Más de un millón de expedientes fueron creados y procesados en formato electrónico
El expediente electrónico se encuentra implantado en 16 instituciones del Estado y 4, en etapa de implantación. Jose Clastornik, sostuvo que al menos dos los organismos en proceso culminarán este año. También destacó que desde la primera Agenda Digital, se asumió la necesidad de abordar la gestión pública al servicio del ciudadano de forma integrada, intercambiar información, compartir recursos y estandarizar procesos.
"La implementación del expediente electrónico en los organismos implica una optimización en los trámites y en la gestión, así como mejorar el vínculo con los ciudadanos", aseguró el director ejecutivo de la Agencia para el Gobierno Electrónico y la Sociedad del Conocimiento (AGESIC), José Clastornik.
Con esta nueva modalidad, los funcionarios pueden rastrear expedientes, auditar y realizar el seguimiento correspondiente en una dinámica que proyectada para optimizar recursos y evitar, por ejemplo, los traslados innecesarios.
El expediente electrónico puede ser consultado por varios destinatarios al mismo tiempo y posibilita consultas simples como en qué oficina se encuentra, quién lo tiene y desde qué fecha.
Está desarrollado en la herramienta ApiaDocumentum, 100 % Web, sistema operativo Linux, servidores web y aplicaciones Apache Tomcat y base de datos PostgreSQL con la capacidad de predeterminar procesos, formularios, grupos y condiciones para los usuarios.
AGESIC definió estándares que debe cumplir este tipo de herramientas y licitó la adquisición con licencia libre para todos los organismos del Estado. La solución se ofrece para su instalación en el centro de procesamiento de datos de la institución, o como servicio, desde el centro de datos de Presidencia.
Clastornik expresó que existen distintas herramientas de este tipo con algunas diferencias funcionales, que se implantaron en base a la contratación de soluciones o a desarrollo propio.
La herramienta ApiaDocumentum, con la cual se ha superado la cifra de un millón de expedientes, está implantada en las siguientes instituciones: Ministerio de Industria, Energía y Minería; Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; Ministerio del Interior; Ministerio de Transporte y Obras Públicas; Tribunal de Cuentas, Banco de Previsión Social, Administración Nacional de Educación Pública; Instituto del Niño y el Adolescente de Uruguay; Auditoría Interna de la Nación; Instituto Nacional de Estadísticas; Banco Central del Uruguay; Intendencia Municipal de San José; Agencia Nacional de Vivienda; Instituto Nacional de Colonización; Instituto Nacional de Vitivinicultura. Otros cuatro organismos —Instituto de Derechos Humanos, Banco Hipotecario del Uruguay, Unidad Reguladora de Servicios en Comunicaciones, Administración de Ferrocarriles del Estado— se encuentran en etapa de implantación.
El expediente electrónico es un proyecto que AGESIC coordina y financia en todos los organismos donde se implanta, según las necesidades de cada repartición.