1. Evaluación documental, definiciones.
1.1. Definiciones
La Evaluación Documental es un proceso archivístico-administrativo, con actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden ser las siguientes: identificación, valoración, selección, disposición final. Afecta a las series documentales. La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación y se especifica el destino decidido en el proceso de evaluación documental, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles parcialmente y cuáles eliminadas en su totalidad, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido.
1.2. Compromisos
Descripción de la línea de acción de Evaluación Documental Se considera necesario que la institución diseñe e implemente un sistema de evaluación, incluyendo varios procesos que comprenden la identificación de las series y, por tanto, de las actividades que testimonian, el análisis de los valores de los documentos para proponer su selección planificando su conservación permanente o su eliminación y sus plazos. La evaluación se inserta de lleno en las políticas y sistemas de gestión de los documentos y de la información.
La base de cualquier sistema de evaluación debe centrarse en tres aspectos: en primer lugar, debe contar con una norma de regulación; en segundo lugar, debe haber una atribución de potestades y responsabilidades, es decir, una autoridad; y, por último, es preciso que produzca y aplique unos acuerdos, normalmente reflejados en lo que se conoce como Tablas de Plazo Precaucional de Documentos.
En este apartado se agrupan aquellos compromisos que permitirán optimizar este procedimiento.
Contexto normativo
Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre de 1994. Sobre el Patrimonio Histórico y Cultural. Documentos públicos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www. impo.com.uy/bases/decretos/497-1994. [Consulta realizada el 7/12/19]
Considerando I: Que resulta necesario definir los criterios de determinación del valor cultural, histórico, evidencial o intrínseco de los documentos así como disponer las medidas necesarias para su debida custodia y conservación.
Considerando II: Que razones de buena administración aconsejan disponer la destrucción de aquellos documentos que, careciendo del citado valor, no sean necesarios para el trámite administrativo para el que fueron utilizados.
Uruguay, Decreto N° 428/999, de 30 de diciembre de 1999. Aprueba, con carácter obligatorio para todas las dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario Tabla de Plazo Precaucional de Documentos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https:// www.impo.com.uy/bases/decretos/428-1999 [Consulta realizada el 7/12/19]
Artículo 1 Apruébase la aplicación, con carácter obligatorio para todas las dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario de Tabla de Plazo Precaucional de Documentos, anexa al presente Decreto y que forma parte del mismo.
Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, Reglamentario de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/ decretos/355-2012 [Consulta realizada el 7/12/19]
Artículo 6 (Responsabilidad de las Instituciones)
Será responsabilidad institucional: […]
f) No eliminar documentos sin la previa consulta a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación, que funcionará en la órbita del Archivo General de la Nación.
Artículo 15
Modifícase el Artículo 2° del Decreto N° 497/994 de 10 de noviembre de 1994, que quedará redactado de la siguiente manera:
“Artículo 2. Créase la COMISIÓN DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL DE LA NACIÓN, que funcionará en la órbita del Archivo General de la Nación, a efectos de determinar qué documentos reúnen estos requisitos y la aprobación de propuestas de establecimiento de Tablas de Plazos Precaucionales de Conservación de Documentos, así como controlar su efectivo cumplimiento.
Dicha Comisión estará integrada por un representante del Archivo General de la Nación (que la presidirá), un representante de la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación, un representante de AGESIC, un representante de la Universidad de la República y un representante de la Asociación Uruguaya de Archivólogos”.
Compromisos
- La dirección del organismo debe aprobar las normas de evaluación. La destrucción irregular de documentos comporta, en algunos casos, graves sanciones económicas e incluso procesos de carácter penal. Es esencial que la institución se dote de normas para la aprobación de plazos de conservación de sus documentos y de sistemas reglados.
- La evaluación se realiza sobre las series documentales, entendidas como el conjunto de documentos simples o compuestos, producidos, recibidos o conservados por una institución que son reflejo de una o varias actividades o procesos desarrollados en el ejercicio de sus competencias. No se valoran unidades documentales sueltas ni archivos o fondos documentales en general.
- La evaluación afecta a los documentos administrativos y a sus contextos de producción, porque lo que trata de discernir sobre su caducidad administrativa o su permanencia como testimonio y memoria.
- La evaluación afecta por igual tanto a los documentos en papel como en otro soporte.
- En la evaluación documental se identifican las series que contienen información esencial para la institución, asegurando de esta forma su adecuada protección, conservación y preservación, así como también aquellos documentos que justifican derechos y deberes tanto de la propia institución como de terceras partes.
- La destrucción no es el fin de la evaluación, sino un medio; no se pretende eliminar en razón del volumen documental, sino prescindir de lo innecesario buscando economía, eficacia y la conservación de la memoria.
- Es necesario asegurar la conservación a largo plazo de los documentos que ayudarán a explicar en el futuro la evolución de una sociedad o de un organismo desde diversos ámbitos (social, político, económico, tecnológico, etc.).
- Se debe establecer un procedimiento de evaluación que delimite en qué momento de su ciclo vital los documentos pueden ser consultados por las personas y bajo qué circunstancias y condicionantes, siempre según la legislación vigente y en particular de acuerdo con las disposiciones de la Ley N° 18.381/008, de 17 de octubre, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
- La base de cualquier sistema de evaluación debe centrarse en tres aspectos: en primer lugar, debe contar con una normativa de regulación; en segundo lugar, debe haber una atribución de potestades y responsabilidades, es decir, una autoridad; y por último, es preciso que produzca y aplique unos acuerdos, normalmente reflejados en lo que se conoce como Tablas de Plazo Precaucional de Documentos.
- Dada la responsabilidad sobre la eliminación, dentro de la institución deben crearse órganos o entidades específicas que sancionen, controlen y cuantifiquen la evaluación, por ejemplo, una Comisión de Evaluación Documental Institucional. Para ello, se deben establecer criterios y procedimientos para ejercer dicha responsabilidad dentro de la institución.
- La responsabilidad del proceso de evaluación documental debe estar compartida por gestores administrativos, informáticos, archivólogos, historiadores, contadores, abogados, archiveros y usuarios.
- Es imprescindible documentar todas las operaciones derivadas de la evaluación documental, incluyendo la destrucción de los documentos, de forma transparente y fiable.
- El Formulario de Identificación y Valoración de Series Documentales persigue poner a disposición de los miembros del órgano o comisión dedicada a sancionar y controlar la evaluación la mayor información posible, con el fin de juzgar el valor de los documentos que componen la serie documental objeto de evaluación. Los elementos que integran el citado Formulario son los siguientes:
a. Datos de Identificación:
- Código de la Serie (del Cuadro de Clasificación, en caso de existir).
- Denominación de la serie.
- Procedencias y fechas extremas: (• Organismo productor. • Unidad administrativa / Función. • Fecha inicial. • Fecha final).
- Legislación. (• Rango. • Descripción. • Fecha. • Número).
- Tipo de ordenación.
- Tipo de descripción.
- Tipo de soporte.
b. Datos de Valoración:
- Valores primarios y secundarios. (• Tipos de valores. • Plazo de retención y responsable. • Archivo de gestión. • Archivo Central. • Histórico. • Fundamentación del plazo. • Ley. • Decreto. • Resolución. • Decisión jerárquica).
c. Datos de Acceso:
- Clasificación de la información.
d. Observaciones.
e. Datos de contacto de la unidad administrativa.
- Nombre del contacto.
- Teléfonos.
- Correo electrónico.
- Firma y fecha.
14. La evaluación no ha de aguardar al ingreso de los documentos en los archivos, sino que ha de adelantarse, incluso, a la producción de los documentos. Si partimos de la racionalización de su producción y de su uso, llegaremos a la normalización de los procedimientos y se evitará la producción de documentos inútiles, determinando también el control y regulación del acceso.
15. La incorporación de los criterios de evaluación en la fase de diseño, rediseño o producción de los documentos digitales es fundamental. Por ello, es imprescindible la implicación de los proveedores de sistemas de información y productores de documentos. 16. En cumplimiento de una eficaz implementación de las políticas de igualdad de género, los criterios de evaluación incorporarán una mención expresa a la necesaria preservación de aquellos fondos y series documentales que contengan información relevante para el desarrollo de una historiografía relacionada con la actividad de la mujer en la Sociedad.
1.3. Diagramas de flujo
