2. La Gestión Documental y la Administración de Archivos
2.1 Conceptos y definición
Al utilizar el concepto de Gestión Documental y Administración de Archivos no podemos más que recordar el siguiente texto de Antonia Heredia: No es un título elegido al azar. Quiere decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a partir de la grafía utilizada y a partir de la conjunción “y”, que testimonia la duplicidad. Se da por sentado que gestión y administración son términos sinónimos y que lo que rompe la sinonimia son los objetos a que se aplica, documentos de archivo y Archivos o, lo que es lo mismo: contenido documental de los Archivos y Archivos como instituciones o custodios específicos de los documentos de archivo.
Partiendo de la norma ISO 15489-1:2016 (Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios), el ámbito de la gestión de documentos comprende desde la creación y captura de los documentos, como evidencias de las actividades de la organización, hasta el desarrollo y ejecución de todas aquellas actividades que tiendan a proteger su autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad a lo largo del tiempo, cuando el contexto y los requisitos para su mejor gestión así lo requieran.
Entendemos por Gestión de Documentos aquella área de gestión que se responsabiliza de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluyéndose los procesos necesarios para capturar y mantener la información y evidencia de las actividades de toda organización.
Por su lado, la Administración de Archivos corresponde a aquella gestión que se orienta a la implementación de toda la cartera de servicios que se ofrece, de manera tanto interna como externa, desde el área de Archivos de cualquier organización. Es impensable una correcta Administración de Archivos sin una previa correcta Gestión Documental.
Ambos campos, por lo tanto, son complementarios en el tiempo y deben contar con personal técnico con conocimientos archivísticos.
Ley N° 19.768, de 27 de junio de 2019, sobre Regulación del ejercicio de la profesión universitaria de los archivólogos en el artículo 4 indica:
Se entiende por ejercicio profesional de la archivología el desempeño laboral de los profesionales a que refiere el artículo 1° de la presente ley, en materia de gestión documental y administración de archivos, siendo su actividad fundamental el desarrollo de las actividades señaladas en el artículo 3° de la presente ley.
2.2. Procesos de Gestión Documental
Según la norma ISO 15489-1:2016, los procesos de Gestión Documental involucran los siguientes aspectos:
- La creación de documentos.
- La captura de documentos.
- La clasificación e indización.
- El control de acceso.
- El almacenamiento de documentos.
- El uso y la reutilización.
- La migración o conversión.
- La disposición.
Estas GTM no abordarán todos esos aspectos. Como consecuencia de los objetivos trazados, no se tratarán directamente aspectos como la creación, la captura, el control de acceso y la migración o conversión.
Por otro lado, tampoco se contemplarán en estas directrices líneas de acción directamente relacionadas con aspectos como la Protección de Datos Personales, los Derechos Humanos, la seguridad o los Datos Abiertos.
2.3. Beneficios de su implementación
La consecución de unos objetivos específicos va acompañada de los beneficios generales que se desprenden de una adecuada implementación de los procesos de gestión documental y archivo en los servicios públicos, tanto para la Administración como para la ciudadanía.
Para la Administración Pública:
- Mayor calidad en la gestión: sostenibilidad y continuidad del negocio.
- Mejor gestión de las solicitudes de Acceso a la Información Pública recibidas.
- Mayor capacidad en el cumplimiento con la legalidad.
- Gestión de recursos, de control de costes y de adecuación de servicios.
- Excelente posición ante todo tipo de auditorías.
- Aumento de la capacidad de toma de decisiones.
- Mejora en el uso de las infraestructuras tecnológicas.
- Reducción de información duplicada y solapada.
Para los ciudadanos:
- Satisfacción del desarrollo de los derechos de acceso a la información y a la cultura.
- Seguridad jurídica de los ciudadanos.
- Armonía con la protección de datos y seguridad nacional.
- Obtención de respuestas a las peticiones de información en plazo.
- Confianza en la fiabilidad de los datos públicos.