Unidad de Acceso a la Información Pública

4. Disposición final.

La disposición final es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Plazo Precaucional, con miras a su conversación total por tanto transferencia al archivo histórico, eliminación y/o reproducción.

Descripción de la línea de acción de la fase de disposición final

En tanto que la disposición documental puede desembocar en la guarda permanente (es decir, la transferencia) y en la destrucción documental, se presentarán a continuación estas dos líneas de acción por separado.

No obstante, las resoluciones deberían ser revisadas para confirmar o modificar su estado.

Otras actividades importantes son las siguientes:

1. Verificación de los motivos que desencadenan las acciones de disposición.
2. Confirmación que cualquier acción en la que el documento pueda participar ya se haya completado.
3. Creación de instrumentos que testimonian las disposiciones posibles y mantenimiento de registros de las acciones de disposición susceptible de auditoría.

3.1. Transferencia de documentos

3.1.1 Definiciones

La transferencia de documentos es el proceso archivístico que consiste en el envío de los documentos al archivo histórico, basándose en los períodos de retención ya establecidos en las TPP previamente aprobadas.

3.1.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de transferencia de documentos Se considera necesario que las instituciones diseñen e implementen un procedimiento de transferencia de documentos de archivo, de acuerdo con los resultados de la fase de evaluación, que considere las principales actividades del proceso, independientemente del formato del documento.

Contexto normativo

Uruguay, Ley N° 8015, de 28 de octubre de 1926, de creación del Archivo General de la Nación. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/leyes/8015-1926 [Consulta realizada el 7/12/9]

• Artículo 1 […] El Consejo Nacional de Administración ordenará o gestionará la remisión al Archivo General de la Nación los documentos de interés histórico que existan en otras oficinas públicas y que no sean necesarios para el despacho de las mismas. Las oficinas a que el Poder Ejecutivo se dirija reclamándole el envío de documentos quedan obligadas a hacerlo en un término prudencial.

Uruguay, Decreto N° 713, de 5 de setiembre de 1974, que dispone que las oficinas públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados. . Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www. impo.com.uy/bases/decretos/713-1974 [Consulta realizada el 7/12/19]

• Artículo 1 Las Oficinas Públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan 30 años de archivados y que al tiempo de cumplirse dicho término no sean objeto de trámite.

Compromisos

1. Una vez transcurrido el plazo de conservación, determinado en la fase de valoración, de aquellas series de guarda permanente, los documentos deben transferirse al archivo histórico, con el objeto de atender su preservación y ofrecer un excelente servicio de información.
2. La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento de gestión que rige las transferencias de los documentos al archivo histórico.
3. Toda transferencia de documentación irá acompañada de una relación de entrega o formulario de transferencia que debe facilitar la información necesaria sobre la documentación que se transfiere.
4. En la relación de entrega se describirá el contenido de los documentos de forma identificable, exhaustiva y pertinente, para poder controlar las transferencias y permitir una recuperación eficiente de la documentación.
5. En el archivo receptor se cotejarán o verificarán los datos consignados en la relación de entrega, para comprobar que la información que aparece corresponde con los documentos que se reciben, ya que, a partir de ese momento, el archivo se hace responsable de ellos. Una vez verificado, se incluyen los datos que debe cumplimentar el archivo y se firmará la relación, dando a entender el visto bueno del responsable del archivo.
6. La relación de entrega o formulario de transferencia se redactará por triplicado para devolver una de las copias a la unidad o archivo remitente y conservar las otras dos en el archivo receptor, una en el registro general de ingresos y otra en el registro de unidades remitentes.
7. Es obligación de las instituciones, cuando transfieren al Archivo General de la Nación, que los fondos documentales estén en un estado de conservación adecuado, con su correspondiente instrumento de descripción y habiendo sido aprobado su destinado final en la TPP de la Comisión de Evaluación Documental Institucional.
8. En los sistemas de gestión de documentos electrónicos también se realizan transferencias (aunque no se trate de un traslado físico de documentación).
9. A partir del momento de transferencia, se aplicarán las políticas de acceso, migración, acciones de conservación y destrucción, siguiendo lo establecido en la comisión de evaluación competente.
10. Cuando la transferencia es de documentos electrónicos y se realiza de un sistema de gestión documental a otro, se debe prever: a. La compatibilidad de formatos. b. La compatibilidad del soporte.
11. Los metadatos del documento electrónico deben ser transferidos asociados al documento para permitir su identificación, así como su autenticidad y los procedimientos de conservación que puedan ser necesarios en el futuro.
12. La documentación electrónica ingresará en el archivo junto con sus metadatos y las correspondientes firmas. El archivo puede añadir un sello o firma que servirá para asegurar la integridad y autenticidad del documento a lo largo de su vida, lo que puede liberar de la tarea de mantener el sistema de verificación de firmas.
13. Además de los metadatos y las firmas correspondientes, los documentos deben ir acompañados de otra documentación complementaria como:

• Indicaciones de los procedimientos de privilegios de uso y acceso.
• Indicaciones de los procedimientos para prevenir, corregir y descubrir pérdidas de información o alteración de los mismos.
• Indicaciones de los procedimientos de conservación en relación al deterioro de los soportes y a la obsolescencia tecnológica.

3.1.3 Diagramas de flujo

INSERTAR IMÁGEN PAGINA 45 Y 46 DEL PDF.

3.2. Eliminación de documentos

3.2.1. Definiciones

La eliminación es un proceso consistente en la destrucción de documentos o en la baja o borrado de un sistema informático, una vez analizados sus valores (administrativo, jurídico, informativo, histórico, testimonial) que permitan constatar su inutilidad a todos los efectos.

3.2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de destrucción de documentos

Se considera necesario que las instituciones diseñen e implementen la eliminación de unidades y series documentales en el marco del procedimiento archivístico que identifica aquellos documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración. La destrucción física siempre se hará de aquellas unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos o testimoniales significativos.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 713, de 5 de setiembre de 1974, que dispone que las oficinas públicas envíen al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados.

• Considerando II […] Corresponde precisar que a priori no cabe negar valor histórico a ningún documento público nacional, por lo que procede estimarlos a todos valiosos para aquel objeto.

Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre, sobre Patrimonio Histórico y Cultural (documentos públicos).

• Considerando II: Que razones de buena administración aconsejan disponer la destrucción de aquellos documentos que, careciendo del citado valor, no sean necesarios para el trámite administrativo para el que fueron utilizados.
• Artículo 3: Los documentos que no posean el carácter a que refiere el artículo 1 de este Decreto y carezcan de utilidad para la Administración, vencidos los plazos legales o los reglamentarios de conservación, podrán ser destruidos por los organismos de acuerdo con las disposiciones que se establecen en el presente Decreto y las pautas que determine la Comisión [de Evaluación Documental de la Nación].

Compromisos

1. La destrucción física de unidades o series documentales solo debe realizarse una vez que ha perdido completamente su valor y su utilidad administrativa y no presentan valor histórico que justifique su conservación permanente y siempre fruto de una eliminación reglada y autorizada.

2. La destrucción física se llevará a cabo por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de su reconstrucción y su posterior utilización, así como la recuperación de cualquier información contenida en ellos.

3. Los documentos que incluyan datos de carácter personal o confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que garantice la preservación de su información y la imposibilidad de recomposición.

4. El método más adecuado de eliminación de la documentación en papel es la trituración mediante corte en tiras o cruzado. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir.

5. Los documentos electrónicos poseen unas características específicas que deben tenerse en cuenta de cara a su eliminación:

• Se almacena en soportes de almacenamiento con un formato específico.
• El contenido informativo es independiente del soporte y el formato.
• Los soportes son generalmente reutilizables.
• Su vida útil es corta comparada con la de un soporte en papel.
• Los procedimientos de destrucción deberán tener en cuenta las características de los soportes más adecuados para la conservación de los documentos electrónicos.
• Pueden existir múltiples copias, no siempre controladas, de los documentos.

6. Atendiendo a estas características de la documentación electrónica se propone emplear los términos “borrado” (entendido como el procedimiento de eliminación de los datos o ficheros de un soporte o conjunto de soportes, permitiendo su reutilización) y “destrucción” (entendido como el proceso de destrucción física de un soporte de almacenamiento que contenga documentos electrónicos).

7. Se deben identificar las técnicas de borrado apropiadas para cada soporte (si es óptico, magnético, memorias externas, etc.) y tipo de información y dejar constancia de los procedimientos de borrado realizados.

8. Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción.

9. Todas las operaciones de manejo y transporte de los documentos durante el traslado y hasta el momento de su destrucción deben ser realizadas por personal autorizado e identificable. El transporte debe estar dedicado exclusivamente a documentos que se van a eliminar y su trayecto debe ser directo hasta el lugar donde se va a destruir.

10. La contratación de una empresa especializada en servicios de destrucción de documentos puede resultar, en función del volumen de documentación y de los medios técnicos exigidos, una opción aconsejable. En este caso, hay que ser especialmente cuidadosos con el proceso de destrucción:

• Se debe exigir que un representante del organismo responsable de los documentos presencie la destrucción de los documentos y compruebe las condiciones en que se realiza y los resultados.
• Se debe garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin subcontratos que conlleven el manejo de los documentos por parte de otras empresas sin conocimiento del organismo responsable de los documentos.
• Se debe exigir un certificado de destrucción de los documentos donde conste que la información ya no existe, y dónde, cuándo y cómo ha sido destruida.

11. En el caso de destrucción de soportes electrónicos, se procurará contratar a empresas habilitadas por el órgano del Estado responsable del cuidado del medio ambiente.

12. El lugar o los contenedores donde se almacenan los documentos que se van a eliminar requieren medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones exteriores. No deben permanecer al descubierto en el exterior de los edificios. Tampoco deben amontonarse en lugares de paso, ni en locales abiertos.

13. El proceso de eliminación debe documentarse a través de un Acta de Eliminación.

14. El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un Expediente de Eliminación de los documentos o series documentales de que se trate.

3.2.3. Diagramas de flujo

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