3. Difusión
3.1. Definiciones
La difusión es un proceso archivístico que busca promover la utilización de los documentos producidos o recibidos por una institución, permitiendo el acercamiento a los usuarios y mejorando su reconocimiento, presencia y credibilidad como unidades de gestión administrativa y cultural.
3.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de difusión
Se considera una buena práctica, en el ámbito de un servicio de archivo, difundir el contenido de su centro: sus fondos documentales, las instituciones productoras de documentos y, en general, la información contenida en los documentos. La finalidad de la difusión es concienciar a la persona y a la sociedad en general sobre la trascendental importancia que desarrollan los archivos, su utilidad y los servicios que brindan en beneficio de la comunidad.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 232/010, de 2 de agosto, sobre la reglamentación de la Ley sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
- Artículo 59: Todos los sujetos obligados implementarán, de acuerdo con sus competencias y posibilidades presupuestarias, programas de difusión y capacitación destinados a sus funcionarios con la finalidad de garantizar mayores posibilidades de participación ciudadana y calidad en la respuesta a la ciudadanía.
Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.
- Artículo 12 (Difusión): Los archivos deberán facilitar los instrumentos de descripción (inventarios, índices, catálogos, etc.) de sus fondos documentales, así como divulgar cualquier otra actividad que contribuya a la transparencia administrativa y el acceso al Patrimonio Documental de la Institución.
Compromisos
1. Involucrar a otros profesionales como educadores, diseñadores gráficos, pedagogos, comunicadores, artistas e informáticos, entre otros.
2. Se debe aprovechar el potencial pedagógico y educativo de los archivos, a tenor de la rentabilidad social y cultural.
3. Es imprescindible disponer de un servicio y de personal especializado en las tareas de difusión.
4. Realizar un proyecto de difusión en el que se definan los objetivos y misión del proyecto y se ajuste a la política de información establecida dentro de la institución.
5. Identificar los tipos de usuario a los que se va a dirigir principalmente el proyecto. Un proyecto de difusión podría prestar atención a cualquier tipo de usuario, pero se puede buscar una difusión dirigida a determinados ámbitos como, por ejemplo, a las escuelas o a la universidad.
6. Seleccionar y preparar las colecciones, exposición o documentos, si procede, que se van a integrar en el proyecto de difusión.
7. Las acciones de difusión pueden ser diversas, ir desde acciones de amplio espectro, necesidades económicas y recursos elevados a acciones de difusión de bajo coste y sencillas. Podemos enumerar algunas de estas acciones: a. Exposiciones. Pueden ser de dos tipos: virtuales y reales.
» Las virtuales están diseñadas para ser accesibles a través de internet, en el sitio web del archivo o bien en soportes digitales (CD o DVD).
» Las reales se dividen en permanentes, temporales e itinerantes.
- Visitas guiadas, tanto presenciales como virtuales, a través de la página web del archivo.
- Publicaciones: guía de archivo, inventarios, catálogos, cuadros de clasificación, estudios, proyectos, guías temáticas, etc.
- Creación de un perfil o de una página en una red social.
- Creación de una cuenta de documentación gráfica: aportación de contenidos gráficos en Flickr, Photobucket o similar.
- Creación de un canal de vídeo: aporte de vídeos propios o selección de vídeos de terceros, con canales, como en Youtube o Vimeo.
- Otras acciones de difusión pueden ser las siguientes: servicios educativos, videos, jornadas de puertas abiertas, folletos, boletines, concursos y turismo histórico, entre otras.
8. Obtener datos estadísticos sobre visitantes y su nivel de satisfacción, así como otros datos que nos pueden dar información importante para la validación del proyecto y su adaptación (número de seguidores en redes sociales, repercusión mediática, número de publicaciones, etc.).
4.3. Diagramas de flujo
