5. Plan de Gestión de Contingencias
5.1. Definiciones
El Plan de Contingencias es el instrumento cuyo objetivo es corregir deficiencias, actuar con eficacia en la prevención de desastres y definir los objetivos, los riesgos y los responsables.
5.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de Plan de Contingencias
La elaboración de un Plan de Gestión de Contingencias en los centros de archivos es una prioridad para la adecuada preservación y protección de los fondos custodiados. Aunque muchos siniestros no se puedan evitar, sus consecuencias pueden reducirse con la existencia de un plan, con la subsiguiente atenuación de los riesgos y los daños que puedan sufrir los documentos.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 452/009, de 28 de setiembre, sobre política de seguridad de la información. Dirección Nacional de Impresiones y publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/ decretos-originales/452-2009 [Consulta realizada el 7/12/19]
- Considerando I: Que se debe disponer medidas para garantizar la confianza y seguridad de los sistemas y de la información en poder de los organismos públicos.
- Considerando II: Que con el fin de proteger los activos de información y minimizar el impacto en los servicios causados por vulnerabilidades o incidentes de seguridad se debe proveer una efectiva gestión de la seguridad.
Compromisos
1. Un plan de gestión de contingencias se desglosa en tres partes:
- a. Planificación. Definición de objetivos, necesidades y recursos para establecer protocolos que se documentan.
- b. Protección. Uso de todos los recursos que eviten o minimicen el impacto.
- c. Reacción y recuperación. Protocolos diseñados para salvar los fondos del desastre.
2. La definición de las responsabilidades y su asunción por el organismo son imprescindibles para el establecimiento de un plan de gestión de contingencias. En el reparto de las responsabilidades se establecerá quién debe planificar y quién debe ejecutar los trabajos de salvamento y vacuación.
3. El nombramiento de un Comité de Contingencias permite reunir a especialistas de diferentes disciplinas (mantenimiento de edificios, expertos en seguridad, peritos de seguros, entre otros). Tiene un carácter asesor y es el responsable de la puesta en marcha del plan, medidas correctoras y prioridades, además de protocolos de actuación.
4. El Equipo de Contingencias es quien debe actuar, informar y evaluar situaciones en caso de riesgos.
5. La brigada de salvamento debe intervenir en la evacuación de los fondos documentales afectados en caso de siniestro, siempre después de que los técnicos de seguridad hayan garantizado la estabilidad ambiental en el edificio afectado.
6. A todos los miembros que participan en el plan se los convocará a cursos de formación sobre cuestiones de manipulación y rescate de documentos.
7. El Plan de Gestión de Contingencias deberá consignar la siguiente información:
- Planos del edificio, con información respecto de los documentos esenciales, los extintores y vías de evacuación.
- Cadenas de comunicación para activar en caso de emergencia, que se deben tener actualizadas (empresas, técnicos, etc.).
- Instrucciones para el personal, con las actuaciones básicas a desarrollar, protocolos específicos orientados al coordinador y equipos, además de procedimientos de evacuación y reubicación de los fondos.
- Formularios para la evaluación de los daños y el análisis de la respuesta.
- Póliza de seguros e información sobre redes institucionales (técnicos, empresas de transporte y empresas suministradoras).
5.3. Diagramas de flujo
