Unidad de Acceso a la Información Pública

1. Plan Integrado de Conservación de Documentos

1.1. Definiciones

Un plan es un modelo sistemático de actuación que se elabora anticipadamente con el fin dirigir o encauzar la política de una institución. La conservación es un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, su restauración cuando la alteración se ha producido.

1.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción del Plan Integrado de Conservación El plan integrado de conservación se desarrolla en tres aspectos estrechamente relacionados: la programación de la custodia y control de los documentos, la autorización e inspección de los depósitos y su ubicación y construcción. La preservación de la documentación debe formar parte de todo objetivo integral de cualquier institución y, por ende, de su estrategia global.

Contexto normativo

Uruguay, Ley N° 18.220, de 20 de diciembre de 2007, de la conservación y organización del Patrimonio Documental de la Nación. Sistema Nacional de Archivos.

• Artículo 1 (Fin) Es deber del Estado la conservación y organización del Patrimonio Documental de la Nación y de los documentos de gestión como instrumentos de apoyo a la administración, a la cultura, al desarrollo científico y como elementos de prueba, garantía e información. La administración pública deberá garantizar a sus archivos las condiciones necesarias, en cuanto a edificios y equipamiento, de acuerdo a especificaciones técnicas.

Uruguay, Decreto N° 232/010, de 2 de agosto, sobre la reglamentación de la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública.

• Artículo 2 (Ámbito de aplicación) El presente Decreto será de aplicación a todos los organismos públicos, sean o no estatales.
• Artículo 16 (Principio de conservación) Implica la responsabilidad de cada sujeto obligado de mantener el estado de conservación de los documentos que maneje, debiendo evitar su destrucción, deterioro o alteración.

Uruguay, Decreto N° 276/013, de 3 de setiembre, sobre la reglamentación de la Ley 18.600 relativa al procedimiento administrativo electrónico desarrollado en los órganos de la Administración Central.

• Artículo 25 (Archivo) Todos los documentos y expedientes electrónicos deberán archivarse por medios electrónicos, debiendo el órgano de la Administración Central asegurar la seguridad de la información y su adecuada conservación. 

Compromisos

1. La institución debe disponer de un plan de conservación que le otorgue una continuidad y coherencia en el tiempo.
2. Las decisiones que adopte el organismo respecto de la conservación preventiva, en el marco de la gestión documental, deben ser documentadas, debidamente motivadas y posteriormente difundidas.
3. La institución debe evaluar sus necesidades, mediante la elaboración de estudios sobre el estado de la conservación de sus fondos y la situación ambiental de sus instalaciones que fundamentarán el plan de conservación.
4. De manera general, la institución debe priorizar la implementación de medidas preventivas, siempre como medida precautoria ante la necesidad de medidas reparadoras.
5. Los estudios sobre el estado del arte de la conservación en la institución, elaborados por personal experto, deben contemplar: el ambiente, el almacenamiento, la seguridad, el acceso, el mantenimiento, los tratamientos de conservación y las prácticas y las políticas de conservación.
6. La institución debe establecer prioridades al respecto de las acciones preventivas a implementar, según criterios de impacto, viabilidad y urgencia. Para ello, es necesaria la existencia de un responsable de la implementación del Plan de Conservación que figure en el organigrama y sea reconocido en todo el centro.
7. La aplicación de una conservación preventiva corresponde e incumbe a todas las personas y todas las actividades que se desarrollan en una institución. Es vital la participación activa de todo el personal de la institución mediante el conocimiento de las funciones que tiene que desarrollar según su capacitación y sus funciones.
8. En el caso de gestión y custodia de documentos electrónicos, la institución debe incluir en su plan de conservación las medidas necesarias que aseguren la integridad, accesibilidad, confidencialidad, autenticidad, fiabilidad e identidad de los documentos, diseñadas con la colaboración de un equipo interdisciplinar formado por especialistas en tecnologías de la información, gestores de documentos y archiveros.

1.3. Diagramas de flujo