100% trámites en línea, 100% trabajo en equipo
En 2016 Trámites en Línea recorrió un camino de trabajo en equipo entre Agesic y todos los organismos de la Administración Central. El Programa se ha consolidado y alcanzado casi todas las metas propuestas para 2016.
Los avances son solo una pequeña parte de todo lo que se puede continuar haciendo para acercar al Estado a la ciudadanía, brindando más y mejores servicios y mejorando la eficacia y eficiencia de los organismos públicos.
La misión de impulsar el Programa Trámites en Línea y lograr los cambios culturales fundamentales para poder avanzar, implica un cambio de paradigma en los modelos de gestión que no es posible alcanzar sin el componente humano.
Hoy queremos contarte cómo trabajaron y cuáles son las experiencias recogidas por algunos de los gerentes de proyecto de Agesic y los equipos transversales de los organismos.
Los equipos nos contaron
Elisa Pérez gerente de proyecto de Agesic, trabajó en el Ministerio de Educación y Cultura, con un equipo transversal encabezado por Adriana Gutiérrez. Desde su perspectiva, lo que llevó más trabajo fue lograr que los funcionarios no se focalizaran en el beneficio que otorga a la gestión disponer del inicio de los trámites en línea, sino poner el foco principalmente en el beneficio al ciudadano. “Los resultados positivos con los que llegamos a fin de año: 100% de los trámites con inicio en línea. Esto hace que hoy en el MEC estén muy entusiasmados y comprometidos con el avance del programa y quieran continuar trabajando para tener todos los trámites de punta a punta en línea, lo antes posible”, subrayó.
Destaca que se pudo trabajar muy bien en conjunto con el equipo del Ministerio y “fue un crecimiento para todos aprender a trabajar de manera transversal en la Administración Central”.
En el MEC hubo varios trámites que se eliminaron o simplificaron. “Al hacer el relevamiento nos encontramos con que en algunos formularios se pedía información que el Ministerio ya tenía, entonces eliminamos o unificamos algunos y luego realizamos acciones de comunicación interna para que todos los funcionarios pudieran acceder a la información sin necesidad de pedírsela al ciudadano”, destacó Pérez.
Por su parte, Gonzalo Cayafa llegó al Ministerio de Salud Pública cuando los funcionarios aún no tenían conocimiento del programa. Bajo la coordinación del gerente de gobierno electrónico del Ministerio, Luis Cibil, comenzaron los relevamientos en cada rincón del organismo. “Formamos un buen equipo y fuimos muy bien recibidos en cada división” recuerda Cayafa. Al consultarlo con qué se encontró en el relevamiento nos dice que notó que estaba en un Ministerio “no muy digital, uno de los pocos que aún no tienen expediente electrónico, hacen la mayoría en papel”.
A lo largo de 2016 se fue migrando del papel a lo digital, el gobierno electrónico en este Ministerio ha tomado un protagonismo que hasta ahora no tenía. “Con herramientas Simple y Agenda se resolvieron muchos aspectos de la gestión interna, cosas que antes hacían en Excel, ahora con el uso de las herramientas incorporadas lo hacen de manera más rápida y eficiente”.Cayafa señaló que es la primera vez que el ministerio tiene un proyecto transversal a todo el organismo donde todos, sin importar en qué división se encuentren, están trabajando para una misma meta. “Creo que esto fortaleció mucho la interna del ministerio”.
Otro aspecto positivo que valora Cayafa, es la incorporación al programa de diferentes perfiles técnicos: “tener especialistas en Simple, Agenda, comunicación o seguridad, trabajando codo a codo ha facilitado la tarea y se ha logrado avanzar mejor y más rápidamente”.
Mauricio Pennesi fue el encargado de trabajar con el Ministerio de Industria Energía y Minería. Comenzó recordando los primeros días en el ministerio cuando no había funcionarios asignados al programa. “El primer problema que tuvimos que resolver fue crear un equipo en un organismo que no tenía responsable de gobierno electrónico. Lo que facilitó la tarea y permitió que pudiéramos comenzar a trabajar rápidamente fue el hecho de que incorporaran al equipo figuras importantes del ministerio: un sponsor político, un referente funcional y un referente técnico (del área de tecnología). Una vez conformado el equipo, a partir de abril comenzamos a trabajar y pudimos ponernos a tiro en poco tiempo. Se realizaron instancias de capacitación y de relevamiento, las cuales fueron muy concurridas”, recuerda Pennesi.
El MIEM tenía la particularidad de que ya tenía algunos trámites en línea de punta a punta porque había unidades ejecutoras que de manera independiente lo habían desarrollado. “Cuando hicimos el relevamiento nos encontramos con que había más trámites implementados que los que tenían registrados en la línea base”, recuerda Mauricio.
Para finalizar, Mauricio quiso resaltar, por un lado, lo bien valorado que desde el ministerio resultó el trabajo de las implantadoras, así como la participación directa en las soluciones de los referentes técnicos de Agesic. Y por otro, la buena dinámica en la interna de Agesic, del equipo de gerentes de proyecto. Él cree que eso sucedió cuando se entendió que ningún proyecto iba a ser exitoso si el programa no lo era. “Entender eso hizo que todos actuáramos de manera colaborativa, pensando en el beneficio que otorgábamos a los ciudadanos al cumplir con las metas propuestas”, remarcó.
Al igual que Cayafa en el MSP, Danilo Merlino llegó al Ministerio de Defensa y se encontró con unidades ejecutoras que desconocían el contenido del programa. Para él fue muy fácil avanzar en las tareas gracias a la actitud y compromiso del Ministerio y las implantadoras, aunque reconoce que “al ser un Ministerio más operativo que administrativo, creía que me iba a encontrar con alguna resistencia a la hora de ejecutar las tareas que conllevaban el relevamiento de trámites, diseño, validación etc, pero no fue así. Me encontré con funcionarios que una vez que entendieron el programa, se entusiasmaron e inclusive aportaron muy buenas ideas y nuevos trámites. Trabajamos siempre muy alineados, teníamos reuniones del director con los referentes donde se planteaban los puntos, y se creaba un cronograma. Posteriormente se ejecutaban las acciones planificadas siempre en los tiempos propuestos”.
Según Merlino, desde Defensa se reconoció a la Agencia el haber llegado con un proyecto y permanecer junto al organismo durante todo el proceso de trabajo.
Uno de los beneficios del programa que siempre mencionamos es la mejora de la gestión en la interna de los organismos. En ese sentido, un ejemplo en el Ministerio de Defensa fue la mejora en la gestión de atención al usuario de la oficina de Registro Nacional de Armas con la incorporación de la agenda electrónica.
Con el objetivo de informar a todos los uruguayos que existe una nueva manera, más simple y rápida, de iniciar o realizar un trámite, en noviembre de 2016 el Programa Trámites en Línea lanzó una campaña de comunicación masiva en todo el territorio nacional. Merlino destaca esa acción. “En diciembre, cuando se puso el inicio en línea del trámite número 142 del Ministerio de Defensa, lo que significó el 100% de los trámites con inicio en línea, se encontraba activa la campaña de comunicación masiva, esto hizo que inmediatamente más de 200 trámites hayan sido iniciados en línea, liderando el top ten las inscripciones a la escuela militar”.
Los trabajadores de trámites en línea creen en el programa y como ciudadanos que son también se benefician con el cumplimiento de las metas. En el caso de Merlino nos dice que él durante años criticó el hecho de que le pidieran, en forma reiterada para diferentes trámites de un mismo organismo y en un mismo mes, el certificado de nacimiento. “Hoy me encuentro trabajando en el programa donde esto se resuelve y me genera verdadera satisfacción y orgullo. Trabajar para que estos cambios se produzcan es muy gratificante”, subrayó.
En este camino de trabajo en equipo, el programa no sólo se consolidó internamente, sino que revalorizó y capitalizó el relacionamiento entre la Agesic y los ministerios.
Aunque se ha avanzado mucho, aún queda mucho por hacer. El camino está trazado con una estrategia clara que se viene desarrollando y, para continuar recorriéndolo, se necesita reforzar el compromiso de todos.
Aún quedan muchos aspectos a mejorar, y metas por cumplir: para 2018 el 50% de los trámites de la Administración Central deberán completarse en línea, y para 2020 estarán disponbles en línea todos los trámites de la Administración Central.