Trámites en línea en el MSP: “metas desafiantes pero alcanzables”
En el marco del Programa Trámites en Línea, el Ministerio de Salud Pública (MSP) cerró 2016 con la meta cumplida de que todos los ciudadanos que necesiten realizar un trámite con este organismo puedan iniciarlo en línea. Para conocer cómo ha impactado en los funcionarios y en los usuarios este cambio y hacia dónde va el Ministerio respecto a sus trámites en línea, conversamos con su gerente de Gobierno Electrónico Luis Cibils.
¿Cuándo se comenzó a gestar el cambio digital en el MSP?
Hace algunos años, previo al Programa de Trámites en Línea hubo una iniciativa promovida por Agesic de creación de formularios para los ciudadanos en la web del Ministerio. En este contexto, la Gerencia de Mejora Continua trabajó muchísimo y desarrolló una cantidad importante de formularios. Fue el puntapié inicial de la digitalización en el MSP.
¿En qué ha favorecido al Ministerio formar parte del Programa Trámites en Línea ?
Además del principal beneficio que es el del ciudadano, beneficio que ha motivado todo el proyecto, desde el punto de vista de la gestión del Ministerio, el hecho de revisar los procesos de por sí es un beneficio, porque se detectan cosas que dan lugar a una revisión, muchos trámites se eliminaron, otros se simplificaron. En la interna, siempre hay una mejora a nivel de proceso, el hecho de que haya un catálogo de cuáles son los trámites que manejamos, que haya un formulario específico con controles en los campos, mejora la calidad de la información sustancialmente.
¿Cómo ha sido la experiencia con el uso de la herramienta Simple?
Muy buena, al punto que la hemos adoptado para procesos internos que no forman parte de los trámites, hemos hecho desarrollos propios para cumplir con necesidades de usuarios, donde vimos que la herramienta Simple podía resolverlos. Hoy tenemos tres aplicaciones hechas con Simple que desarrollamos nosotros por fuera del programa (Tramites en línea). La política nuestra es tratar de expandir el uso de ésta herramienta, queremos que quede institucionalizado como la herramienta por el cual se recibe la información, porque es estructurada, con mejor calidad, la información automáticamente queda en una base de datos y por tanto a la hora de procesar es más rápido y eficaz.
¿Cómo ha sido la respuesta de los usuarios a partir de tener la posibilidad de iniciar en línea los trámites? ¿Podrías mencionar algún ejemplo?
La adopción ha sido variada, depende de cada trámite. Dos ejemplos claros de adopción desde el punto de vista del volumen de transacciones realizadas por los ciudadanos y empresas son la “Solicitud de Constancia para el transporte de Yerba Mate” y la “Presentación de Balance Trimestral de Medicamentos” de la división Sustancias Controladas, desde el año pasado a la fecha se han realizado más de 1000 transacciones de estos dos trámites.
¿Cuáles son los desafíos que tienen planteados para el 2017?
Nosotros hicimos una evaluación de las metas 2017 del Programa Trámites en Línea que tiene Agesic y lo mapeamos con nuestras posibilidades para ver si eran cumplibles o no lo eran. A marzo de 2017, estamos bastante confiados en que vamos a poder cumplir con los objetivos en tiempo y forma.
¿Cuáles son esos objetivos?
Los objetivos del Programa Trámites en Línea marcan una línea base de 116 trámites publicados en tramites.gub.uy al día de hoy que se encuentran en proceso de validación con las diferentes divisiones. Vamos a realizar aproximadamente 25 trámites en línea de punta a punta, 40 trámites con Single Sign-On (SSO), 40 trámites con trazabilidad y 35 trámites con el Modelo de Trámites de Agesic (arquitectura, seguridad, calidad web, calidad web, comunicación, atención ciudadana, procesos y gestión del cambio).
Nosotros en paralelo a los objetivos del programa estamos implantando Expediente Electrónico. Esta implantación tiene objetivos 2017, los cuales se complementan con los objetivos del programa.
Estamos pensando realizar la interacción con el ciudadano en Simple y el proceso interno mediante Expediente Electrónico. Por tanto el proceso desde el punto de vista del funcionario ya está definido y no tiene que aprender una nueva plataforma, sino que a ella le agrego mejores funciones. En el Ministerio la gran mayoría de los trámites se hacen por expediente y si el expediente va a ser electrónico, nos facilita el camino en cuanto a la implantación del mismo.
¿Cuál es el estatus actual, en qué etapa se encuentran ahora?
En etapa de relevamiento. Se está conformando la lista de trámites de todo el Ministerio. A su vez tenemos otra tanda de trámites que no se encuentran dentro del programa, es un proyecto interno del Ministerio: Habilitación de Servicios de Salud. Es una aplicación que se está haciendo conforme a los requerimientos de Agesic (en cuanto a trazabilidad, SSO, Modelo de Tramites), donde todas las instituciones de salud que quieran prestar un servicio deben hacer un trámite, y la aplicación hace todo el proceso de dicho trámite de inicio a fin.
¿En este momento en qué estado se encuentra esa aplicación?
En testing. La hicimos el año pasado y este año la vamos a poner a andar.
¿Cómo ves el trabajo transversal que se está planteando desde Agesic para lograr tener los trámites en línea de Administración Central?
Realmente no hay duda de que Agesic está comprometido con este proyecto y nosotros desde el MSP con todos los proyectos que tenemos sino tuviéramos el apoyo de Agesic, ya sea a nivel de recursos humanos como técnico, no podríamos avanzar. Además del apoyo político y tecnológico, contamos con un equipo multidisciplinario imprescindible para lograr cumplir con los objetivos planteados, también quiero destacar el grado de compromiso que tienen cada uno de los funcionarios del MSP.
¿En síntesis, cuál es la estrategia de trámites 2017 para el MSP?
La estrategia nuestra es implantar el sistema de Habilitaciones de Servicio de Salud, y terminar de implantar Expediente Electrónico con interfaces con la herramienta Simple a los efectos de tomar los requerimientos del ciudadano.
Dado lo cual tenemos la esperanza de poder superar un poco el porcentaje exigible en las metas anteriormente mencionadas.
Una última reflexión
Hace algunos años hice un curso y me enseñaron que para motivar los desafíos deben ser alcanzables y el Programa Trámites en Línea plantea metas desafiantes pero alcanzables.