Resolución N° 25/017 - 16/08/2017 - CDH
Montevideo, 16 de agosto de 2017
VISTO: la necesidad de identificar y valorar las series documentales con la finalidad de determinar el valor administrativo, jurídico, contable, informativo e histórico y la necesidad de establecer los tiempos de guarda correspondientes para los documentos en formato electrónico y papel;
RESULTANDO: que es necesario definir un marco normativo institucional que permita la recuperación de información, la determinación de los plazos de guarda de los documentos producidos o custodiados por AGESIC, la eliminación de los que ya no sirven o resultan obsoletos y la conservación permanente de aquellos que son valiosos para la Agencia o para el país, aplicando para ello principios de racionalización y economía;
CONSIDERANDO:
I) que para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 17 del Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012, y en el Decreto N° 70/015, de 03 de febrero de 2015, es necesario que cada uno de los sujetos obligados por el artículo 4 de la Ley N° 18.220, 20 de diciembre de 2007, integre en sus organismos una Comisión de Evaluación Documental Institucional (CEDI);
II) que en virtud de que dicha Comisión es el órgano consultivo que aprueba el proceso de valoración de los documentos, debe estar conformada por miembros que puedan ofrecer distintos puntos de vista y sean expertos en campos relativos a los diferentes valores de los documentos;
III) que entre los miembros designados para integrar la CEDI, uno de ellos debe ser nombrado como referente ante el Archivo General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental Nacional, según lo establece el literal h) del artículo 6 del Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012, en la redacción dada por el Decreto N° 70/015 mencionado anteriormente;
IV) que en cumplimiento de la normativa señalada, corresponde crear la CEDI, designar a los funcionarios que la conformarán y al funcionario que actuará como nexo entre esta Agencia y el Archivo General de la Nación y la Comisión Nacional de Evaluación Documental;
ATENTO: a lo precedentemente expuesto, a lo dispuesto por la Ley N° 18.220, 20 de diciembre de 2007, por el Decreto N° 355/012, de 31 de octubre de 2012, y por el Decreto N° 70/015, de 03 de febrero de 2015 y demás normas concordantes, modificativas y complementarias aplicables;
EL CONSEJO DIRECTIVO HONORARIO DE AGESIC
RESUELVE:
1º. Créase la Comisión de Evaluación Documental Institucional (CEDI) de AGESIC, la cual estará integrada por: la Mag. en Archivística Alejandra Villar, la Lic. Mónica Martins, la Sra. Rosana Delgado, la Dra. Bárbara Dei Cas, la Dra. Carina Pizzinat, la Dra. Esc. Beatriz Rodríguez, la Ing. Fabiana Santellán, la Cra. Luciana González y el A/S, A/M Mauro D. Ríos.
2°. La CEDI tendrá las siguientes funciones:
- Identificar, analizar y valorar las series documentales, con la finalidad de determinar el valor administrativo, jurídico, contable, informativo e histórico.
- Proponer los plazos y condiciones de transferencias entre los distintos archivos del sistema de archivos institucional.
- Proponer los plazos y condiciones de eliminación de aquella documentación que no sea de conservación permanente, así como del muestreo que en su caso se realice, mediante la elaboración de la Tabla de Plazos Precaucionales.
- Formular las recomendaciones que estime oportunas para la correcta aplicación de las Resoluciones de la Comisión y para asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
- Proponer las medidas de actuación que estime oportunas para atender las situaciones especiales relacionadas con el patrimonio documental, especialmente aquéllas que impliquen riesgo para el mismo.
- Evaluar la puesta en práctica de los acuerdos adoptados por la Comisión de Evaluación Documental de la Nación en relación con las transferencias y selección de las series documentales.
- Elaborar los informes relacionados con su ámbito competencial que le sean solicitados por la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
- Consultar a la Comisión de Evaluación Documental de la Nación cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo y no existan Tablas de Plazos Precaucionales aprobadas.
- Someter a la aprobación de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación, las tablas de plazos propuestas por la Comisión Institucional.
3°. La CEDI deberá regular su funcionamiento en lo referido a la forma de convocar las reuniones, la frecuencia y desarrollo de las mismas, así como la metodología de trabajo a utilizarse.
4°. Desígnase a la Lic. Mónica Martins como referente ante el Archivo General de la Nación y la Comisión de Evaluación Documental Nacional.
5°. Notífiquese a los integrantes de la Comisión que se crea y comuníquese al Archivo General de la Nación y a la Comisión de Evaluación Documental Nacional.
Firmantes:
José Clastornik, Alejandro Santomauro