1. Atención a la Administración
1.1. Definiciones
La atención a la administración es un servicio que presta una institución a usuarios internos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña.
1.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de atención a la administración
Se considerará necesario, en el marco de un servicio de archivo, la completa atención a las propias unidades productoras como un aspecto fundamental en el desarrollo normal de sus funciones. Se puede considerar el servicio de atención a la propia institución como uno de los procesos básicos relacionados con los servicios que un archivo puede ofrecer a sus usuarios internos, entendiendo en este caso como usuarios internos el conjunto de unidades que componen la institución de la que el archivo forma parte como responsable de la custodia de sus documentos.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 178/013, de 11 de junio, sobre la reglamentación de los artículos 157 a 160 de la Ley N° 18.179, relativos a la regulación en el intercambio de información entre entidades públicas, estatales o no estatales.
- Considerando III: Que el presente Decreto busca promover el uso intensivo de información que obra en poder del Estado, en el entendido que esta puede constituir una verdadera fuerza transformadora y dinamizadora de su actuar.
Compromisos
1. El servicio del archivo debe mantener a disposición de la administración que ha generado y ha transferido sus series documentales la disponibilidad de los documentos, así como responder a las consultas sobre antecedentes remitidas por la administración productora.
2. El servicio de archivo debe proporcionar, en la medida de lo posible, diversos tipos de servicios de atención a la institución productora de los documentos:
- Diseño y seguimiento de planes de gestión documental.
- Capacitación del personal de la institución en materia de gestión documental.
- Asistencia a la institución en la gestión diaria de documentos.
- Transferencias de documentos al archivo desde las diversas unidades que componen la institución.
- Gestión de préstamos administrativos de documentos custodiados por el archivo.
3. Los trámites de consulta y préstamo por parte de la administración productora deben ser procedimientos reglados.
4. Para evitar graves incidencias y problemas en los préstamos administrativos con los cambios de responsabilidad que supone, es conveniente aplicar una serie de recomendaciones:
- Todo préstamo administrativo debe ir acompañado de una relación de entrega específica que indique el documento que es objeto de préstamo temporal y quién será la persona responsable de su custodia fuera de la unidad de archivo.
- Los préstamos administrativos deben ser responsabilidad directa de una persona dentro de la unidad administrativa que solicita el préstamo, dejando constancia de dicha responsabilidad en la relación de entrega del préstamo y ejerciendo de contacto en caso de posibles incidencias.
- Para evitar la mala práctica de incorporar documentos prestados a nuevos procedimientos administrativos, debe tenerse en consideración el volumen de préstamos administrativos la hora de realizar la evaluación y planificación de los calendarios de transferencias desde las unidades administrativas al archivo. Cuantos menos préstamos administrativos se produzcan, se podrán realizar las transferencias de forma más eficaz.
- Deberían aplicarse mecanismos de control eficaz de los niveles de acceso y seguridad sobre las unidades administrativas para distinguir qué unidades administrativas pueden acceder a los diversos documentos custodiados en función de su nivel de acceso.
2.3. Diagramas de flujo
