sus datos. De esta manera no tienen que desplazarse físicamente a oficinas, en horarios específicos. El nuevo instrumento también simplifica la gestión del archivo de la documentación.
El presidente de la Junta de Transparencia y Ética Pública (JUTEP), José Pedro Montero, destacó que “el cambio del sistema en la presentación de declaraciones juradas es “fundamental” y obliga al organismo que dirige a un trabajo muy intenso, ya que "es uno de los mejores elementos para la prevención y lucha contra la corrupción”.
José Pedro Montero, explicó que cuando se aprobó la ley, en 1998, se temió que la junta se convirtiera en un “súper poder” y, por lo tanto, limitaron un poco las posibilidades que tiene para poder trabajar con declaraciones juradas de funcionarios públicos.
En este sentido, aclaró: “Actualmente solamente podemos recibir y abrir las declaraciones cuando tenemos autorización judicial o a solicitud de un juzgado en materia penal, en los delitos contra la administración pública y la hacienda pública.
Montero sentenció: “Nuestra función es más que nada de contralor de las presentación de esas declaraciones juradas, existen otros sistemas en los cuales se permite avanzar más en la investigación y combatir la corrupción, nosotros estamos un poco limitados”.
Montero dijo que el sistema es importante para los obligados —directores, ordenadores del gasto, personal de Aduanas, políticos, todos los funcionarios del Ministerio del Interior— y que es decisión del ministerio que sus 30.000 funcionarios declararan sus bienes e ingresos activos y pasivos para evitar enriquecimientos ilícitos. También aseguró que esta nueva modalidad permitirá mejorar el funcionamiento de la propia junta, ya que “en estos momentos la recepción de documentación de declaraciones juradas en sobres obliga a mantener un poco más de 80.000 mil declaraciones juradas guardadas en una bóveda”.
El sistema de declaraciones juradas electrónicas utiliza la nueva cédula de identidad, que incluye un chip de firma electrónica, con el cual, si el obligado tiene el nuevo documento y un dispositivo con el lector, ingresa directamente y asegura su identificación. Si aún no tiene la cédula o el lector de código, existe una forma alternativa de seguridad equivalente, en el que se asegura la identificación.
Los beneficios de esta modalidad para el obligado implican que no tiene que desplazarse físicamente, ni cumplir horarios de atención al público, ni recurrir al responsable para pedirle que haga la tarea de “mensajero”, resaltando también la función del responsable.
Dada la importancia de los datos, los aspectos de seguridad se han enfatizado, a fin de asegurar que no haya posibilidades de que terceros puedan ingresar y que tampoco los propios funcionarios, o sea los administradores de datos, sea el configurador de sistemas o el operador, puedan llegar a datos sensibles de las personas obligadas, porque los datos están encriptados. Esto significa que ninguna clave queda adentro de la máquina y que para poder acceder a la información se necesita la combinación de distintas personas.
El sistema guarda trazas —programa que indica la secuencia de acciones— de procedimientos en etapas, quién concreta cada acción y cuándo opera. Existe también una auditoria regular y anual de revisión de las seguridades.
Por su parte, el gerente de proyecto del sistema por la Agencia del Gobierno Electrónico y la Sociedad de la Información (Agesic), Simón Mario Tenzer, aseguró que el proyecto tuvo un costo inicial, por única vez, después el mantenimiento y la operación queda a cargo del organismo.
El sistema mantiene la confidencialidad, integridad, disponibilidad. Cubre todas las etapas de la gestión de las declaraciones: ingreso, custodia y recuperación. También permite la utilización de mensajes de texto vía telefonía celuldar para recordatorios y comunicación con obligados.
Tenzer informó que las declaraciones se guardan, se reservan y son accesibles solamente por el propio interesado, por decisión de un juez penal o por decisión de la junta. Afirmó: “Hasta ahora, en 15 años de funcionamiento solo se han accedido a unas pocas declaraciones por orden de juez”.
Cuando surgió el problema doble, de recibir más de 10.000 declaraciones al año y, el de guardarlas, se gestionó una ley que indica que se admite el manejo de la declaración jurada en formato electrónico como equivalente a la declaración en papel; y en su artículo 2, designa una serie de funcionarios para cubrir las necesidades. "Eso motivó que empezáramos a trabajar en el desarrollo de ese sistema", sentenció Trenzer.
El producto será implementado este año y estará utilizándose en plena producción a partir de enero de 2016, de esta manera, los obligados podrán optar por presentar su declaración en formato papel o electrónico.
El funcionario aclaró que una de las etapas principales del proyecto se llama “transferencia tecnológica” e implica varios componentes, la capacitación de los funcionarios en el manejo del sistema y la capacitación en los aspectos técnicos.