Anexos
Anexo I. Glosario
| Término | Definiciones |
|---|---|
| Atención a la administración | La atención a la administración es un servicio que presta una institución a usuarios internos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña. |
| Atención al público | La atención al público es un servicio que presta una institución a usuarios externos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña. |
| Clasificación | La clasificación es una actividad intelectual básica para diseñar el conjunto de actuaciones o estrategias en materia de Gestión Documental dentro de una institución, puesto que su resultado ofrece un valor añadido esencial para poder planificar y determinar numerosas actuaciones posteriores, como el establecimiento de períodos de conservación de los documentos, la metodología de acceso a la información o la posibilidades de recuperar la información y los documentos dentro del conjunto de documentos. |
| Conservación | La conservación es un conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar, por una parte, la preservación o la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, su restauración cuando la alteración se ha producido. |
| Control ambiental | En el ámbito de la gestión de documentos, se entiende por control ambiental la inspección, vigilancia y aplicación de medidas necesarias para disminuir o evitar el deterioro de los fondos documentales. |
| Custodia | La custodia es la responsabilidad jurídica que implica por parte de todo órgano el control y la adecuada conservación de los fondos documentales que genere, cualquiera que sea su titularidad. |
| Descripción | La descripción es una función esencial en el tratamiento de la información archivística, mediante la que se facilita el acceso a los archivos y a la información sobre los documentos mediante instrumentos descriptivos, así como la comprensión del contexto y ontenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen. |
| Difusión | La difusión es un proceso archivístico que busca promover la utilización de los documentos producidos o recibidos por una institución, permitiendo el acercamiento a los usuarios y mejorando su reconocimiento, presencia y credibilidad como unidades de gestión administrativa y cultural. |
| Eliminación | La eliminación es un proceso consistente en la destrucción de documentos o en la baja o borrado de un sistema informático una vez analizados sus valores (administrativo, jurídico, informativo, histórico, testimonial) que permitan constatar su inutilidad a todos los efectos. |
| Evaluación documental | La evaluación documental es un proceso archivístico-administrativo, con actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden ser las siguientes: identificación, valoración, selección, disposición final. Afecta a las series documentales. |
| Gestión de documentos | Entendemos por gestión de documentos aquella área de gestión que se responsabiliza de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluyendo los procesos necesarios para capturar y mantener la información y la evidencia de las actividades de toda organización. |
| Identificación | La identificación es el conjunto de actividades preliminares de gestión que sirven para conocer y analizar las actuaciones que se llevan a cabo en una institución y que permiten conocer en toda su extensión los tipos documentales que se gestionan, sus funciones, cometidos, su estructura y la normativa que la afecta. |
| Indicador | Un indicador es un dato medible a lo largo del tiempo que permite analizar el seguimiento y la evaluación periódica de una o más variables clave que tiene una organización. |
| Plan | Un plan es un modelo sistemático de actuación que se elabora anticipadamente con el fin dirigir o encauzar la política de una institución. |
| Plan de contingencias | El Plan de Contingencias es un instrumento cuyo objetivo es corregir deficiencias, actuar con eficacia en la prevención de desastres y definir los objetivos, los riesgos y los responsables. |
| Selección documental | La selección documental es la operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración y que se apoya en el muestreo cada vez que se disponga destrucción parcial. |
| Tabla de Plazo Precaucional | La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación y se especifica el destino decidido en el proceso de evaluación documental, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles parcialmente y cuáles eliminadas en su totalidad, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido. |
| Transferencia de documentos | Transferencia de documentos es el proceso archivístico que consiste en el envío de los documentos al archivo histórico, basándose en los períodos de retención ya establecidos en las TPP previamente aprobadas. |
| Valoración | La valoración es el proceso intelectual por el que se estudia la documentación, determinando sus valores primarios y secundarios, y las fechas de permanencia en los archivos del sistema. |
Anexo II. Cuadro-resumen de Compromisos
| Guía | Línea de acción | Compromiso |
|---|---|---|
| 1 | Identificación archivística | La identificación debe ser siempre la actividad previa a la clasificación, ordenación, descripción y evaluación de los documentos, con el fin de poder diseñar e implantar un sistema de gestión adaptado a la estructura y necesidades que se hayan relevado. |
| La recopilación de información debe ser sistemática y proceder de diversas fuentes: análisis normativo de la documentación producida por la propia institución, entrevistas con el personal, etc. | ||
| Se considera recomendable sistematizar todas las categorías administrativas en que se sustenta la estructura de una institución, así como las categorías funcionales, ya que de esa forma quedará reflejada toda la institución desde el punto de vista documental. | ||
| Se recomienda realizar la identificación partiendo de varios elementos fundamentales y no necesariamente consecutivos. | ||
| Clasificación archivística | Es necesario que la identificación preliminar que se haya realizado previamente de la institución sea lo más exhaustiva posible, en aras de conseguir el mayor nivel de conocimiento de las actividades y documentos que se gestionan. | |
| El cuadro de clasificación debe concebirse en colaboración con las personas que crean o gestionan los documentos, ya que son aquellas personas las que mejor conocen el funcionamiento diario de sus respectivas actuaciones. | ||
| El cuadro de clasificación debe revisarse de forma periódica con el fin de incluir las necesidades cambiantes que sufre la institución, garantizando que su estructura se mantiene actualizada y refleja las modificaciones que puedan producirse en sus funciones o actividades. | ||
| La estructura de un cuadro de clasificación debe ser jerárquica. | ||
| Las personas responsables de elaborar el cuadro de clasificación pueden comprobar que su herramienta funciona de forma adecuada. | ||
| Descripción archivística | Los documentos de archivo deben ser representados de manera comprensible, dando información sobre su contexto de creación, su institución y su contenido. | |
| Uno de los principales objetivos al implementar la función técnica de la descripción es el de facilitar el acceso, localización de los documentos y recuperación de la información. | ||
| La correcta descripción de la información contenida en los documentos permitirá verificar la autenticidad de la procedencia de esos mismos documentos de archivo. | ||
| Antes de abordar cualquier acción referida al ámbito de la descripción archivística será preciso realizar un estudio de diagnóstico de la situación. | ||
| Las autoridades públicas propondrán acciones para el diseño de la política descriptiva de sus instituciones o sistema de archivos. | ||
| Se establecerá un plan de descripción archivística en las instituciones o sistemas institucionales de archivos. | ||
| Se adoptarán políticas archivísticas definidas para toda institución o sistema de archivos, en sintonía con las directrices que marquen los respectivos entes directores en materia de archivos. | ||
| 2 | Evaluación documental | La dirección del organismo debe aprobar las normas de evaluación. La destrucción irregular de documentos comporta, en algunos casos, graves sanciones económicas e incluso procesos de carácter penal. Es esencial que la institución se dote de normas para la aprobación de plazos de conservación de sus documentos y de sistemas reglados. |
| La evaluación se realiza sobre las series documentales, entendidas como el conjunto de documentos simples o compuestos, producidos, recibidos o conservados por una institución que son reflejo de una o varias actividades o procesos desarrollados en el ejercicio de sus competencias. No se valoran unidades documentales sueltas, ni archivos o fondos documentales en general. | ||
| La evaluación afecta a los documentos administrativos y a sus contextos de producción, porque lo que trata de discernir sobre su caducidad administrativa o su permanencia como testimonio y memoria. | ||
| La evaluación afecta por igual tanto a los documentos en papel como en otro soporte. | ||
| En la evaluación documental se identifican las series que contienen información esencial para la institución, asegurando de esta forma su adecuada protección, conservación y preservación, así como aquellos documentos que justifican derechos y deberes tanto de la propia institución como de terceras partes. | ||
| La destrucción no es el fin de la evaluación, sino un medio; nose pretende eliminar en razón del volumen documental, sino prescindir de lo innecesario, buscando economía, eficacia y la conservación de la memoria. | ||
| Es necesario asegurar la conservación a largo plazo de los documentos que ayudarán a explicar en el futuro la evolución de una sociedad o de un organismo desde diversos ámbitos (social, político, económico, tecnológico, etc.). | ||
| Se debe establecer un procedimiento de evaluación que delimite en qué momento de su ciclo vital los documentos pueden ser consultados por las personas y bajo qué circunstancias y condicionantes, siempre según la legislación vigente y en particular de acuerdo con las disposiciones de la Ley N° 18.381/008, de 17 de octubre, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública. | ||
| La base de cualquier sistema de evaluación debe centrarse en tres aspectos: en primer lugar, debe contar con una normativa de regulación; en segundo lugar, debe haber una atribución de potestades y responsabilidades, es decir, una autoridad; y por último, es preciso que produzca y aplique unos acuerdos, normalmente reflejados en lo que se conoce como Tablas de Plazo Precaucional de documentos. | ||
| Dada la responsabilidad sobre la eliminación, dentro de la institución deben crearse órganos o entidades específicas que sancionen, controlen y cuantifiquen la evaluación, por ejemplo, una Comisión de Evaluación Documental Institucional. Para ello, se deben establecer criterios y procedimientos para ejercer dicha responsabilidad dentro de la institución. | ||
| La responsabilidad del proceso de evaluación documental debe estar compartida por gestores administrativos, informáticos, archivólogos, historiadores, contadores, abogados, archiveros y usuarios. | ||
| Es imprescindible documentar todas las operaciones derivadas de la evaluación documental, incluyendo la destrucción de los documentos, de forma transparente y fiable. | ||
| El Formulario de Identificación y Valoración de Series Documentales persigue poner a disposición de los miembros del órgano o comisión dedicada a sancionar y controlar la evaluación la mayor información posible, con el fin de juzgar el valor de los documentos que componen la serie documental objeto de evaluación. | ||
| La evaluación no ha de aguardar al ingreso de los documentos en los archivos, sino que ha de adelantarse, incluso, a la producción de los documentos. Si partimos de la racionalización de su producción y de su uso, llegaremos a la normalización de los procedimientos y se evitará la producción de documentos inútiles, determinando también el control y regulación del acceso. | ||
| La incorporación de los criterios de evaluación en la fase de diseño, rediseño o producción de los documentos digitales es fundamental. Por ello, es imprescindible la implicación de los proveedores de sistemas de información y productores de documentos. | ||
| Valoración de documentos | Basar las decisiones relativas a la valoración de los documentos en el análisis del contexto administrativo, legal, contable, social y archivístico. | |
| Basar el valor primario en las razones por los que fueron creados por la persona o institución que los generó o los recibió. | ||
| Distinguir las series documentales esenciales para su conservación como memoria de la organización de aquellas que, una vez prescrita su utilidad administrativa, no han desarrollado valores históricos o informativos, con lo que se podría proponer su eliminación razonada. | ||
| Basar las decisiones de valoración en el posible desarrollo o no de valores secundarios en la documentación a valorar. | ||
| Promover la correcta circulación de la documentación dentro del sistema de gestión documental o de archivos, con el establecimiento de procedimientos y plazos de traslado o transferencias documentales. | ||
| Registrar en la TPP las decisiones tomadas en el seno de la Comisión de Evaluación Documental. | ||
| Registrar en el instrumento denominado Tabla de Plazos Precaucional las decisiones tomadas en el seno de la Comisión de Evaluación Documental, la que deberá ser aprobada por la autoridad competente que regula el destino final de los documentos (eliminación o guarda permanente). | ||
| Selección de documentos | Implementar las decisiones de valoración teniendo en cuenta la política, las normas y los procedimientos de la organización. | |
| Realizar los traslados en forma sistemática desde las oficinas productoras con el objeto de reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos mantienen su valor administrativo. | ||
| Registrar los traslados en un documento llamado Relación de Entrega o Relación de Traslado, con el fin de dejar constancia de cada ingreso documental a los depósitos gestionados por el archivo. | ||
| En la relación de entrega se describirá el contenido de los documentos de forma exhaustiva, para poder controlar los traslados y permitir una recuperación eficiente de la documentación. | ||
| El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras viene fijado por la Comisión de Evaluación Documental sobre la base del análisis de cada una de las series documentales y de la normativa pertinente. | ||
| El ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cambio de responsabilidad, que pasa del gestor productor al archivero. | ||
| Definir la muestra de acuerdo a las características de la fracción de serie a conservar. | ||
| Transferencia de documentos | Una vez transcurrido el plazo de conservación determinado en la fase de valoración de aquellas series que fueron valorados de guarda permanente, los documentos deben transferirse al archivo histórico, con el objeto de atender su preservación y ofrecer un excelente servicio de información. | |
| La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento de gestión que rige las transferencias de los documentos al archivo histórico. | ||
| Toda transferencia de documentación irá acompañada de una relación de entrega o formulario de transferencia que debe facilitar la información necesaria sobre la documentación que se transfiere. | ||
| En el archivo receptor se cotejarán o verificarán los datos consignados en la relación de entrega para comprobar que la información que aparece corresponde con los documentos que se reciben, ya que, a partir de ese momento, el archivo se hace responsable de ellos. Una vez verificado, se incluyen los datos que debe cumplimentar el archivo y se firmará la relación, dando a entender el visto bueno del responsable del archivo. | ||
| La relación de entrega o formulario de transferencia se redactará por triplicado para devolver una de las copias a la unidad o archivo remitente y conservar las otras dos en el archivo receptor, una en el registro general de ingresos y otra en el registro de unidades remitentes. | ||