Guía para utilizar los documentos de procesos
Guías
El análisis funcional abarca desde el entendimiento y documentación del proceso, el cual se registra en el modelado BPM y el Descriptivo del Proceso, hasta los requisitos funcionales y técnicos para la implementación en la herramienta BPM del Organismo.
En esta guía se presenta la forma correcta de utilizar estos templates para lograr una documentación completa y clara que permita la sostenibilidad de los servicios digitales.
- Relevar el proceso y documentarlo de acuerdo con la Guía para Modelado BPMN. Para esto puede utilizarse una herramienta de modelado BPMN no propietaria, de modo que el modelado quede disponible para cualquiera que necesite revisarlo o actualizarlo.
- Dado que en el modelado no se describe el detalle de cada actividad, se debe utilizar el documento Descriptivo del Proceso para registrar el detalle de cada actividad del proceso. Cada actividad del modelado BPMN debe tener su entrada en este documento, deben indicarse las entradas, salidas y herramientas del proceso (de acuerdo a la definición de UNIT-ISO 9001:2015)
- Para la especificación de requerimientos puede utilizarse un único documento Especificación de Requerimientos o utilizar un documento para los requerimientos funcionales y otro para los requerimientos técnicos. Su utilización dependerá del proyecto. Se han publicado templates para todos estos casos.
- Definición de entrada y salida de un proceso de acuerdo a UNIT-ISO 9001:2015. Puede referirse a la citada norma para ver el detalle de entradas y salidas. Algunos conceptos útiles de la norma:
Proceso: es un conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida.
Entradas: elementos que el proceso necesita para iniciarse.
Salida: resultados del proceso una vez finalizado.
Procedimiento: es un modo específico de llevar a cabo un proceso. Esto sucede cuando se realiza el relevamiento, se define y se documenta el proceso.
Recurso: conjunto de elementos necesarios para ejecutar el proceso. Los recursos pueden utilizarse en una, algunas o todas las actividades, durante una etapa del proceso o desde su inicio a su fin. En nuestro caso, indicamos las herramientas necesarias para que un trámite se ejecute, las cuales se indican en el Descriptivo del proceso
- Las entradas al proceso no son lo mismo que los elementos que maneja cada actividad.
- Los resultados son los productos o servicios que el proceso genera.
Regla de negocio. Una regla de negocio, en su definición genérica, describe las políticas, normas, operaciones, definiciones y restricciones presentes en una organización, que establecen la estructura del negocio, y que existen para lograr los objetivos de la organización. Dado que refieren a políticas y normas, las reglas de negocio son objetivas y se aplican a todas las decisiones que se toman diariamente en una organización, es decir, a la operativa de la organización, siempre de la misma forma.
Una regla de negocio se modifica por un cambio en una política, una normativa, una restricción que se levanta o se agrega o una definición del negocio que cambia. Podemos inferir que una regla de negocio es estable.
Los procesos, entonces, utilizan estas reglas de negocio establecidas en la organización para desarrollarse. Un proceso utilizará aquellas reglas de negocio que involucran sus actividades.
Documentos sobre procesos del programa Trámites en Línea
Estos documentos forman parte del Modelo de Procesos elaborado para el programa Trámites en Línea. El objetivo es sistematizar, ordenar y unificar el trabajo de los analistas funcionales para los diferentes procesos analizados a ser implementados.
Acceder a la documentación sobre procesos del programa Trámites en Línea