Archivo gráfico
Diariamente se trabaja en la expedición de la copia de unos 50 planos para usuarios particulares u organismos estatales. En los últimos años, con el fin de mejorar el servicio y generar procesos eficaces y eficientes de acceso a la información, se han desarrollado dos grandes proyectos que confluyeron en el Sistema de Gestión de Planos de Mensura (SGPM). En el año 2012 se comenzó a trabajar, en conjunto con el Área Informática del Ministerio, en el desarrollo de un programa que permitiera el seguimiento de las solicitudes de copia de planos y el diseño de una base de datos para maximizar la potencialidad del sistema, optimizar la gestión interna y facilitar la consulta de la información. Con este nuevo diseño se pueden realizar búsquedas más amplias a partir de la selección de otros datos con el objetivo de permitir al usuario llegar a una amplia gama de información, permitiendo ir más allá de la consulta de un plano registrado en particular.
Proyecto Archivo gráfico MTOP
Desde el 2013, con la suscripción del Convenio con la Fundación Ricaldoni, se está llevando adelante un proyecto de identificación y mejora en el acondicionamiento físico de la documentación existente en el archivo, así como para completar la base de datos de planos realizando la descripción y el ingreso de la información.
El proceso también incluyó la digitalización de los planos, donde un amplio porcentaje de las imágenes se obtuvo a partir del escaneo de los rollos de microfilmación ya existente. Por otro lado, a partir de la adquisición de un escáner que posibilita la digitalización de planos de gran tamaño, se profundizó en la obtención de imágenes de los mismos de acuerdo a diferentes criterios. Actualmente se está finalizando la digitalización de los planos recibidos hasta setiembre de 2015 y se prevé que para fin de año se encuentren disponibles las imágenes de todos los planos del archivo. Se ha planificado que a partir del 2016 el ingreso a la base de datos se haga conjuntamente con la digitalización del plano, lo que se traduce en la disponibilidad de consulta para el público en general.
Frente a esta nueva realidad queremos resaltar el potencial existente en esta documentación, que por medio de una correcta organización y una descripción documental estandarizada, sumado a las posibilidades que brinda el uso de bases de datos, permite facilitar el acceso a la información a toda la sociedad. En este sentido se ha entendido necesario seguir trabajando en la normalización de criterios de descripción que permitan reflejar las particularidades de la documentación así como cubrir las necesidades de información de los usuarios.
Estos aspectos representan una línea a seguir profundizando con el fin de posibilitar una apertura del archivo como fuente para la investigación, para poder recibir diversos tipos de usuarios de distintas áreas temáticas, permitir el intercambio y colaboración con otras instituciones que resguardan el patrimonio documental, apoyar y participar en publicaciones e investigaciones, entre otros.
Servicio de Microfilmación
Los documentos derivados de las expropiaciones realizadas por la Dirección Nacional de Topografía son gestionados a través de este servicio. Los mismos son “expedientes de expropiación y remanentes" con sus respectivos planos de mensura y planos remanentes. Llegan a Sistemas Micrográficos por dos vías: Servicios Administrativos de la Dirección Nacional -en el caso los expedientes- y por vía del Archivo Gráfico en el caso de los planos.
Vías de difusión: Formato Microfilm para archivo de consulta en las siguientes microformas: Tarjeta de apertura para planos y rollos para expedientes.