Recomendaciones
La presentación de la información de Transparencia Activa
Es recomendable que los contenidos se puedan encontrar con facilidad. Si el organismo eligiera tener una sección específica en el sitio web, se recomienda incorporar una etiqueta “Transparencia”, para identificar los contenidos relacionados con la temática, siempre que la herramienta lo permita. Esto contribuye a que los contenidos se encuentren en un mismo lugar o con una misma etiqueta.
Para los organismos que están integrados en el Portal del Estado gub.uy, esta información se encuentra en la opción de "Menú Institucional" y los ítems detallados en el mismo. En este caso, todos los organismos tienen la información de TA en los mismos lugares.
El mecanismo para solicitar información
Se recomienda que el mecanismo disponible para solicitar información ante el organismo (correo, formulario de contacto, etc.), se incluya dentro de esa sección de transparencia o dentro de una pestaña denominada “trámites” o “gestiones ante el organismo”. En el caso de trámites.gub.uy esta información estaría en el listado. Para los organismos que están integrados en el Portal del Estado gub.uy, el mecanismo preferente es a través del Sistema de Acceso a la Información Pública SAIP.
El diseño de la estructura del organismo/del organigrama
Se aconseja publicar el organigrama con los nombres de las autoridades de manera tal que la información sobre la estructura se pueda asociar fácilmente a estas personas, sus CV y datos de contacto oficiales. No es necesario que exista un “dibujo” o “esquema” pero sí que se identifiquen las jerarquías y sus niveles.
Los cometidos asociados a cada área
Se recomienda que al publicar la información que permite conocer a qué se dedica cada área del organismo también se asocie con los datos del gerente o jefe responsable, su CV y los datos de contacto institucional.
Remuneraciones, cargos y escalafones asociados
Se sugiere asociar la retribución con la denominación del cargo y no únicamente con el escalafón. Esta determinación también puede resultar útil, si una misma categoría del funcionariado tiene diferente remuneración.
Las resoluciones adoptadas por el organismo
A la hora de publicar las resoluciones también es aconsejable acompañarlas con un resumen o breve descripción de su contenido para que puedan ser ubicadas fácilmente sin la necesidad de saber el número y la fecha del acto administrativo.
El proceso de revisión y actualización de la información
La información que se publica debería ser revisada y actualizada mensualmente cuando corresponda, siguiendo el criterio establecido en el artículo 38 del Decreto Nº 232/010.
Obligación de publicar que no aplica a un organismo
Indicar cuando determinada obligación no aplica al organismo, por ejemplo, cuando se trata de una persona pública no estatal no le aplica la obligación de publicar la nómina del funcionariado que sin pertenecer al organismo cumplen funciones en el mismo (contratados o por comisión) con la compensación correspondiente (artículo 38 numeral 10).
También puede ser el caso de un desconcentrado o una unidad ejecutora y esa información ya está en el sitio del inciso al cual pertenece de forma centralizada. Es deseable indicar este detalle. Esto evitará consultas o denuncias acerca de por qué no se encuentra publicada esa información en el sitio del organismo. También evitará que el puntaje del Índice Nacional de Transparencia (Intai) se vea afectado.
La utilización de lenguaje sencillo
Es una buena práctica que la información se presente de forma sencilla, clara y comprensible, especialmente cuando se trata de información que refiere al manejo de fondos, compras, concursos, remuneraciones y presupuesto. De esta forma podrá ser utilizada y comprendida por el mayor número posible de personas.
La transparencia proactiva
Se sugiere ser proactivos a la hora de ofrecer información a través del sitio web. Cuando determinada información se solicita en forma frecuente o fue identificada por el organismo como de interés para la población, su publicación en el sitio web sin necesidad de presentar una solicitud ante el organismo facilitará el ejercicio del derecho, así como el trabajo del funcionariado.
La transparencia de funcionamiento de órganos colectivos
Se aconseja publicar también los puntos efectivamente tratados en el orden del día. También publicar en forma sistemática esta información ya que ello permite mostrar la periodicidad con que se reúnen los órganos jerárquicos, los temas tratados y las asistencias.
La información sobre trámites y servicios
Es recomendable indicar cuál es la población objetivo, cuáles son los requisitos y documentos necesarios y cómo realizar los trámites que posee y lleva a cabo el organismo, especificando si es presencial o en línea. Es válido y recomendable, agregar el enlace correspondiente al trámite cuando esté disponible en el Catálogo de trámites y servicios del Estado. Sin perjuicio de las obligaciones establecidas por el Decreto N° 353/023, para los organismos comprendidos.
La información sobre viajes y viáticos
En este caso, se aconseja publicar una tabla con los datos de los viajes, donde se indiquen los viáticos asignados, la razón del viaje, los participantes (sean o no funcionarios o trabajadores públicos) y el resultado; o bien se puede realizar un vínculo a las resoluciones que designan a los viajantes, y agregar los resultados y viáticos.
La información sobre gastos y ejecución del presupuesto
Se recomienda presentar la información de forma que sea de fácil compresión. Esta premisa hace que no sea aconsejable publicar la ley de presupuesto, ni un vínculo electrónico a la página web de Contaduría General de la Nación o planillas que dificulten la comprensión, por ejemplo:
- Si el organismo recibe partidas otorgadas por organismos internacionales, también deberán estar disponibles en la web.
- Cuando la Ley señala “Indicación del responsable en recibir, administrar y ejecutar los ingresos” se hace hincapié en que pueda asociarse a la descripción de tareas del jerarca que sea ordenador de pagos y gastos.
- En cuanto al “Balances y estados contables, actualizados al ejercicio anterior al ejercicio en curso”, el objetivo de este ítem es poder visualizar la manera en que se va ejecutando el presupuesto asignado a los sujetos obligados. Puede presentarse como estados contables o como un listado de ingresos y egresos del organismo durante el ejercicio.
- Por último, en cuanto a “Auditorías: cantidad de auditorías, observaciones formuladas y aclaraciones realizadas por el sujeto obligado”, las mismas pueden ser las realizadas por la Auditoría Interna de la Nación, por el Tribunal de Cuentas de la República, por departamentos de auditoría internos si existieran o por empresas auditoras independientes.
- En caso de las licitaciones no se recomienda redireccionar al inicio de la página de compras estatales. La redirección debe hacerse a la adquisición o adquisiciones del organismo, ya que el fin último es facilitar a la persona la búsqueda de esta información. De esta manera, todas las personas públicas estatales pueden incluir el link al sitio web y cumplir con los ítems pliegos y adjudicaciones.
Ubicación del organismo y formas de comunicarse
La información disponible en el sitio web debe permitir que las personas puedan acceder fácilmente a los diferentes canales que hay disponibles para relacionarse con el organismo. Por lo tanto, se recomienda que se publiquen todos los medios disponibles para tal fin (dirección, teléfonos, correos electrónicos, redes sociales, formulario de contacto, etc.). También se aconseja que se indiquen los horarios y requisitos para la atención.