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Nombre del organismo
Seleccionar el nombre del organismo de la lista desplegable que presenta el cuestionario. Si el organismo no se encuentra en la lista, por favor contáctenos a: intai@informacionpublica.gub.uy
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Preguntas del cuestionario
1- ¿El organismo cuenta con un procedimiento documentado y público para la presentación presencial de solicitudes de acceso a la información?
Este procedimiento debe estar documentado y debe ser público, lo que implica que también ha sido difundido tanto a la interna como fuera del organismo, por ello se solicita enlace probatorio.
2- ¿El organismo cuenta con un procedimiento documentado y público para la presentación electrónica de solicitudes de acceso a la información?
Este procedimiento debe estar documentado y debe ser público, lo que implica que también ha sido difundido tanto a la interna como fuera del organismo, por ello se solicita enlace probatorio.
3- ¿Existen fondos documentales y/o colecciones identificados y organizados archivísticamente, cualquiera sea el soporte en donde esté contenida la información?
La pregunta refiere a las obligaciones establecidas en el Artículo. 1° de la Ley N° 18.220 “Sistema Nacional de Archivos. Conservación y Organización del patrimonio documental de la Nación”, dónde se indica que es obligación del Estado conservar y mantener dichos fondos documentales como parte del Patrimonio Documental de la Nación y a los documentos de gestión como instrumentos de apoyo a la administración, a la cultura, al desarrollo científico y como elementos de prueba, garantía e información.
Para ello se deberá garantizar que los mismos cuenten con las condiciones necesarias, en cuanto a edificios y equipamiento, de acuerdo con las especificaciones técnicas.
Recomendamos tener en cuenta para esta pregunta las Guías Técnico-Metodológicas de Gestión Documental (UAIP)
4- ¿Existen profesionales archivólogos en el organismo?
Para responder “SI” debe confirmar que el organismo cuenta con este tipo de profesional, aun cuando no exista todavía el cargo o la función de profesionales archivólogos. También se considera la opción “SI”, en caso que el organismo cuente con este servicio en forma contratada a través de una empresa.
5- Sólo para organismos estatales: ¿el cargo profesional de archivólogo se encuentra regularizado o en proceso de creación en el escalafón profesional? / Sólo para personas públicas no estatales: ¿el perfil profesional de archivólogo está considerado como un puesto permanente de trabajo?
Esta pregunta será diferente de acuerdo con el tipo de organismo seleccionado al comienzo del formulario.
Para responder cabe tener presente que el Artículo 8° de la Ley N° 19.768 establece que las entidades públicas deben regularizar la situación profesional de sus funcionarios que, contando con los requerimientos que se señalan en la norma, se encuentren en el ejercicio efectivo de las funciones profesionales de archivólogo o revistan en un escalafón diferente al que corresponda según la titulación.
6- ¿Existen espacios físicos acondicionados para el funcionamiento de los Archivos con la logística e infraestructura necesaria para desarrollar los procesos archivísticos?
Esta pregunta también refiere a la obligación establecida en el artículo 1° de la Ley N° 18.220 ya mencionada. El acondicionamiento debe garantizar la organización y la conservación de los archivos. Se recomienda para esta pregunta consultar al profesional archivólogo de la organización
7- ¿Existe un espacio digital acondicionado para el funcionamiento de los Archivos digitales, logística e infraestructura necesaria para los procesos archivísticos?
Esta pregunta también refiere a la obligación establecida en el artículo 1° de la Ley N° 18.220 ya mencionada. El acondicionamiento debe garantizar la organización y la conservación de los archivos. Se recomienda para esta pregunta consultar al profesional archivólogo de la organización.
8- ¿Existen sistemas de seguridad de los documentos en soporte físico (analógico, papel) junto con una gestión de los riesgos definida e implementada?
Esta pregunta refiere a las medidas o sistemas de seguridad que posee el organismo para proteger su información en soporte papel.
En este sentido el artículo 6 del Decreto N° 355/012 establece que es responsabilidad de los organismos contar con sistemas de seguridad y espacios que garanticen la conversación de los documentos.
9- ¿Existen sistemas de seguridad de los documentos en soporte digital (respaldo, acceso, confidencialidad, autenticidad y trazabilidad) junto con gestión de los riesgos definida e implementada?
Esta pregunta refiere a las medidas o sistemas de seguridad que posee el organismo para proteger su información en soporte digital.
En este sentido el artículo 6 del Decreto N° 355/012 establece que es responsabilidad de los organismos contar con sistemas de seguridad y espacios que garanticen la conversación de los documentos.
Se recomienda tener en cuenta también las siguientes normativas:
- Decreto 452/009 Política de Seguridad de la Información para Organismos de la Administración Pública
10- ¿Están normalizados los procesos de reproducción de los documentos (protocolos de microfilmación y de digitalización) y-o definidos los sistemas de preservación digital según corresponda?
Esta pregunta también se vincula a los procesos de gestión documental y archivos. Se recomienda consultar al profesional archivólogo del organismo.
Corresponde tener en cuenta lo dispuesto en:
- Los artículos 78, 79 y 80 de la Ley N°19.355 (Presupuesto Nacional 2015-2019) de 30/12/2015, sobre las copias digitales.
- Ley N° 18.600 de Documento Electrónico y Firma Electrónica. Admisibilidad, Validez y Eficacia
- Modelo OAIS que describe la Norma ISO 14.721:2003 Open Archival Information System, destinado a la gestión, al archivo y a la preservación a largo plazo de documentos.
11- ¿Está constituida la Comisión de Evaluación Documental Institucional?
La pregunta refiere a lo establecido en el artículo 17 del Decreto N° 355/012 y el Decreto N° 70/015, sobre que es necesario que cada uno de los sujetos obligados de la Ley 18.220 (Art. 4) integre en su Organismo una Comisión de Evaluación Documental Institucional (CEDI), que es el órgano consultivo que aprueba el proceso de valoración de los documentos.
12- Esta Comisión ¿cuenta con referente frente a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación del Archivo General de la Nación?
Para responder esta pregunta hay que considerar lo establecido en el Decreto 355/012. Art. 6. Lit. h, que indica que habrá que designar a uno de los miembros de la Comisión de Evaluación Documental Institucional para actuar como nexo con el Archivo General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
13- ¿Están identificadas las series documentales y elaboradas las Tablas de Plazos Precaucionales de documentos?
La pregunta obedece a lo dispuesto en el Decreto N° 428/999 sobre la aplicación, con carácter obligatorio para todas las dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario de Tabla de Plazo Precaucional de Documentos, que se anexa al mismo.
14- ¿El organismo cuenta con instrumentos y-o procedimientos internos definidos y documentados para producir información en función de sus cometidos?
Esta pregunta busca evaluar si el organismo cuenta con manuales, instructivos, directrices, recomendaciones, circulares, aprobados formalmente por el jerarca, que dispongan instrumentos y-o procedimientos internos para producir información en función de sus cometidos.
15- ¿El organismo cuenta con instrumentos y-o procedimientos internos definidos y documentados para publicar y difundir información relacionada a sus cometidos?
Esta pregunta busca evaluar si el organismo cuenta con manuales, instructivos, directrices, recomendaciones, circulares, aprobados formalmente por el jerarca, que dispongan instrumentos y-o procedimientos internos para publicar y difundir información en función de sus cometidos.
16- ¿El organismo cuenta con procedimientos para la disposición y publicación de información de Transparencia Activa en formato de Datos Abiertos?
La información que se señala en el artículo 5 de la Ley Nº 18.381 debe ser publicada en formato abierto, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 82 de la Ley Nº 19.355.
Por su parte, la Ley N° 19.179 establece que los poderes del estado, los entes autónomos, los servicios descentralizados, los gobiernos departamentales y los organismos de contralor, deben distribuir toda la información en al menos un formato abierto, estándar y libre. Esto asegura que la información pueda ser utilizada sin restricciones y sin necesidad de software privativo.
17- ¿Publica el organismo la información de Transparencia Activa en formato de Datos Abiertos?
Si se responde “SI”, debe agregarse el enlace al conjunto o conjuntos de datos en formato abierto vinculados a la información de transparencia activa prevista en el artículo 5° de la Ley N° 18.381. En caso de no tener ningún conjunto de datos publicado en formato abierto se debe responder “NO”.
18- ¿El organismo tiene una política de capacitación a funcionarios-trabajadores en temáticas como Gobierno Abierto, Transparencia, Acceso a la Información, Datos Abiertos, Gestión Documental u otros temas relacionados?
Para responder “SI” debe considerar que dicha política debe estar documentada.
19- ¿El organismo ha realizado capacitaciones a funcionarios-trabajadores en temáticas Gobierno Abierto, Transparencia, Acceso a la Información, Datos Abiertos, Gestión Documental u otros temas relacionados?
Si el personal del organismo ha realizado alguna capacitación relacionada a los temas que se mencionan en la pregunta debe contestar con un “SI”.
20- ¿En el sitio web de organismo ¿se encuentran publicados el nombre y datos de contacto de quienes son responsables de Transparencia Activa y Pasiva?
Los datos de los referentes o responsables deben estar publicados en el sitio web del organismo. En general, esta información se encuentra disponible en el menú Transparencia del sitio web del organismo.
En este sentido, el artículo 41 del Decreto N° 232/2010 establece la obligación de los organismos de designar a un responsable de la información publicada en los sitios web (responsable de transparencia activa).
En tanto, el artículo 56 del mismo decreto, establece la obligación de designar a responsables para la recepción de las solicitudes y la entrega de información. La designación deberá publicarse en el sitio web y en un lugar visible de sus oficinas administrativas (responsable de transparencia pasiva).
21- ¿Está publicado en el sitio el organigrama del organismo?
La Ley establece que se debe publicar el organigrama, con los nombres de las autoridades y un breve currículum, de forma tal que la información sobre la estructura se pueda asociar fácilmente a dichos jerarcas.
22- ¿Publica el organismo información básica sobre sus cometidos, facultades y funciones, así como de cada unidad organizativa?
Esta pregunta controla la obligación prevista en la norma respecto a la necesidad de las personas de poder conocer a qué se dedica cada área de trabajo de un organismo, cuáles son sus cometidos y sus funciones. Es una buena práctica también asociar cada área con el gerente o jefe responsable.
23- ¿Publica el organismo información básica sobre su estructura de remuneraciones-salarios?
La información tiene que estar disponible en el sitio web del organismo y debe poder asociarse con la denominación del cargo y no únicamente con el escalafón. En el caso de las personas públicas no estatales que no tienen «estructura» se deberá publicar solo el listado de remuneraciones.
24- ¿Publica el organismo información sobre presupuesto y su ejecución?
Deben estar publicados los ingresos recibidos por cualquier concepto: los asignados por el presupuesto nacional, por convenios con organismos internacionales, o por otras fuentes de financiamiento tales como donaciones, legados o demás.
En el caso del presupuesto, se sugiere presentarlo de manera fácilmente comprensible y accesible. No es correcto publicar sólo la ley de presupuesto o un vínculo electrónico a la página web de Contaduría General de la Nación.
25- ¿Publica el organismo información sobre sus compras y adquisiciones?
Se controla que se publique la información de los pliegos de las licitaciones y las resoluciones de adjudicación, así como las que rechacen todas las ofertas o las que declaren desierta la licitación.
En caso de que el organismo utilice el sitio web de compras estatales para publicar su información, se deberá referenciar este otro sitio, en el de su organismo.
26- ¿Publica el organismo datos y estadísticas?
Los datos o estadísticas pueden encontrarse en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus funcionarios, por ejemplo, conjuntos de datos abiertos, memorias anuales, informes de seguimiento de políticas públicas, rendiciones de cuentas, auditorías, que resulten de interés general.
27- La información de contacto del organismo (teléfono, dirección, correo electrónico, formulario de contacto), ¿se encuentra publicada en el sitio web?
El objetivo de esta pregunta es controlar si se publica información que tiene como fin permitir que las personas puedan acceder fácilmente a canales que permitan relacionarse con el organismo y acceder a los servicios que ofrece. Domicilio postal, domicilio electrónico (casilla de correo electrónico), números telefónicos oficiales. Esta información puede estar disponible en el pie de página o en formularios de contacto.
28- ¿Publica el organismo el listado de los funcionarios-trabajadores, a partir del jefe de departamento, gerente, director o equivalente hasta el jerarca máximo, incluyendo nombre, datos de contacto y currículum?
Esta información refiere a los datos de los jefes de departamento, gerentes y jerarca máximo, e incluye el currículum abreviado, el correo electrónico y teléfono de contacto, así como un perfil del cargo, consistente en la descripción de las tareas asignadas. Estos datos pueden estar asociados en el organigrama.
29- ¿Publica el organismo la nómina de los funcionarios que no perteneciendo al organismo cumplen funciones en el mismo, sea por ser contratados, sea por estar en comisión provenientes de otro organismo?
La pregunta 29 es para organismos estatales, únicamente. No estará disponible para quienes responden el formulario para una persona pública no estatal, y en tal caso pasarán de la 28 a la 30.
Para responder la pregunta 29, deben publicarse los nombres de las personas que cumplen funciones sin pertenecer al organismo: este ítem apunta a conocer cómo se distribuyen los recursos humanos dentro de los sujetos obligados. Por esto deben publicarse las personas con pases en comisión provenientes de otros organismos y las personas contratadas que cumplen sus tareas en el organismo.
30- ¿Publica el organismo información sobre convocatorias a concursos, llamados y/o proceso de selección de ingreso para ocupar cargos o puestos de trabajo y sus resultados?
Para responder “SI”, hay que tener presente que si se utiliza el sitio web de Uruguay Concursa para publicar información, también se deberá referenciar este sitio en la web de su organismo.
De acuerdo con el artículo 4° de la Ley N° 18.834 de 4 de noviembre de 2011 los organismos estatales están obligados a publicar en Uruguay Concursa sus procesos de selección.
Para el caso de personas públicas no estatales se deberá aportar un enlace de su sitio a la publicación de sus procesos de selección.
31- ¿Publica el organismo información sobre su Política de Protección de Datos y Términos de Uso?
Esta política es la que determina el tratamiento de los datos personales de aquellas personas que accedan a los sitios web de los organismos. Este tratamiento debe ser acorde a lo establecido por la Ley N° 18.331 de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data, de fecha 18 de agosto de 2008. Generalmente se publica en el pie de página del sitio web.
32- ¿Publica el organismo sus resoluciones y otros actos administrativos?
Para responder “SI” el organismo debe publicar en su sitio web las resoluciones y otros actos administrativos que dicte.
En el caso de las personas públicas no estatales deberán publicar las decisiones generales adoptadas por el Directorio, Consejo o jerarca máximo.