herramienta gestión documental

Expediente Digital

Es una solución que permite gestionar los expedientes de la Administración Pública de manera digital.

El Expediente Digital, también conocido como Expediente Electrónico, es una herramienta de gestión de expedientes que permite potenciar los procesos, administrar el acceso a la información y digitalizar los archivos originales, creando un stock documental, evitando las copias redundantes, minimizando la cantidad de papel a archivar y estableciendo un relacionamiento más eficaz entre los organismos del Estado.

Beneficios de Expediente Digital

  • Transparencia y acceso : aumenta la transparencia de las actuaciones de la Administración Pública y potencia el acceso a la información. En todo momento permite conocer la ubicación actual del expediente, quién lo está trabajando y la última fecha de pase. 
     
  • Eficiencia y eficacia : se optimizan los tiempos de procesamiento y respuesta a la ciudadanía. El pasaje de una oficina a otra del expediente en formato digital es inmediato. A su vez, permite identificar claramente el trabajo realizado y lo que está pendiente, colaborando en la distribución de las tareas dentro de cada oficina.
     
  • Seguridad : mayor seguridad en el intercambio de la información. Sólo las personas autorizadas pueden acceder al expediente. Respaldo automático de los documentos, protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley Nº 18.381 de Acceso a la Información Pública.
     
  • Disminución de costos : el contenido del expediente está disponible en formato digital y se reduce el uso del papel a los casos estrictamente necesarios. Además, se genera un ahorro de costos en traslados del expediente, ya que la información se envía de una oficina a otra de forma digital. 
     

Herramientas disponibles en Uruguay

En Uruguay existen varias empresas que han desarrollado herramientas de gestión de expedientes, dentro de las cuales las siguientes cumplen con el marco técnico definido por Agesic al cierre del 1° semestre del 2022:

Recomendaciones para lograr una implantación exitosa

  • La implantación de un sistema de expediente digital es necesario abordarlo desde un enfoque sistémico, considerando las personas que se verán impactadas por el cambio y los procesos que serán modificados, tomando el proyecto como una buena oportunidad de revisión y simplificación.
     
  • Un requisito previo a la implantación es el relevamiento de las capacidades organizacionales y tecnológicas del organismo y, en caso de ser necesario, desarrollar un plan de alfabetización digital previo al inicio del proyecto. 
     
  • En el marco del proyecto, es sustancial que se conforme un equipo contraparte del organismo, integrado por personal funcional y técnico, con conocimiento de la gestión documental de la entidad.
     
  • Es imprescindible gestionar el cambio, elaborando y ejecutando un plan de trabajo de comunicación y capacitación para toda la organización.
     
  • Analizar y establecer la personalización de la herramienta, en función de sus parámetros y las necesidades que surjan del relevamiento funcional en el organismo. Durante esta instancia, es importante analizar el impacto que puede tener esta personalización hacia las futuras evoluciones de la herramienta y los servicios de soporte.
     
  • Analizar la necesidad de extracción de datos de sistemas legados de seguimiento y/o gestión de expedientes, y definir el momento de ejecución. 
     
  • El personal del organismo deberá realizar la validación de la personalización y configuración de la herramienta para su posterior aceptación.
     
  • Es fundamental que se defina un plan de apoyo para habilitar el funcionamiento de la aplicación en el organismo, durante el período inicial de salida a producción.
     
  • Es necesario que el organismo conforme una mesa de ayuda de primer nivel, para brindar respuesta a las consultas y solicitudes de las personas que utilizan la herramienta de Expediente Digital.
     
  • Se recomienda ejecutar talleres de difusión de resultados y transferencia de experiencia y conocimiento, además de documentar la experiencia, sistematizando el proceso de implantación.

Herramienta de Expediente Digital gestionada por Agesic

Con el objetivo de impulsar el desarrollo del Gobierno Digital en el Estado uruguayo, Agesic brinda la posibilidad de implantar y sostener una herramienta de Expediente Digital en los organismos que no cuenten con las capacidades para ello.

La herramienta utilizada es ApiaDocumentum, la cual fue adquirida a través de la Licitación Pública Internacional Nº 02/2009.

 

Por mayor información, comunicarse con: PGAD@agesic.gub.uy

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