Legajo Digital: herramienta clave para un Estado más eficiente
Entrevista
¿Qué es el Legajo Digital?
FC: El Legajo Digital es el consolidado de la información funcional y datos personales de una persona durante su trayectoria laboral.
Está conformado por información autogestionada que proviene del CV Digital del funcionario o funcionaria más toda la información complementaria que es administrada por Gestión Humana (constancias de voto, méritos, deméritos, sumarios, etc.).
Fernando Carrasco, Sistema de Ocupaciones, Carrera y Retribuciones
¿Cómo surge la idea de generar esta herramienta?
MB: Desde ONSC estamos enfocados a la mejora continua de los procesos que dan apoyo a las gestiones humanas de la Administración Central. Analizamos la realidad de los diferentes organismos y detectamos una oportunidad de mejora en el proceso de legajos, creando una herramienta digital que facilita y optimiza la gestión de estos.
La idea principal y lo que da viabilidad al proyecto es fomentar la autogestión del legajo digital mediante el ingreso de información por cada funcionario y funcionaria a través del CV Digital.
Mariano Badano, Sistemas y Gobierno Electrónico
Creemos que esta herramienta facilitará la gestión y la toma de decisiones. Es un paso más que apunta a un Estado más eficiente e integrado.
Otro de los aspectos que nos motivó a generar la herramienta es la de contar con un legajo integral. Actualmente, en la mayoría de los casos, el legajo se encuentra en formato físico y cada parte queda en las diferentes unidades ejecutoras donde el trabajador o la trabajadora presta servicio. La filosofía detrás de este cambio es que el legajo digital es de la persona y se mantendrá íntegro independientemente de la movilidad que se tenga en la trayectoria laboral.
Es una herramienta que tiene un gran potencial para otros procesos de gestión humana vinculados; el hecho de contar con la información centralizada y estructurada genera oportunidades de mejora e integración entre los sistemas existentes de ONSC y sistemas externos.
¿Para qué sirve?
FC: Es importante contar con información completa y de calidad para la toma de decisiones. La herramienta en su filosofía autogestionada promueve la carga de información de forma descentralizada (sin recargar a quienes trabajan en Gestión Humana, como es hoy en día), es una estrategia que apunta a la completitud de la información por parte de los funcionarios.
El objetivo es automatizar los diferentes procesos existentes en búsqueda de una administración más eficiente de los recursos.
¿Cuáles son las ventajas y mejoras en los procesos de gestión humana?
MB: Apuntamos a tener legajos 100% digitales donde la información se centraliza y se almacena de forma estructurada, lo que permite a futuro incorporar nuevas funcionalidades para facilitar la gestión. Esto permite automatizar procesos de búsqueda, integración con sistemas internos o externos, generar procesos integrales y automatizados, etc. Para dar un ejemplo, nos encontramos trabajando en la integración con servicios que provee la Corte Electoral. Este tipo de integración nos permitirá obtener todas las constancias de votos de cada acto eleccionario reduciendo así los tiempos de gestión en cada organismo.
En definitiva, apuntamos a contar con información sistematizada y accesible, que según sus distintos niveles de gobernanza permitirá optimizar la gestión y la organización del trabajo.
¿Qué áreas de la Oficina están involucradas en esta nueva herramienta?
FC: La construcción de la plataforma GHE y sus diferentes módulos, entre ellos Legajo Digital, se lleva adelante mediante un trabajo transversal que involucra varios equipos de la Oficina Nacional del Servicio Civil. Intervienen el área de Sistemas y Gobierno Electrónico en el desarrollo e integración del módulo a los procesos existentes. El área Sistemas de ocupaciones, carrera y retribuciones que cumple el rol de “dueño” de producto, quienes definen el alcance y las diferentes funcionalidades a incorporar en función de la necesidad detectada. El área de Gestión del Empleo, dueños de producto de CVDigital, por la fuerte conexión que existe entre ambos módulos. La división de Gestión Humana quienes aportaron la mirada como principales usuarios de la herramienta en términos generales y además asumieron el rol de validación documental. La división Unidad Coordinadora de Implementación de Cambios (UCIC), quien cumple un rol estratégico y fundamental en la incorporación del Legajo Digital por los organismos interesados. Tiene el cometido de llevar adelante la implementación de este cambio organizacional.
¿Por qué los organismos deberían adoptarlo?
FC: Estamos convencidos que cuenta con grandes ventajas en la búsqueda de la mejora continua de los procesos existentes. Conlleva realizar una evaluación de la situación actual de cada organismo. Contamos con diferentes realidades y diferentes grados de madurez en adopción tecnológica, para definir la estrategia adecuada que permite realizar una gestión del cambio de forma ordenada. Quizá algunos organismos opten por digitalizar la información de los legajos en papel (solicitando a los funcionarios completar su CVD) o quizá algunos adopten una estrategia mixta donde convivan legajo físico y legajo digital.
El hecho de contar con información digitalizada permite que las unidades de gestión humana tengan mejor insumo para la toma de decisiones estratégicas.
Además, cabe destacar que recientemente culminamos satisfactoriamente una experiencia piloto realizada en nuestra Oficina Nacional.
¿Cuáles han sido las devoluciones de quienes participaron en dicha experiencia piloto de implementación del Legajo Digital?
FC: Hemos trabajado en un piloto interno en ONSC donde adoptamos el legajo digital en el organismo. A lo largo del proceso y de la intervención de las diferentes unidades, tomamos lecciones aprendidas que nos permitirán anticiparnos a los problemas o dificultades al momento de realizar la implantación del legajo en los distintos ministerios.
¿Qué mejoras incorporaron a la herramienta a partir de estas devoluciones?
MB: Fueron incorporadas varias mejoras a nivel del sistema y a nivel de procedimientos buscando como objetivo un proceso amigable entre los diferentes actores.
En particular, se tomaron criterios que brindan transparencia y garantía a la hora de realizar la validación documental. Además de cambios que apuntan a una mejor experiencia del usuario al momento de completar su CVD.
¿A partir de cuándo y dónde tienen pensado comenzar a implementarlo?
CM: Tenemos planificado realizar un evento de presentación el próximo 15 de agosto. Estará dirigido a los referentes de Gestión Humana, quienes son los principales usuarios y destinatarios de las políticas que se promueven desde esta Oficina Nacional.
Si bien el módulo quedará disponible para toda la Administración Central de forma inmediata, se realizará una planificación de implantación a cargo de UCIC, quien analizará en conjunto con cada organismo su realidad particular y se definirá la mejor estrategia para cada situación.
Carla Mato, Unidad Coordinadora de Implementación de Cambios
¿Cuál será la estrategia de implementación?
CM: Como estrategia nos centraremos en primer lugar en la implantación dentro del inciso Presidencia. Como pasos siguientes, se realizará un relevamiento de interés y en función de eso se elaborará un cronograma de implantación.
¿Los organismos están obligados a utilizar la herramienta?
CM: La herramienta está desarrollada e integrada a la plataforma GHE, que abarca a todos los organismos de la Administración Central. Si bien no contamos con una reglamentación específica sobre la obligatoriedad en el uso de esta herramienta, entendemos que será un servicio adoptado paulatinamente por todos, dadas sus características y ventajas, pero dependerá de la voluntad y la posibilidad de cada organismo.
¿Cómo será el intercambio con otros organismos para que esto se lleve a cabo?
CM: La Unidad Coordinadora de Implementación de Cambios mantiene vínculo con los referentes de Gestión Humana de los diferentes organismos de la Administración Central, con quienes acordará tareas en conjunto en función de la planificación establecida.