4. Destinatarios
Siguiendo las indicaciones de las diferentes normas ISO que abordan la gestión documental, los destinatarios de las GTM serían los siguientes:
A. Alta dirección
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización al más alto nivel (ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario, 3.2.5).
B. Coordinación de la implementación de las GTM
Personas designadas por la alta dirección para coordinar la implementación de las GTM. Las responsabilidades pueden concentrarse en una misma persona o grupo.
B.01 Representante de la alta dirección:
Representante específico de la dirección que lidera y se responsabiliza de la implementación del MGD (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.2).
B.02 Representante operativo de la gestión documental:
Persona designada por la alta dirección para implementar el MGD a nivel operacional (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.3). Aquí estarían incluidos los principales responsables de las instituciones archivísticas.
C. Técnicos encargados de la implementación de las GTM
C.01 Profesionales de la gestión de documentos:
Personas encargadas de establecer las políticas, procedimientos y normas generales e implementar los procesos y controles de la gestión de documentos (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).
C.02 Profesionales con obligaciones específicas en relación con los documentos:
Profesionales de las áreas de gestión de riesgos, auditoría, Tecnologías de la Información y Seguridad de la Información (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).
D. Usuarios internos
D.01 Jefes de unidades de gestión:
Personas responsables de garantizar que el personal a su cargo crea y mantiene documentos como parte integrante de su trabajo y de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).
D.02 Resto del personal:
Personal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria, de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas (ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).
E. Usuarios externos
Usuarios de los servicios de archivo, ajenos a la organización. Específicamente, estas GTM se orientan sobre todo a los denominados usuarios internos, donde se distinguen los jefes de unidades de gestión y el resto de personal.