2. Clasificación archivística
2.1. Definiciones
La clasificación es una actividad intelectual básica para diseñar el conjunto de actuaciones o estrategias en materia de gestión documental dentro de una institución, puesto que su resultado ofrece un valor añadido esencial para poder planificar y determinar numerosas actuaciones posteriores, como el establecimiento de períodos de conservación de los documentos, la metodología de acceso a la información o la posibilidades de recuperar la información y los documentos dentro del conjunto de documentos.
2.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de clasificación archivística.
De acuerdo con las principales referencias técnicas y normativas en materia de gestión documental, las instituciones deben elaborar un cuadro de clasificación de documentos que refleje todas las actividades de la institución y se utilice como soporte para todos los procesos de gestión de documentos. El cuadro de clasificación es la herramienta fundamental para el funcionamiento de cualquier institución, así como para desarrollar cualquier proceso de gestión de documentos.
Concretamente, disponer de un cuadro de clasificación ofrece a las instituciones las siguientes ventajas:
- Ayuda a recuperar la información y los documentos que la contienen.
- Establece vínculos entre la documentación que se gestiona en la institución.
- Garantiza que los documentos se denominan de una forma coherente a lo largo del tiempo.
- Permite la definición de niveles de seguridad y acceso a conjuntos de documentos clasificados por series documentales.
- Permite la atribución de permisos de acceso a personas para acceder.
- Distribuye la responsabilidad de la gestión de las agrupaciones documentales.
- Distribuye los documentos para la realización eficaz de las tareas en la institución.
- Facilita el establecimiento de plazos y medidas para la evaluación (de conservación o eliminación) apropiadas para cada documento.
El cuadro de clasificación debe estar basado en las funciones y actividades que se desarrollan en la institución. Un sistema de clasificación basado en funciones puede proporcionar un marco sistemático, confiable, estable y efectivo para la gestión de documentos. El análisis de las funciones realizado en el momento preliminar de identificación de la institución permite conocer todas las actividades de la institución y situarlas en el contexto de los objetivos y estrategias planteadas por la dirección de la institución.
El cuadro de clasificación es una herramienta que refleja las funciones, actividades y operaciones de una institución y dicha herramienta puede ser utilizada para desarrollar otras de vital importancia en los demás procesos de gestión de documentos y archivos de una institución (tesauros, reglas de indización, repertorios de series, tablas de acceso y evaluación, eliminación y conservación de documentos, etc.).
Contexto normativo
Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
Artículo 4 (Información pública) Se presume pública toda información producida, obtenida, en poder o bajo control de los sujetos obligados por la presente ley, con independencia del soporte en el que estén contenidas.
Artículo 5 (Difusión de la información pública) Los sujetos obligados deberán prever la adecuada organización, sistematización y disponibilidad de la información en su poder, asegurando un amplio y fácil acceso a los interesados.
Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6 (Responsabilidad de las Instituciones) Será responsabilidad institucional: […] b) Realizar una organización científica de los documentos en soporte tradicional o electrónica, mediante la organización de los archivos de Gestión, Central e Histórico.
Compromisos
1. Un cuadro de clasificación puede reflejar la simplicidad o la complejidad de cualquier institución. Por ello, es necesario que la identificación preliminar que se haya realizado previamente de la institución sea lo más exhaustiva posible, en aras de conseguir el mayor nivel de conocimiento de las actividades y documentos que se gestionan.
2. El cuadro de clasificación debe concebirse en colaboración con las personas que crean o gestionan los documentos, ya que son estas personas las que mejor conocen el funcionamiento diario de sus respectivas actuaciones.
3. El cuadro de clasificación debe revisarse de forma periódica con el fin de incluir las necesidades cambiantes que sufre la institución, garantizando que su estructura se mantiene actualizada y refleja las modificaciones que puedan producirse en sus funciones o actividades.
4. La estructura de un cuadro de clasificación debe ser jerárquica y reflejarse del siguiente modo:
La estructura de un cuadro de clasificación debe ser jerárquica y reflejarse del siguiente modo:
- El primer nivel refleja la función.
- El segundo nivel refleja las actividades que constituyen la función.
- El tercer nivel refleja los grupos de operaciones o procedimientos que forman parte de cada actividad.
- Pueden definirse más niveles en función de la complejidad de las funciones de una institución. El grado de precisión de un cuadro de clasificación debe ser elegido por la institución a la que representa y debería reflejar la complejidad de cada una de las funciones que se llevan a cabo en ella.
5. Las personas responsables de elaborar el cuadro de clasificación pueden comprobar que su herramienta funciona de forma adecuada si cumple con los siguientes puntos:
- Si el cuadro toma las denominaciones que aparecen en su estructura de las funciones y actividades y no de las unidades que componen la institución.
- Si el cuadro es propio de su institución y procura de forma coherente la vinculación entre las diversas unidades que comparten información y agrupaciones documentales debido a la interrelación de sus funciones.
- Si la estructura jerárquica del cuadro de clasificación va del concepto más general al más específico, es decir, desde las funciones de alto nivel de la institución hasta las operaciones o acciones más concretas.
- Si los términos que se emplean en el cuadro son unívocos y reflejan la práctica diaria de la institución.
- Si están formados por un número suficiente de agrupaciones en las que se contemplen todas las funciones que generen o gestionen documentos.
6. En cumplimiento de una eficaz implementación de las políticas de igualdad de género, el cuadro de clasificación incorporará en su taxonomía el nivel funcional de igualdad de género como actividad común desarrollada por todos los organismos públicos.
2.3. Diagramas de flujo
