3. Descripción archivística
3.1. Definiciones
La descripción es una función esencial en el tratamiento de la información archivística, ya que facilita el acceso a los archivos y a la información sobre los documentos mediante instrumentos descriptivos, así como la comprensión del contexto y contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.
3.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de descripción archivística.
La descripción archivística se liga de manera directa con los procesos previos de identificación y clasificación, pues únicamente es posible describir información que se encuentre debidamente organizada. Asimismo, que un archivo esté bien organizado no garantiza que se pueda acceder y consultar la información que contiene. Para ello es necesario describir su contenido.
Por lo tanto, la descripción es una condición necesaria para la realización de otros procesos, como aquellos asociados a la evaluación y a la difusión documental y a servicios de referencia y consulta de los archivos. No podrá evaluarse, conservarse y difundirse apropiadamente un fondo documental si no se conoce su contenido, su procedencia institucional y las funciones que dieron lugar a su creación y utilización.
En el Uruguay existe la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA), que contempla las normas internacionales de archivos aceptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
Contexto normativo
Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 12 (Difusión) Los archivos deberán facilitar los instrumentos de descripción (inventarios, índices, catálogos, etc.) de sus fondos documentales, así como divulgar cualquier otra actividad que contribuya a la transparencia administrativa y el acceso al Patrimonio Documental de la Institución.
Compromisos
1. Los documentos de archivo deben ser representados de manera comprensible, dando información sobre la institución, su contexto de creación y su contenido.
2. Uno de los principales objetivos al implementar la función técnica de la descripción es el de facilitar el acceso, localización de los documentos y recuperación de la información.
3. La correcta descripción de la información contenida en los documentos permitirá verificar la autenticidad de la procedencia de esos mismos documentos de archivo.
4. Antes de abordar cualquier acción referida al ámbito de la descripción archivística, será preciso realizar un estudio de diagnóstico de la situación.
5. Las autoridades públicas propondrán acciones para el diseño de la política descriptiva de sus instituciones o sistema de archivos. }
6. Se establecerá un plan de descripción archivística en las instituciones o sistemas institucionales de archivos.
7. Se adoptarán políticas archivísticas definidas para toda institución o sistema de archivos, en sintonía con las directrices que marquen los responsables en materia de archivos, siendo el rector de políticas archivísticas el Archivo General de la Nación.
3.3. Diagramas de flujo
