3. Selección documental
3.1 Definiciones
La selección documental es la operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración y que se apoya en el muestreo cada vez que se disponga destrucción parcial.
3.2 Compromisos
Descripción de la línea de acción de la fase de selección documental.
La selección es la operación que consiste en separar los documentos que deben ser conservados de los que son destinados a ser eliminados. Esta fase da cumplimiento a lo resuelto por las comisiones evaluadoras (institucional y nacional), quienes dejan constancia de su trabajo en las Tablas de Plazo Precaucional.
La fase de selección aplica para los movimientos documentales determinados en la TPP, que indican:
- La mudanza de documentos desde la oficina productora al archivo institucional, y que se denomina “traslado”.
- La mudanza al archivo histórico de aquellos que han sido valorados de guarda permanente y que se identifica como “transferencia”.
- Los que fueron seleccionados para ser destruidos. En los casos de decisión de destrucción parcial, se utiliza la herramienta matemática para dejar una muestra en representación de la serie.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 428/999, de 30 de diciembre de 1999, sobre la aprobación y obligatoriedad del Formulario de Tabla de Plazo Precaucional de documentos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/ decretos/428-1999/4 [Consulta realizada el 7/12/9]
- Considerando III Que luego de una exhaustiva investigación basada en un relevamiento en el área de la selección documental, la mencionada Comisión aprobó el formulario de Tablas de Plazo Precaucional de Documentos, con el fin de establecer criterios uniformes que permitan efectuar, entre todos los documentos que obren en poder de la Administración Pública, la selección de aquellos que por su valor testimonial o la calidad de información que contienen, integren el Patrimonio Cultural del País y deban ser transferidos al Archivo General de la Nación para su custodia.
Compromisos
- Implementar las decisiones de valoración teniendo en cuenta la política, las normas y los procedimientos de la organización.
- Realizar los traslados en forma sistemática desde las oficinas productoras con el objeto de reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos mantienen su valor administrativo.
- Registrar los traslados en un documento llamado Relación de Entrega o Relación de Traslado, con el fin de dejar constancia de cada ingreso documental a los depósitos gestionados por el archivo.
- En la relación de entrega se describirá el contenido de los documentos de forma exhaustiva, para poder controlar los traslados y permitir una recuperación eficiente de la documentación.
- El plazo de conservación de los documentos en las unidades productoras viene fijado por la Comisión de Evaluación Documental Institucional sobre la base del análisis de cada una de las series documentales y de la normativa pertinente.
- El ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cambio de responsabilidad, que pasa del gestor productor al archivero.
- Definir la muestra de acuerdo a las características de la fracción de serie a conservar
3.3 Diagramas de flujo
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