Glosario
Clasificación: acto administrativo motivado y fundado por el cual el organismo declara una información (documento o parte de él) como reservada o confidencial, con los requisitos y consecuencias que surgen de la Ley Nº 18.381
Desclasificación: acto administrativo motivado y fundado, por el cual una información reservada pierde dicha calidad, cuando se extinguieron las causas que dieron lugar a su clasificación.
Excepciones a la información pública: situaciones de interpretación estricta en las que determina información creada y/o en poder de un organismo público, debe ser considera secreta (porque hay una norma que así lo dispone) o es pasible de ser clasificada como reservada o confidencial por el jerarca o quien lo represente. En esta categoría entran las informaciones definidas como secretas por una ley, y las definidas por la Ley Nº 18.381 como de carácter reservado o confidencial.
Información reservada: información clasificada como tal, cuando su difusión pueda afectar alguna de las situaciones descriptas por el art. 9º de la Ley Nº 18.381.
Solicitud de acceso a la información pública: Se trata del pedido que efectúa una persona física o jurídica que busca acceder a la información que un organismo público tiene en su poder. Dicha solicitud se presenta por escrito ante el titular del organismo que tiene la información, indicando su nombre y domicilio, datos que le permitan al sujeto obligado ponerse en contacto, descripción de la información que se pretende obtener y cuál es el soporte preferido para recibirla. Nótese que la elección de un soporte determinado no obliga al organismo.
Sujetos obligados: los sujetos obligados a efectos de la ley son los organismos públicos estatales y no estatales.
Versión pública: significa que en los casos en que un documento o expediente contenga partes o secciones reservadas o confidenciales, el sujeto obligado deberá permitir el acceso a la parte pública, y restringir el acceso a aquellas partes o secciones clasificadas, señalando cuáles son y porqué fueron omitidas. En caso de que el documento únicamente se posea en versión impresa, deberá fotocopiarse y sobre éste deberán testarse las palabras, párrafos o renglones que sean clasificados, a los efectos de no entregarlos. En caso de documento electrónico, deberá insertarse la palabra “Eliminado”, y señalarse si la omisión es una palabra(s), renglón(es) o párrafo(s), en la parte del documento donde se hubiese ubicado originalmente el texto eliminado.
Instructivo práctico de clasificación
Introducción
El presente instructivo está dirigido a los responsables de transparencia pasiva de los sujetos obligados por la Ley N° 18.381 de Acceso a la Información Pública del 17 de octubre de 2008, los organismos públicos tanto estatales como no estatales.
Capítulo I. Pasos a tener en cuenta para clasificar la información
Se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Identificar los activos de información que hay en el organismo.
2. Clasificar la información.
3. Rotular la información.
4. Realizar versiones públicas de los documentos.
1) Identificar los activos de información que hay en el organismo
Información pública es aquella que emane o esté en posesión de cualquier organismo público sea o no estatal, salvo las excepciones establecidas por ley sobre secreto, reserva o confidencialidad. Se puede ver que el criterio es subjetivo, ya que toda la información que esté en posesión de la administración es información pública por ese solo hecho, salvo las excepciones establecidas a texto expreso por la ley. La regla es la publicidad de la información y la excepción, la clasificación o secreto.
Antes de comenzar a clasificar la información resulta útil realizar un relevamiento de los activos de información con que cuenta cada sujeto obligado. En la mayoría de los sujetos obligados el tipo de información se repite mediante series documentales; puede elaborarse entonces una matriz de criterios a aplicar en cada documento o expediente que corresponda a una serie «crítica».
Información reservada
Los sujetos obligados pueden reservar temporalmente cierta información por razones de interés público, de acuerdo al artículo 9° de la ley de acceso. La reserva debe ser hecha a través de una resolución fundada, considerando los elementos objetivos y verificables que permitan evaluar el eventual daño que se causaría al interés público protegido, si la información se diera a conocer. Los titulares de los organismos obligados son responsables de clasificar la información como reservada. Siempre se debe observar, tanto en la interpretación como en la aplicación de la ley, los principios de máxima publicidad y de divisibilidad.
El período máximo de reserva es de 15 años desde la fecha en que ha sido clasificada, pero puede ser desclasificada antes, si las causas que dieron lugar a la reserva desaparecen; si las causas se mantienen, el plazo puede extenderse por otros 15 años. La desclasificación también se debe realizar por acto administrativo fundado del jerarca del sujeto obligado, según indica el artículo 26 del Decreto 232/10. Se desclasifica en las siguientes hipótesis:
- cuando vence el período de reserva;
- si finalizaron los motivos que hicieron clasificar la información;
- cuando la UAIP solicite la desclasificación, porque considera inadecuada la clasificación; o
- cuando una resolución judicial determine la desclasificación.
En la información reservada se incorporará una leyenda indicativa de que es información reservada, la fecha de su clasificación, el literal del artículo 9° que fundamente la reserva, el período de reserva y la firma del jerarca. Asimismo se deberá realizar la prueba de daño descripta más adelante. Si está contenida en un expediente, la carátula debe decir que contiene información reservada; lo mismo para la confidencial o secreta. Asimismo, se debe enviar semestralmente a la UAIP un formulario conteniendo los siguientes datos acerca de la información reservada:
- Datos del sujeto obligado.
- Temática a reservar.
- La fecha de la clasificación.
- Número de resolución de reserva.
- Período que comprende el informe (es semestral).
- Firma del sujeto obligado
Información confidencial
Es la información que los terceros entregan a los sujetos obligados con carácter de confidencial, y que refiere al patrimonio de una persona, a hechos o actos de carácter económico, contable, jurídico o administrativo de una persona física o jurídica y que puedan ser útiles para los competidores, o que se encuentre amparada por una cláusula de confidencialidad. También son información confidencial los datos personales que requieren previo consentimiento.
Recordar: No requieren previo consentimiento los listados cuyos datos se limiten a nombres y apellidos, documento de identidad, nacionalidad, domicilio y fecha de nacimiento de las personas físicas; en el caso de personas jurídicas: razón social, nombre de fantasía, registro único de contribuyentes, domicilio, teléfono e identidad de las personas a cargo. Al tratar datos personales se debe buscar que sean exactos, actualizados y no excesivos en relación con los fines para los cuales se hayan obtenido
Información secreta
Es aquella que las diferentes leyes han indicado como secreta. En este caso es el legislador quien lo ha definido así; por lo tanto, no se debe clasificar la información como secreta, aunque sí es conveniente rotular los documentos que contienen información secreta.
Existen determinadas leyes que establecen secretos, por ejemplo: bancario, tributario, estadístico, profesional. Un listado extenso (pero no taxativo) es el que se encuentra en la página 4 y siguientes de este documento y está disponible en la página web de la Unidad.
Importante: como se indicó anteriormente, ninguna de las excepciones se pueden oponer ante casos de violaciones a los derechos humanos o cuando la información sea relevante para prevenir o evitar violaciones de derechos humanos. En estos casos siempre debe permitirse el acceso a la información.
2) Clasificar la información
Sólo se puede denegar el acceso a la información pública mediante resolución fundada del jerarca del sujeto obligado o quien ejerza sus potestades. En esta resolución se debe señalar que la información solicitada encuadra dentro de las hipótesis de reserva, confidencialidad o secreto de acuerdo a los artículos 8°, 9° y 10 de la ley de acceso.
Pautas para clasificar:
- Sólo se clasifica la información reservada y confidencial.
- Se clasifica mediante resolución, motivada. » La resolución debe estar dictada por el jerarca o su delegatario.
- La resolución declara que determinada información o documento o parte de él es reservada, o confidencial.
- En el caso de información reservada se debe establecer el plazo de reserva.
- Si se trata de información reservada, se debe realizar la prueba de daño indicada en el art 25 del decreto reglamentario 232/2010.
Prueba de daño
La prueba de daño consiste en ponderar los riesgos que existen al mostrar la información reservada, y que se evitarían al mantenerla apartada del conocimiento público. El objetivo de la prueba es evaluar el potencial daño que podría causar el conocimiento de la información. La ausencia de prueba de daño es la mayor debilidad que se encuentra en las resoluciones de reserva que realizan los sujetos obligados. Debe acreditarse, caso a caso, cómo es que se afectan los bienes jurídicos relevados en el artículo 9°, ya que la denegación del acceso a la información limita el ejercicio de un derecho fundamental.
Importante: la Unidad tiene potestades de desclasificar aquella la información que no cumple con los requisitos establecidos para la clasificación.
3) Rotular la información
Rotular correctamente la información resulta fundamental para que los funcionarios que trabajan en los sujetos obligados puedan conocer la calidad de los activos de información que manipulen.
Para ello, resulta una buena práctica incluir, en la primera hoja de cada documento, la clasificación de la misma (confidencial, reservada, secreta). Asimismo, en el caso de la información reservada es conveniente incluir los siguientes datos:
- fecha de clasificación: indicar la fecha de la resolución que reserva la información;
- periodo de reserva: el máximo son 15 años desde la fecha de resolución;
- fundamento legal: en que literal del artículo 9° de la Ley N° 18.381 se funda; y
- firma de la autoridad: jerarca o quien cumpla funciones delegadas.
4) Realizar versiones públicas de los documentos
En el caso de documentos en soporte papel, lo ideal es fotocopiarlo y excluir las palabras, párrafos o renglones que sean clasificados, insertando la palabra “eliminado” e indicando el fundamento legal en cada caso de eliminación. Si el documento sólo existe en formato electrónico, se deberá crear un nuevo archivo electrónico que excluya las partes clasificadas e indique el fundamento legal de la exclusión. En el caso de los datos personales, se procederá a su disociación a fin de que no puedan asociarse con la persona física o jurídica a la que se refieran.
Capítulo II. Modelo de resolución de clasificación
- Una resolución de clasificación de reserva siempre debe contemplar los siguientes datos:
- Fecha de resolución: será la fecha a partir de la cual se entiende como reservada la información. Información a reservar:
- individualizar qué información se está reservando ya sea número de expediente, de carpeta, de oficio, de plano, de informe, etc.
- Período de reserva: el máximo son 15 años desde la fecha de resolución.
- Fundamento legal: se debe indicar cuál de los literales del artículo 9° ampara la reserva.
- Prueba de daño: manifestar qué bien jurídico de interés público podría lesionarse y de qué manera, en caso de que la información fuera pública.
- Firma de la autoridad: la resolución de reserva es un acto del jerarca o quien cumpla funciones delegadas.
Una resolución de clasificación de confidencialidad siempre debe contemplar los siguientes datos:
- Fecha de resolución: será la fecha a partir de la cual se entiende como clasificada la información como confidencial.
- Información a clasificar: individualizar qué información se está clasificando ya sea número de expediente, de carpeta, de oficio, de plano, de informe, etc.
- Fundamento legal y motivación: se debe indicar cuál de las causales del artículo 10° ampara la clasificación y explicitar la motivación.
- Firma de la autoridad: la resolución de clasificación es un acto del jerarca o quien cumpla funciones delegadas.
Capítulo III. Criterios Administrativos Implementados por la UIAP
Clasificaciones a futuro: no se puede realizar clasificación de información que aún no ha sido generada, ya que entonces resulta imposible ponderar el daño objetivo que puede generar la publicidad. Este criterio se encuentra recogido en la resolución de la Unidad Nº 29/010 del 19 de noviembre de 2010.
Clasificaciones genéricas: no es posible clasificar información de manera genérica; en la operación de clasificación cada caso debe valorarse por separado y generar una resolución por cada reserva. Este criterio está presente en el dictamen de la Unidad Nº 02/011 del 12 de mayo de 2011 y el dictamen Nº 17/013 del 20 de diciembre de 2013 entre otros.