Unidad de Acceso a la Información Pública

2. Custodia y control de las instalaciones

2.1. Definiciones

La custodia es la responsabilidad jurídica que implica por parte de todo órgano el control y la adecuada conservación de los fondos documentales que genere, cualquiera sea su titularidad.

2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de custodia y control de las instalaciones

Se considera necesario, en el ámbito de la gestión documental, que toda institución se responsabilice de contemplar la conservación de sus fondos documentales como un requisito indispensable para preservar la memoria institucional y disponer de instrumentos útiles para la toma de decisiones sobre su negocio.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre, sobre Patrimonio Histórico y Cultural (documentos públicos).

• Considerando I: Que resulta necesario definir los criterios de determinación del valor cultural, histórico, evidencial o intrínseco de los documentos, así como disponer las medidas necesarias para su debida custodia y conservación.

Uruguay, Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.

• Artículo 6 (Custodia de la información): Es responsabilidad de los sujetos obligados por la presente ley crear y mantener registros de manera profesional, para que el derecho de acceso a la información pública se pueda ejercer en plenitud. El personal que administre, manipule, archive o conserve información pública, será responsable, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida o desmembración de la información pública.

Compromisos

1. La institución debe prestar atención a las condiciones técnicas y ambientales necesarias para albergar sus fondos documentales, como requisito previo a la elección o construcción del edificio donde vayan a residir. Para ello, debe conocer aspectos como la contaminación, especial motivo de atención en medios urbanos, por la alta concentración de partículas de combustión y gases contaminantes. Otros factores a considerar, en cuanto a la evaluaciónde riesgos a los que se somete el material, serán la proximidad de conducciones de agua o gas, así como de depósitos de combustible.

2. La institución debe garantizar que los arquitectos o ingenieros implicados en la construcción del edificio que se destine como archivo de sus fondos deben tener preciso conocimiento técnico de las necesidades que implica ese servicio.

3. En el apartado de los servicios y las instalaciones del centro, se deben examinar las características y estado de las conducciones de agua, gas y electricidad, iluminación artificial, sistema de ventilación, calefacción, alarmas y sistemas de detección y extinción de incendios. La identificación, el examen de la antigüedad y el cumplimiento de las normas técnicas son imprescindibles.

Merecen especial atención:

• a. Las conducciones de agua y eléctricas que atraviesen los depósitos de archivo.
• b. La existencia de filtros en los sistemas de ventilación.
• c. La regulación del sistema de humedad relativa y temperatura.
• d. La renovación o reciclaje del aire contaminado.
• e. La detección de posibles puntos de entrada de aire contaminado.
• f. El estado y funcionamiento de las alarmas contra robo.

4. Los depósitos que custodian documentos de archivo deben:

• a. Disponer de sistemas de seguridad.
• b. Estar alejados de las salas de maquinaria del edificio, así como de las instalaciones eléctricas o tuberías de agua que lo atraviesen.
• c. Contar con ventanas protegidas para paliar el efecto nocivo de la luz solar sobre los documentos.
• d. Disponer de un sistema de detección y alarmas de incendios y demás equipos de protección.
• e. Garantizar una ventilación constante para reducir las fluctuaciones de la humedad relativa y la temperatura.

5. La institución garantizará que la selección del adecuado mobiliario de archivo contribuya a una mejor preservación de los fondos custodiados.

Para ello:

• a. No se utilizarán estanterías de madera, menos resistentes al peso y más combustibles, además de ser más susceptibles a un ataque biológico. Son preferibles los acabados en aluminio o acero, de superficies lisas, no abrasivas, sin fondo, no combustibles y de bordes romos para evitar roturas en la documentación.
• b. Las estanterías se instalarán separadas de las paredes, sin llegar al techo y con los entrepaños inferiores alejados diez centímetros del suelo. Esto facilitará la circulación del aire, limitará la acción de la humedad y facilitará la limpieza.
• c. Los pasillos entre las estanterías deben facilitar el acceso y el trabajo mediante una separación suficiente entre los muebles, para que pueda transitar el carro para el manejo de los documentos.

6. Las cajas y carpetas de almacenamiento de mala calidad pueden repercutir negativamente en la seguridad de los objetos que deben proteger, por lo que la institución garantizará que la composición química de dichos elementos será la correcta y se contribuya así a la mayor perdurabilidad de los fondos custodiados.

7. La institución debe solucionar adecuadamente el problema de conservación que presentan los documentos fotográficos, audiovisual y de gran formato, mediante la utilización de los muebles (horizontal o especial) y contenedores (cajas, estuches o encapsulación especiales) pertinentes.

8. En aquellas instituciones que custodien documentos electrónicos, se debe diseñar una política de gestión de documentos electrónicos que se aplique desde el mismo momento de la captura del documento por el sistema y se extienda a lo largo de todo su ciclo de vida, mediante:

• a. La creación de repositorios electrónicos.
• b. El análisis de los riesgos que afectan a una correcta conservación de sus documentos electrónicos: obsolescencia, fallo de sistemas, falta de copias de seguridad, corrupción de datos o accesos no permitidos.
• c. La redacción de planes de contingencia que aseguren la integridad, accesibilidad, confidencialidad, autenticidad, fiabilidad e identidad de los documentos; en su caso, también debe planificar acciones correctoras, como copias electrónicas auténticas con cambio de formato.
• d. La implementación de mecanismos de conservación que contemplen cuestiones relativas a las copias de seguridad, los sistemas de réplica y los sistemas de protección de la información propios de las aplicaciones.

2.3. Diagramas de flujo