2. Fases de la evaluación de documentos
El procedimiento de evaluación documental se lleva a cabo en tres etapas, siempre que previamente se haya realizado la identificación de series documentales:
- Valoración de series documentales.
- Selección.
- Disposición final, que puede resultar en la conservación permanente o la eliminación.
2.1. Valoración documental
2.1.1 Definiciones
La valoración es el proceso intelectual por el que se estudia la documentación, determinando sus valores primarios y secundarios, y las fechas de permanencia en los archivos del sistema.
2.1.2 Compromisos
Descripción de la línea de acción de la fase de valoración documental
La valoración se realiza sobre las series documentales, entendidas como el conjunto orgánico y organizado de documentación relacionada entre sí, resultado de un mismo proceso de gestión y producidos por un mismo órgano productor. Consiste en identificar los valores primarios y secundarios y en establecer los plazos de conservación, momentos de traslado o transferencia y/o la eliminación de las series documentales.
Los documentos tienen en su origen un valor primario, que refleja las causas por las que son creados, y pueden eventualmente adquirir un valor secundario con el tiempo, es decir, una utilidad de tipo patrimonial y/o científico.
Principalmente, los valores primarios del documento suelen dividirse en tres categorías: valor administrativo, valor legal y valor contable o fiscal. Y los valores secundarios se suelen dividir en: valor informativo y valor testimonial o histórico.
La determinación del valor de la serie documental y las decisiones resultantes se toman en forma interdisciplinaria en el seno de una Comisión de Evaluación Documental Institucional, que contará, además, con los conocimientos de los propios productores y gestores para tener toda la información necesaria sobre plazos de prescripción.
La valoración afecta por igual a los documentos en cualquier soporte, ya sea papel, electrónico o cualquier otro formato. La información sobre la asignación de valores primarios y secundarios, el estudio de las vigencias o plazos de conservación, así como las condiciones para la conservación o eliminación de la documentación deben incorporarse en un formulario denominado Tabla de Plazo Precaucional cuyo cometido es registrar dicha información.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 70/015, de 3 de febrero de 2015, que modifica el art. 6 del Decreto 355/012, relativo al Sistema Nacional de Archivos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: http:// www.impo.com.uy/bases/decretos/70-2015 [Consulta realizada el 7/12/19]
- Artículo 6: g) Crear una Comisión de Evaluación Documental Institucional, cuyo cometido será evaluar la documentación existente en la institución para dar cumplimiento a la normativa vigente en materia de archivos. h) Designar a uno de los miembros de la Comisión de Evaluación Documental Institucional para actuar como nexo con el Archivo General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
Compromisos
- Basar las decisiones relativas a la valoración de los documentos en el análisis del contexto administrativo, legal, contable, social y archivístico.
- Basar el valor primario en las razones por los que fueron creados por la persona o institución que los generó o los recibió.
- Distinguir las series documentales esenciales para su conservación como memoria de la organización de aquellas que, una vez prescrita su utilidad administrativa, no han desarrollado valores históricos o informativos, con lo que se podría proponer su eliminación razonada.
- Basar las decisiones de valoración en el posible desarrollo o no de valores secundarios en la documentación.
- Promover la correcta circulación de la documentación dentro del sistema de gestión documental o de archivos, con el establecimiento de procedimientos y plazos de traslado o transferencias documentales.
- Registrar en la TPP las decisiones tomadas en el seno de la Comisión de Evaluación Documental Institucional.
- Registrar en la Tabla de Plazos Precaucional las decisiones tomadas en el seno de la Comisión de Evaluación Documental, las que deberán ser aprobadas por la autoridad competente que regula el destino final de los documentos (eliminación o guarda permanente).
2.1.3 Diagramas de flujo
