1. Presentación y Prólogo
1.1. Características y objetivos de las Guías de Gestión Documental y Administración de Archivos (GTM)
Las Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos (GTM) presentan las siguientes características:
- Lenguaje no orientado a un perfil técnico profesional predeterminado.
- Brevedad en la exposición de los contenidos.
- Utilización de imágenes que trasladen un signo identitario o marca del proyecto.
- Vinculación entre la implementación de la Gestión Documental y la Administración de Archivos con un ejercicio de cumplimiento de la normativa internacional y la legislación nacional.
- Permiten accesibilidad universal a la información, entendiendo con ello la eliminación de barreras metodológicas o técnicas que limiten el acceso a la información por razones de discapacidad.
Con estas características básicas, las GTM tienen el objetivo de presentar un conjunto de indicaciones que deben permitir a todas aquellas personas vinculadas con la gestión documental en cualquier organismo público del Uruguay gestionar correctamente la toma de decisiones en los procesos que se detallan y dar cabal cumplimiento al Derecho de Acceso a la Información Pública.
Además, estas GTM incorporan compromisos referidos a la efectiva implementación de las políticas de igualdad de género en la Administración Pública, como se observará en las “Líneas de actuación de clasificación archivística y evaluación documental”.
1.2. Desarrollo del proyecto
El proyecto para la elaboración de estas GTM comienza con la decisión de la Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) de aplicar el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) en Uruguay.
El MGD fue un proyecto de colaboración entre EUROsociAL y la RTA que se inició en 2014, en busca de “contribuir a la adecuada implementación de los sistemas de gestión documental y así generar las condiciones que permitan y faciliten el desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública”.
Con la adecuación a la realidad uruguaya de los conceptos recogidos en el MGD, por analogía, el objetivo fundamental es extender a las instituciones públicas las nociones de gestión documental que pueden coadyuvar a la normalización de ciertos procesos y, por consiguiente, mejorar las prestaciones que se brindan por parte de dichas instituciones públicas en el cumplimiento de la Ley Nº 18.381, de 17 de octubre de 2008 , sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
1.3. Prólogo
En la sociedad contemporánea, el valor de la información, asociado a los avances tecnológicos y a las crecientes demandas sociales con relación a la transparencia de la gestión pública, no puede disociarse de la Gestión Documental y el significado de los documentos como soporte de la información necesaria para las actividades y la toma de decisiones en las organizaciones.
La combinación de estos factores ha dado lugar al desarrollo de la Gestión Documental y la Administración de Archivos que, más allá de los aspectos netamente archivísticos o exclusivos de la disciplina, se extienden a un ámbito en el cual la información refuerza su papel como activo de valor en las organizaciones y en donde su buena gestión y administración es imprescindible para la toma de decisiones y la creación de conocimiento, ya sea dentro de las organizaciones, de forma compartida o totalmente abierta.
Los documentos, como soportes de la información y el conocimiento, permiten al ciudadano actuar como control y contrapeso social, demandando transparencia y acciones a la Administración Pública.
Ese accionar y ese ejercicio del Derecho de Acceso a la Información Pública son, precisamente, uno de los objetivos perseguidos por una Política Nacional de Información: la democratización del acceso a la información, garantizando de esa forma el ejercicio de los derechos ciudadanos, el acceso universal a la información, la transparencia, la eficiencia pública y las formas participativas de gobierno.
La transparencia comienza con el diseño de un modelo de gestión documental que asegure, por un lado, que la información pública deje una evidencia documental y, por otro, que los documentos se mantengan fiables, auténticos, íntegros y accesibles a lo largo de todo su ciclo vital.
En ese proceso es relevante distinguir entre lo estratégico y la estrategia: la gestión de documentos es estratégica porque sin ella no es posible el acceso a la información; la gestión de documentos está en la base.
Por el contrario, la transparencia no constituye un elemento estratégico para la gestión de documentos, porque no afecta su esencia. Sin embargo, le sirve como estrategia para obtener una mayor visibilidad y contribuir a la implantación y desarrollo de sistemas de gestión de documentos.
Ahora bien, no hay estrategia que sea sostenible, más allá del puro marketing, si no aporta beneficios concretos y mensurables en un tiempo razonable.
Esta propuesta de Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos, basadas en el Modelo de Gestión Documental elaborado para la Red de Transparencia y Acceso a la Información, representa una forma de coadyuvar a su conocimiento y aplicación por parte del personal administrativo no especializado que se desempeña en los organismos sujetos obligados de la Ley de Acceso a la Información Pública del país.
Se da cumplimiento, de esta forma, a los acuerdos de la Declaración de Brasilia, durante el Segundo Taller de elaboración del Modelo en el año 2014, en la que los representantes de los países que formamos parte del proyecto acordamos, entre otros puntos: mantener y reafirmar el compromiso de fortalecer el proyecto que se llevó adelante, en tanto representa una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos; y generar mecanismos que permitan una implementación del MGD y sus herramientas, como forma de potenciar el desarrollo de las distintas actividades efectuadas por la RTA.