Sistema de gestión ágil

Aplicación Wekan, una herramienta tipo Kanban

Recomendaciones

Actualmente las organizaciones son cada vez más cambiantes y aunque los proyectos pudieran ser planificados con cierta certeza y sus objetivos y metas estar bien definidos, se requiere una metodología de gestión que sea muy flexible y que promueva además el trabajo grupal, la comunicación y el involucramiento de todos, incluso de equipos con personas que están físicamente muy separadas.
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Una de las metodologías más usadas por las organizaciones o grupos que buscan ser ágiles y eficientes es Kanban, que se enfoca en generar listas de tareas y hacerlas pasar por diferentes estados ("pendientes" hasta "finalizados"). Si bien el uso de Kanban no requiere un software, es allí cuando se logran funcionalidades y eficiencias que resultan muy valiosas.
De las muchas aplicaciones de software basadas en Kanban, presentamos Wekan, visualmente muy similar a otras como Trello, pero que tiene en sí mismo muchas ventajas para su uso en proyectos y organizaciones del Estado. 

Básicamente, la metodología Kanban intenta gestionar las tareas que ya existen y las que pueden aparecer diariamente o de imprevisto, cumpliendo cuatro ideas clave:

  • Visualizar lo que hay que hacer y lo que se está haciendo. Cada actividad, generalmente representada por una tarjeta, irá pasando por un conjunto de estados que se muestran como columnas de un tablero. 
  • Controlar los tiempos de las tareas y de las personas. Cada actividad o tarjeta puede tener asignada plazos y personas involucradas. La aplicación dispone de etiquetas, mensajería y filtros que permite identificar y priorizar las tareas.
  • Identificar fácilmente el estado del trabajo. Mediante colores de tarjetas, etiquetas, imágenes, links y otros elementos, el usuario puede visualmente entender qué se está haciendo y qué está pasando con las tareas.
  • Promover el involucramiento de todo el equipo. Todos los usuarios observan las tareas de los demás y pueden también aportar ideas y soluciones. En las reuniones grupales, es muy sencillo informar a los demás y reasignar tarjetas a otros usuarios.

Una de las herramientas tipo Kanban más conocidas y usadas es Trello. A diferencia de esta herramienta, Wekan presenta varias funcionalidades que podrían hacerlo más adecuado para usar en los organismos de gobierno o cualquier otro.

Algunas ventajas de Wekan sobre Trello:

  • Es open source. Por ello, puede ser descargado, instalado y hasta mejorado sin costo de licencias.
  • Se instala en un servidor del propio organismo. A diferencia de otros productos como Trello, que requiere que la información esté almacenada en la nube, con Wekan el organismo crea su propia nube interna y privada, con un nombre de dominio personalizado, sin perder el acceso vía internet.
  • La seguridad es controlada por el organismo. Al ser una aplicación instalada y administrada por el organismo, solo pueden acceder usuarios con cuentas y contraseñas previamente creadas
  • Permite importar tableros existentes en Trello. Por lo que si ya se usaba en la organización, la información no se pierde. Admite además posibilidad de exportar los datos de las tarjetas a formatos compatibles y abiertos que pueden ser procesados por otras aplicaciones. También interactúa con otras aplicaciones de colaboración como Slack, igual que Trello.

Wekan comparte todas las características de Trello: etiquetas, colores, idiomas, usuarios, flexibilidad para crear tableros, creación de grupos de usuarios (equipos, teams), etc.

En Uruguay algunos organismos están usando probando y usando Wekan. Un lugar al que se puede consultar su experiencia es Agesic. Si está interesado, consulte en la Oficina de Gestión de Proyectos.

Para conocer con más profundidad las características técnicas de Wekan, recomendamos visitar el sitio web de la comunidad Wekan 

 

 

 

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