Project Management Institute
Consejos para planificar y gestionar proyectos
Recomendaciones
Cristina Zerpa, del Instituto PMA, ofrece una serie de puntos imprescindibles que se deben tener en cuenta al momento de planificar y ejecutar exitosamente un proyecto.
- Conocer bien el para qué. Debemos preguntarnos varias veces: “¿Para qué quiero esto?” hasta llegar a una respuesta convincente. Un para qué convincente puede ser: “Me hace feliz”, “Mejora mi calidad de vida”, “Es necesario para cumplir con una normativa”, etc. Si nuestro para qué fuese: “Tener el local instalado”, deberíamos tener claro para qué queremos un local instalado. Los nueve puntos que siguen no tienen sentido si no tengo bien justificado el para qué. Recordemos: “No hay cosa más inútil que hacer muy bien algo que no debiéramos haber hecho”.
- Definir y acotar claramente qué pretendemos lograr con el proyecto. Podría ser: “Contratar una persona a medio horario para el delivery” o “Resolver la entrega de productos”. Aunque suenen parecidos, el alcance es mucho mayor en el segundo caso.
- Analizar las diferentes formas de lograr el qué, para determinar cómo lo vamos a lograr y organizarlo en un cronograma de actividades que indique cuándo.
- Analizar lo que necesito para hacer esas actividades; con qué las voy a hacer: personas, dinero, instalaciones, conocimientos, local, equipos, etc. Es importante relacionar lo que necesitamos con cuándo lo vamos a usar. De esta forma, evitamos pagar intereses innecesarios o caer en moras por no contar con el dinero a tiempo.
- Tener claro quién hará cada cosa y relacionarlo con dónde y con qué.
- Ser exigentes con la calidad, buscar la excelencia sin perder de vista su costo en recursos y demoras. A veces, “lo mejor es enemigo de lo bueno”.
- Pensar que, en general, no sale todo perfecto tal cual lo planeamos y prevenir situaciones adversas. Para evitar que los contratiempos nos caigan de sorpresa, es conveniente contar con caminos alternativos o salidas de emergencia previstas para poder seguir adelante y aprovechar las oportunidades.
- Concluir con lecciones aprendidas, compartirlas y capitalizarlas para trabajar cada vez mejor.
- Buscar apoyo de quienes puedan verse beneficiados por nuestro proyecto y atender a la forma en que nos pueden afectar eventuales intereses contrarios.
- Encontrar la forma de sentirnos bien mientras lo hacemos. Simplificar, festejar los logros, reconocer a los demás, enriquecernos con cada experiencia, integrar conocimientos y persona. Buscamos resultados, pero también es cierto que el camino nos da recompensas.
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