3. Contenidos de las Guías de Gestión Documental y Administración de Archivos
3.1 Guías técnico-metodológicas
Este documento comprende cuatro Guías técnico-metodológicas, que son las siguientes:
a) Control intelectual y representación (GT01).
b) Evaluación documental (GT02).
c) Control físico y conservación preventiva (GT03).
d) Servicios de Archivo (GT04).
3.1.1. Control intelectual y representación
En esta guía se proporciona una metodología para efectuar el control intelectual y las representaciones que deben ser desarrolladas en los archivos a través de una serie de recomendaciones técnicas para la identificación, clasificación y descripción de los documentos producidos por una organización.
La finalidad de esta guía es proporcionar criterios para poder mantener eficazmente el control intelectual y disponer de unas representaciones adecuadas de los documentos conservados en los archivos, con las que se pueda desarrollar una gestión eficaz de la información contenida en sus fondos documentales.
3.1.2. Evaluación documental
En esta guía se proporciona una metodología de implementación a través de recomendaciones técnicas para la evaluación de documentos y define los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes.
La finalidad de esta guía es proporcionar recomendaciones técnicas para la evaluación reglada de documentos, como evidencias documentales de las organizaciones en el desarrollo de sus funciones y competencias.
3.1.3. Control físico y conservación preventiva
Esta guía proporciona una metodología de implementación a través de recomendaciones técnicas para un adecuado control físico y conservación preventiva de los documentos y define los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes.
La finalidad de esta guía es proporcionar recomendaciones técnicas para la conservación preventiva de documentos en el marco del respeto al Patrimonio Documental, como elemento generador de una memoria colectiva.
3.1.4. Servicios de Archivo
En esta guía se proporciona una metodología de implementación a través de recomendaciones técnicas para mantener eficazmente los diversos servicios que ofrece un archivo y define los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes.
La finalidad de esta guía es proporcionar recomendaciones técnicas para mantener eficazmente los diversos servicios que ofrece un archivo en el ejercicio del desarrollo de las exigencias sobrevenidas por la Ley Nº 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
3.2. Estructura básica de las guías técnico-metodológicas
Todas las Guías técnico-metodológicas respetan una misma estructura, que se detalla en los apartados siguientes. Esta estructura permite una lectura individualizada de cada una de ellas.
3.2.1. Definiciones
Se ha tomado la decisión de iniciar todos los bloques con el capítulo de Definiciones para que se disponga de entrada de la mayor comprensión lectora posible. El compendio de Definiciones de todos los bloques se añade, asimismo, en modo de Anexo Glosario independiente.
Las definiciones utilizadas han sido extraídas de la misma legislación o normas que se citan.
3.2.2. Compromisos
En el capítulo de Compromisos se informa de tres aspectos:
- Breve descripción de la línea de acción.
- Contexto normativo.
- Compromisos.
La descripción de las líneas de acción sirve a modo de introducción y contextualización. La brevedad debe entenderse, al igual que el tono general de las GTM, como una intencionalidad de simplificación. Por lo tanto, la breve descripción pretende, por un lado, introducir un conocimiento y, por otro, suscitar mayor interés sobre la cuestión tratada, en cuyo caso y para cuya satisfacción se deberá acudir al apartado de Recursos.
El Contexto normativo es un extracto de las disposiciones legales y normativas que regulan cada una de las líneas de acción. Toda referencia legal remite a través de un hipervínculo al texto original y completo. El literal del articulado se destaca mediante color azul. Las referencias normativas deben servir para que todos y cada uno de los Compromisos no se entiendan como un ejercicio voluntario de buenas prácticas, sino como el estricto cumplimento de la legislación vigente en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos.
Finalmente, los Compromisos desglosan los pasos, decisiones o instrumentos que deben generarse para posibilitar el cumplimiento de todas y cada una de las líneas de acción. El lenguaje utilizado ha tendido a respetar la especificidad de la materia de las GTM, pero sin perder la idiosincrasia y perfil de los Destinatarios, que no deben necesariamente tener conocimientos previos al respecto. El carácter numérico de los Compromisos debe permitir actualizar con facilidad su contenido, en cuanto las nuevas experiencias, leyes o normas lo determinen como necesario.
3.2.3. Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son expresiones gráficas que sirven para comprender de manera abstracta los contenidos desarrollados en los Compromisos. Los diagramas no solo sintetizan los contenidos que deben completarse, sino que también informan quiénes son los agentes que deben intervenir en cada uno de sus apartados.
Los agentes vienen señalados en la parte superior de la línea horizontal intermitente (- - -) que encabeza todos los diagramas. Para una mejor comprensión, se incluye un cuadro en el que se indica el sentido de cada uno de los diferentes símbolos o elementos gráficos utilizados.
3.2.4. Anexo de normativa
Cada bloque dispone de un Anexo de normativa propio. Este apartado se conforma como un listado orientado a permitir la rápida disponibilidad de toda aquella legislación o normativa que regule un determinado proceso. La redundancia en el aspecto normativo, al duplicarse tanto en el cuerpo de las líneas de acción como en el Anexo, debe servir para recordar que estas GTM no están orientadas a entenderse como la implementación de unas buenas prácticas, sino como el cumplimiento de disposiciones legales vigentes.
Todas las disposiciones han sido citadas de manera normalizada, según se establece en el Centro de Información Oficial (IMPO). El Anexo de normativa para este Marco introductorio sería el siguiente:
- Ley Nº 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
- Ley Nº 19.768, de 27 de junio de 2019, sobre regulación del ejercicio de la profesión universitaria de los archivólogos.
- ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.
- ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.
- ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
3.2.5. Anexo de indicadores
Un indicador es un dato medible a lo largo del tiempo que permite analizar el seguimiento y la evaluación periódica de una o más variables clave que tiene una organización.
Los indicadores tienen dos funciones básicas:
- Describir lo que está sucediendo en cualquier organización, aportando información sobre situaciones concretas y determinadas que, acumulándose en una toma histórica de datos, ofrece una información evolutiva fundamental.
- Valorar los resultados obtenidos a través de actuaciones concretas, de cara a su alineamiento con los objetivos estratégicos establecidos de la organización.
La estructura de los indicadores es la siguiente:
- El código es un valor alfanumérico que informa de la ordenación de la línea de acción y del propio indicador. La codificación servirá para una mejor gestión en un sistema de información automatizado. GTXX indica la Guía, XX indica el orden de la línea de acción y XX indica el orden del indicador dentro de la línea de acción previa.
- La identificación de la línea de acción permite contrastar rápidamente el contexto del indicador.
- El nombre del indicador debe resumir su contenido y no generar confusión.
- La frecuencia indica la periodicidad en la toma de los datos.
- La definición debe aclarar el sentido del nombre del indicador.
- El valor señala la sintaxis del campo, en el caso que se restrinja el uso de un texto libre.
- La observación es el elemento que permite incluir cualquier información sobre el indicador que se considere necesaria y no se haya podido integrar en los campos anteriores.
Cada línea de acción va acompañada de dos indicadores. Los indicadores podrán ser modificados en tanto en cuanto varíen los objetivos estratégicos y las líneas de actuación de las organizaciones. Asimismo, se establecen dos categorías de indicadores: a nivel de organizaciones y a nivel de sistema. Los datos de nivel de sistema siempre se referirán sobre el universo del conjunto de sujetos obligados.
Los indicadores de gestión documental tenderán a ser integrados en los indicadores generales de gestión de las organizaciones.
3.2.6. Recursos
El capítulo de Recursos se plantea como un instrumento que permita acudir a la consulta de contenidos que desarrollen o ilustren los conceptos desarrollados en cada línea de acción.
Los Recursos comprenden:
- Bibliografía especializada según los diferentes procesos.
- Recursos web que desarrollen casos de éxito.
- Proyectos que reflexionen sobre los diferentes contenidos.
- Cualquier otra información que permita una mejor comprensión de los conceptos desarrollados.
Todos los Recursos deben poder enlazarse para una consulta online.
El listado de Recursos para este Marco introductorio sería el siguiente:
Bibliografía
» HEREDIA HERRERA, Antonia, ”Gestión de documentos y administración de archivos”, en: Revista Códice, Vol. 4, Nº 2, s.l., 2008 (págs 43-50). Disponible en internet: https://n9.cl/virp (Fecha de última consulta: 28 de noviembre de 2019).
Recursos web
» RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, “Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos”, s.l., 2014. Disponible en internet: https:// n9.cl/ncb9 (Fecha de última consulta: 28 de noviembre de 2019).