Unidad de Acceso a la Información Pública

1. Identificación archivística

1.1. Definiciones

La identificación es el conjunto de actividades preliminares de gestión que sirven para conocer y analizar las actuaciones que se llevan a cabo en una institución y que permiten conocer en toda su extensión los tipos documentales que se gestionan, sus funciones, sus cometidos, su estructura y la normativa que los afectan.

1.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de identificación archivística.

De acuerdo con las principales referencias normativas en materia archivística, se considera necesaria una línea de acción para que las instituciones analicen sus objetivos, sus estrategias, su régimen jurídico, su evolución histórica, su estructura, sus factores de riesgo y todas aquellas actividades que desarrollan, junto con la documentación que han producido y sigue produciendo vinculadas a dichas actividades. Esto con el fin de obtener el mayor conocimiento posible de la institución, de sus competencias y de todos los cambios que ha sufrido a lo largo del tiempo, de modo de poder así establecer un sistema de gestión de documentos que responda a todas sus expectativas y realidades, abarcando todo el fondo documental.

La identificación archivística es una actividad de tipo intelectual que consiste en investigar de forma exhaustiva la institución y los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de funciones y actividades atribuidas por el texto legal que le dio origen y todos los documentos que gestiona. Por tanto, se entiende que la identificación debe ser la etapa previa a la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivos, basada en la recopilación de la siguiente información:

• Los objetivos y las estrategias que mantiene y ha mantenido la institución.
• La estructura jerárquica que tiene y ha tenido la institución.
• El marco legal, económico o político que afecta o ha afectado al funcionamiento de la institución.
• Los factores críticos o debilidades que tiene o ha tenido la institución. 
• Las funciones, actividades y operaciones que realiza o ha realizado la institución.
• Los flujos y procesos de negocio que gestiona o ha gestionado la institución.
• Los tipos de documentos que gestiona o ha gestionado la institución vinculados a los flujos de sus procesos.
• El sistema o sistemas de gestión de documentos que utiliza o ha utilizado la institución.

El resultado de este análisis exhaustivo será el conocimiento integral de la institución productora de documentos, así como sus requisitos y necesidades en materia de gestión de documentos y archivos.

Esta información permite organizar el fondo documental y ofrece una presentación absoluta de este. A partir de esos resultados, se podrán diseñar las herramientas fundamentales en los respectivos procesos de gestión de documentos (cuadros de clasificación, tablas de plazo precaucional, disposición de documentos, modelo de ordenación de series, etc.).

Contexto normativo

Decreto N° 713/974, de 5 de setiembre, que dispone que las oficinas públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados.

Artículo 2: Tales documentos serán enviados al Archivo General de la Nación debidamente caratulados para su mejor conservación e identificación […].

Decreto N° 276/013, de 3 de setiembre, sobre la reglamentación de la Ley 18.600 relativa al procedimiento administrativo electrónico desarrollado en los órganos de la Administración Central.

Artículo 16 (Identificación): Los expedientes electrónicos deberán comenzar con una carátula que contenga como mínimo los siguientes elementos identificatorios: - año - identificación del órgano - número correlativo anual del procedimiento […] - nombre completo del interesado - asunto - fecha y hora de iniciado […]

Compromisos

1. Para poder llevar a cabo una Política de Gestión de Documentos eficaz, es necesario que la identificación sea siempre la actividad previa a la clasificación, ordenación, descripción y evaluación de los documentos, con el fin de poder diseñar e implantar un sistema de gestión adaptado a la estructura y las necesidades que se hayan relevado.
2. La recopilación de información debe ser sistemática y proceder de diversas fuentes: análisis normativo de la documentación producida por la propia institución, entrevistas con el personal, etc. Cuantas más fuentes de información se recopilen, mayor será el nivel de conocimiento de la institución.
3. Se considera recomendable sistematizar todas las categorías administrativas en que se sustenta la estructura de una institución, así como las categorías funcionales, ya que de esa forma quedará reflejada toda la institución desde el punto de vista documental. Esta sistematización es conocida como “principio de procedencia” y permite organizar toda la documentación de una institución de la forma más eficaz posible, evitando la mezcla de documentos de diversas categorías y su descontextualización.
4. Se recomienda realizar la identificación partiendo de varios elementos fundamentales y no necesariamente consecutivos:

• Identificación del organismo. Consiste en el estudio de la institución que produce y gestiona los documentos. Para llevarlo a cabo, lo más aconsejable es recopilar toda la legislación existente y extractarla siguiendo criterio homogéneo. Con la legislación, se podrá obtener el conocimiento de la estructura orgánica y sus funciones, así 20 Control intelectual y representación como la evolución de ambas a lo largo del tiempo. También puede completarse esta identificación orgánica con el estudio de la documentación y las entrevistas con el personal, pero este tipo de fuentes resultan más provechosas para identificar otros elementos.
• Identificación de las funciones. Consiste en el estudio de las funciones, actividades o procesos de una institución. Partiendo de la recopilación legal, se obtiene el conocimiento de las funciones sustantivas de la institución, que deberá ser complementado con los niveles inferiores de cada función (procesos, actividades y acciones). Dichas actuaciones no aparecen en el marco legal, pero sí se pueden conocer a través del análisis de la documentación, las entrevistas con el personal y los manuales de procedimientos.
• Identificación de los documentos. Consiste en el estudio de los tipos y series documentales de una institución. A partir de todo el conocimiento extraído en la identificación orgánica y funcional, es necesario comprobar su reflejo en los documentos que la institución mantiene. Por tanto, la fuente principal para llevar a cabo este elemento de la identificación es el análisis directo de la documentación que la institución gestiona (tipos documentales o conjuntos de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad).

2.1.3 Diagramas de flujo