3. Control ambiental
3.1. Definiciones
En el ámbito de la gestión de documentos, se entiende por control ambiental la inspección, vigilancia y aplicación de medidas necesarias para disminuir o evitar el deterioro de los fondos documentales.
3.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de control ambiental
La evaluación de los parámetros medioambientales mediante herramientas de medición y análisis, y su posterior comparativa con las recomendaciones sobre sus valores adecuados, justificarán o no la necesidad de actuaciones.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.
- Artículo 6 (Responsabilidad de las Instituciones) Será responsabilidad institucional: […] c) Promover la generación de espacios físicos, equipamiento y materiales adecuados para el funcionamiento de los archivos, así como mantener óptimas condiciones medioambientales y de seguridad.
Compromisos
- El periódico registro de la temperatura y la humedad relativa (HR) debe asegurar la ausencia de fluctuaciones en sus mediciones. Por ello, la instalación de controles adecuados de clima y su capacidad para mantener las normas estándar de conservación retardarán considerablemente el deterioro de los fondos.
- La institución debe proteger sus fondos ante los posibles daños que puedan derivar de una inadecuada exposición a la intensidad de la luz, siguiendo las normas estándar de conservación.
- La institución debe proteger sus fondos ante los posibles efectos negativos que deriven de agentes contaminantes, en forma de gases o partículas, por lo que garantizará el control de la calidad del aire de sus depósitos de archivo.
- La institución debe tender a considerar el control integral de plagas, que consiste en el uso de medios no químicos (control climático, fuentes de alimentos y puntos de entrada al edificio), como estrategia global frente la infestación.
- El uso de tratamientos químicos solo se efectuará en situaciones de crisis que amenacen pérdidas aceleradas o cuando los insectos no se eliminen con los métodos más conservadores.
- La institución debe considerar que la correcta manipulación de los documentos son una forma práctica y económica de extender la vida útil de los fondos custodiados.
- Los procedimientos de limpieza deben seguir los estándares de conservación y técnicas de manipulación específicos, difundidos por la institución entre el personal que componga su equipo de limpieza.
- La limpieza debe hacerse regularmente, con la frecuencia que determine la rapidez con la que el polvo y la suciedad se acumulen en los depósitos.
3.3. Diagramas de flujo
