Hacia el intercambio de expediente electrónico en el Estado
Uno de los objetivos primarios del desarrollo del Gobierno Electrónico es facilitar una gestión pública moderna, eficaz y eficiente; donde optimizar, consolidar y compartir son pilares fundamentales. Desde la primera Agenda Digital, se asumió la necesidad de abordar la gestión pública al servicio del ciudadano de forma integrada, intercambiando información, compartiendo recursos y estandarizando procesos.
La utilización eficiente de las TIC permite la simplificación y unificación de procesos, así como la integración e intercambio de información. Un ejemplo de ello es el Expediente Electrónico, con el cual se logra optimizar los tiempos de respuesta, potenciar el acceso a la información y establecer un mejor relacionamiento entre el ciudadano y los organismos del Estado.
Gracias a la gestión de trámites y servicios a través de estas tecnologías, los ciudadanos pueden contar con bienes y servicios públicos de manera más fácil, más rápida y a menor costo; lo que mitiga las desigualdades territoriales, hace más transparente el seguimiento del trámite y facilita el intercambio de información entre organismos.
Incorporar estas aplicaciones en cada organismo de la Administración Pública, supone más que la adquisición de programas o equipamiento: el Gobierno Electrónico implica generar capacidades institucionales que promueven el cambio cultural y la gestión del cambio en los funcionarios. De este modo se logra la integración de las tecnologías en las dinámicas laborales.Con una visión transversal a la Administración Pública,este tipo de proyectos -en los que una solución se replica varias veces-, permiten la reutilización por parte de AGESIC de una infraestructura tecnológica común para todo el Estado, replicar el conocimiento y buenas prácticas adquiridas; además de establecer estándares y plataformas comunes para el intercambio de expedientes.
Paso a paso.
La experiencia en el Banco Central del Uruguay
En los últimos años, el Banco ha apostado a la interconexión electrónica en su gestión con el resto de la Administración Pública. En este sentido, evaluó la utilización de la red óptica (REDuy) desplegada por AGESIC, como una oportunidad para generar sinergias con el resto de las reparticiones
estatales.
La iniciativa fue motivada por la necesidad de potenciar la actual plataforma y estandarizar los procesos respecto al resto de los organismos del Estado.
El Jefe de Infraestructura y Tecnología de la Información del BCU, Carlos Herrera, explicó que en un primer paso hacia el intercambio de documentos con otros organismos,el Banco observó que el flujo de información y las especificidades de cada institución representaba una buena oportunidad para comenzar el intercambio con el Tribunal de Cuentas de la República (TC). A partir de una apuesta conjunta entre AGESIC–BCU–TC, abocada al intercambio electrónico de documentos entre el BCU y el TC, comenzó un trabajo interinstitucionaly transversal entre estos organismos. Considerando que los funcionarios del Banco serían actores protagónicos de esta nueva funcionalidad, se desarrolló un plan de comunicación interna con instancias de capacitación e información sobre la nueva modalidad de trabajo.
La experiencia en el Tribunal de Cuentas de la República
Para que este proyecto fuera exitoso se creó un grupo de trabajo integrado por un técnico responsable y su alterno además de cuatro funcionarios administrativos.
Primero se realizó un relevamiento del parque informático -que incluye a los equipos de contadores auditores destacados que trabajan en organismos externos- para verificar si cumplía con los requerimientos mínimos para la adecuada performance de la aplicación. El gerente de proyecto Dr. Rafael Quintas, indicó que desde el inicio se explicó en qué consistía el proyecto y se capacitó al equipo en la herramienta APIA y ApiaDocumentum (EE).
El Expediente Electrónico logró conectar la Sede Central del TC con los equipos de auditores destacados en los organismos externos a través de una VPN y la REDuy. Esto mejoró los tiempos de respuesta por parte de los contadores auditores y permitió disminuir notoriamente los riesgos de seguridad de la información asociados al traslado del expediente papel en cada caso.En un período de seis meses el Tribunal logró cumplir con todas estas etapas y el 31 de julio de 2012 creó su primer Expediente Electrónico.
Experiencia innovadora en el sector público
El 28 de noviembre de 2013 se firmó un convenio marco de cooperación interinstitucionalentre el Banco Central del Uruguay y el Tribunal de Cuentas que se sumaba al existente con la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC).
El éxito de este proyecto se fundamenta en tres grandes pilares: contó con un fuerte apoyo y compromiso por parte de las autoridades institucionales de cada organismo; reunió a un equipo de trabajo participativo, diverso y proactivo; y tuvo el compromiso y apoyo de todos los funcionarios de las Instituciones implicadas, quienes se apropiaron del proyecto tal como apuntaba el plan de comunicación.
Para la Secretaria General del BCU, Elizabeth Oria, se trata de una experiencia exitosa e innovadora en lo que a transversalidad en el sector público se refiere. Explicó que, en el futuro cercano, el horizonte del BCU está puesto en la generación de interconexión electrónica de expedientes entre la Institución y cualquier organismo estatal,independientemente del sistema electrónico de documentos que se posea. Asimismo,otra meta consiste en el intercambio de comunicaciones electrónicas -vía firma digital y validaciones de los respectivos organismos-tanto con el Ministerio de Economía y Finanzas como con el de Relaciones Exteriores.
Lev señaló que la interconexión lograda entre ambas instituciones configura un hito en la Administración Pública uruguaya, y posibilitará “un futuro más eficiente en la utilización de los recursos humanos y materiales, y más ágil y transparente a los usuarios”.
Por su parte, el director ejecutivo de AGESIC, José Clastornik manifestó que esteimportante hito “procura incidir y estimularla incorporación de los demás organismos estatales, fortaleciendo los mecanismos de integración e intercambio de información entre ellos. La suma de todos hará posible que la interconexión entre organismos - a
través del uso de las tecnologías – mejore la atención al ciudadano y posibilite la transformación
del Estado».
Clastornik agregó que «En definitiva, la meta es lograr que las interacciones del ciudadano con el Estado se realicen en un solo lugar y una sola vez. Un solo lugar significa que frente a una necesidad puntual de saber dónde se encuentra un trámite, el ciudadano puede acceder a él sin importar su ubicación a través de una ventanilla única.
Una sola vez implica que no se le pida al ciudadano información que el Estado ya tiene en alguna dependencia. Esto es posible gracias al intercambio de información entre los organismos, tal es el caso de la interconexión electrónica, que aquí contamos,entre el BCU, TC y AGESIC”.