Auditoría Interna de la Nación
Área: Registro de Estados Contables - Central de Balances Electrónica
I) Obligaciones
1) ¿Qué entidades están obligadas a presentar sus Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
El artículo 3º del decreto Nº 156/2016 menciona las entidades obligadas y se transcribe a continuación:
"Artículo 3º.- (Monto). Las sociedades comerciales, las sociedades y asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, las entidades no residentes que cumplan las condiciones que establece el artículo 2º de la Ley Nº 18930 de 17 de julio de 2012, y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación por el Banco Central del Uruguay, deberán registrar sus estados contables válidamente emitidos y, en caso de corresponder aprobados: a) Cuando los ingresos de sus actividades ordinarias, al cierre de cada ejercicio anual, superen las 26.300.000 (veintiséis millones trescientos mil) Unidades Indexadas; o
b) Cuando obtengan ingresos que superen las 4:000.000 (cuatro millones) de Unidades Indexadas al cierre de cada ejercicio anual, siempre que al menos el 90% (noventa por ciento) de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya.
A tales efectos, en ambos casos se deberán considerar los ingresos generados en el ejercicio anterior. En caso que dicho ejercicio abarque un período menor a doce meses, los ingresos deberán ser proporcionados a un ejercicio completo.El valor de Unidad Indexada aplicable, será el vigente a la fecha de cierre del ejercicio."
2) ¿Los ingresos que deben ser considerados a efectos de la obligación de registrar son los del año anterior a los Estados Financieros que se registran?
Los ingresos que deben considerarse a efectos de la obligación de registrar los Estados Financieros, son los correspondientes al ejercicio económico que se está presentando.
II) Ingresos
1) ¿Cuáles son los Ingresos de actividades ordinarias que deben considerarse a efectos de la presentación de los Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
Los Ingresos de Actividades Ordinarias se encuentran definidos por las Normas Internacionales de Información Financiera:
"Ingreso de actividades ordinarias es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada dé lugar a un aumento en el patrimonio que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio."
REF: Norma Internacional de Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para PYMES) en la Sección 23 para las entidades comprendidas en el marco normativo contable establecido por el Decreto 291/14. Norma Internacional de Contabilidad 18 (NIC 18 volúmenes IFRS 2013 y 2014) y NIIF 15 (volúmenes IFRS 2015 y 2016) para las entidades comprendidas en el marco normativo contable establecido por el Decreto 124/11.
En su mérito, para la registración de los Estados Financieros ante el Registro de Estados Contables (REC), deberán considerarse los ingresos operativos provenientes de sus actividades ordinarias por el importe bruto de los mismos, debiendo medirlos al valor razonable de la contrapartida recibida o por recibir, teniendo en cuenta el importe de cualquier descuento, bonificación o rebaja comercial que la entidad pueda otorgar.
2) ¿Cuáles son los ingresos que deben considerarse a efectos de la presentación de los Estados Financieros de acuerdo al literal B) del artículo 3 del Decreto Nº 156/2016?
Los ingresos son definidos en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros como incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la entidad. El concepto de ingreso comprende tanto los ingresos de actividades ordinarias como las ganancias."
REF: Párrafos 4.25, 4.29-4.32 Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros Volumen 2016 IFRS.
III) Presentación de balances
1) ¿Cuál es la Moneda de presentación de los Estados Financieros y cuál es la Moneda Funcional?
Los estados financieros se deben presentar en la moneda de presentación que es la moneda en la cual está expresada el capital de la entidad. En la Hoja de Información General de los Formularios para el registro de los estados contables, se debe indicar tanto la moneda de presentación como la moneda funcional.
Todos los estados financieros con sus respectivos anexos y notas deben ser presentados en moneda de presentación que puede llegar a coincidir o no con la moneda funcional.
Ejemplo: Información sobre la entidad que va a presentar sus Estados Contables a la Central de Balances Electrónica:
La moneda funcional de la entidad es el dólar. El capital según estatutos está expresado en pesos uruguayos. Por lo tanto la moneda de presentación de dicha entidad es el peso uruguayo.
2) ¿Qué formularios deben utilizarse para la presentación de los Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
Los formularios a utilizarse dependen del cuerpo normativo contable que le aplique a la entidad que registre.
Todos los formularios se encuentran disponibles en la página de la Auditoría, en la Central de Balances Electrónica (Generación de Estados Contables).
IV) Firma Digital
1) ¿Qué firmas digitales se admiten para la presentación de Estados Financieros ante la Central de Balances Electrónica?
El proceso de presentación cuenta con un paso que es la firma digital, para ello tanto el Contador como el/los Representantes legales deben firmar. El instructivo explica este punto. En la página de Bienvenida del portal de la CBe www.cbe.gub.uy se encuentran links para acceder a informarse. Debe tenerse en cuenta que para poder firmar se debe tener instalado el componente que permite utilizar los certificados instalados en todos los navegadores (ver Anexo II, del Instructivo).
A continuación se procede a realizar una breve descripción del tema:
* La firma electrónica debe ser firma persona física común o avanzada, con o sin token, emitida por el Correo Nacional o Abitab e instalada según el instructivo que provee quien la haya emitido. También se admite utilizar la firma electrónica de la cédula de identidad en el caso de que la incluya.
* En caso de que los representantes legales de la sociedad se encuentren en el exterior, y que no puedan concurrir al país para registral su firma digital, puede la sociedad otorgar un poder a personas que se encuentren en Uruguay, con facultades expresas para registrar Estados Contables y presentar declaraciones juradas ante organismos como por ejemplo la Auditoria Interna de la Nación, cumpliendo las formalidades pertinentes. En este caso los apoderados deberán registrar su firma digital en el país.
V) Distribución de utilidades
1) ¿Está prohibido distribuir utilidades hasta tanto los estados contables hayan sido registrados?
El artículo 97 bis de la Ley Nº 16.060 dispone que la sociedad no podrá distribuir utilidades sin que previamente haya registrado los Estados Financieros correspondientes al último ejercicio cerrado. El decreto 156/2016, define como "distribución" el pago de dividendos o equivalentes.
Ejemplo: Si el balance cierra el 31/12, hay plazo de 180 días para registrar los Estados Financieros. Si la entidad quiere distribuir utilidades en ese período, deberá proceder previamente a registrar los Estados Financieros.
2) Cada vez que la sociedad distribuye anticipadamente utilidades, ¿debe previamente registrar los estados contables?
No, en la medida que se trata de utilidades que el artículo 100 de la Ley Nº 16.060 habilita a que se distribuyan antes del cierre del ejercicio económico, cuyo respectivo Estado Financiero aún no puede ser objeto de la obligación de registro.
Por otra parte, se podrán distribuir utilidades anticipadas aun cuando no se hayan registrado los Estados Financieros correspondientes al último ejercicio cerrado, siempre y cuando la sociedad se encuentre en plazo para ello, de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 4 del Decreto 156/016. En caso de haber transcurrido el plazo de los 180 días para registrar al que alude el citado artículo 4, únicamente se podrá efectivizar el pago correspondiente a la distribución anticipada de dividendos, si previamente se registraron los Estados Financieros correspondientes al ejercicio finalizado.
VI) Sanciones
1) ¿Cuándo se aplicarán las multas?
Las multas se aplicarán: * Para las sociedades comerciales, por incumplimientos correspondientes a los ejercicios económicos cerrados a partir del 13/06/16.
* Para las sociedades civiles, las asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, las entidades no residentes que cumplan las condiciones a que refiere el artículo 2º de la presente Ley, y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación por el Banco Central del Uruguay (Art. 24 de la Ley N° 18.930, en la nueva redacción dada por el Art. 215 de la Ley N° 19.355), por incumplimientos correspondientes a los ejercicios económicos iniciados a partir del 13/06/16. REF: Arts. 9 Dec. 156/016 de 30 de mayo de 2016 y Num. 5 Res AIN de 9 de junio de 2016 modificada por Res AIN de 13 de octubre de 2016
Área: Sociedades Anónimas
Clases de asambleas
¿Qué clase de asambleas pueden realizar los accionistas de una sociedad anónima?
Las asambleas pueden ser ordinarias, extraordinarias o especiales.
Fuente: Art. 341, Ley 16060.
Asamblea ordinaria
¿Cuándo debe reunirse la asamblea ordinaria?
En el caso de las sociedades anónimas cerradas, la asamblea ordinaria debe realizarse dentro de los 180 días del cierre del ejercicio.
En el caso de las sociedades anónimas abiertas, la asamblea ordinaria debe realizarse en un plazo que no excederá los 120 días, contados desde la finalización del ejercicio económico.
Fuente: Art. 344, Ley 16060. Art. 97 ley 16.060, con la redacción dada por el Art.60 ley 17243 y art. 1 Dec. 254/01.
¿Qué decisiones puede tomar la asamblea ordinaria?
Corresponde a la asamblea ordinaria, considerar y resolver los siguientes asuntos:
a) Balance general* (estado de situación patrimonial y estado de resultados), proyecto de distribución de utilidades, memoria e informe del síndico o comisión fiscal y toda otra medida relativa a la gestión de la sociedad que le competa resolver conforme a la ley y al contrato o que sometan a su decisión el administrador o el directorio, y la comisión fiscal o el síndico.
b) Designación o remoción del administrador, de los directores, de los síndicos o de los miembros de la comisión fiscal y fijación de su retribución.
c) Responsabilidades del administrador o de los directores, del síndico o de los miembros de la comisión fiscal. *El artículo 89 de la ley 16.060 con la redacción dada por el artículo 499 de la ley 18.362 establece: Toda referencia al término balance general se considerará efectuada a estados contables.
Fuente: Art. 342, Ley 16060.
¿Puede una reforma estatutaria ser resuelta por una asamblea ordinaria?
No, toda reforma debe resolverse por una asamblea extraordinaria de accionistas.
Fuente: Arts. 361 y 343 de la ley 16.060
Asamblea extraordinaria
¿Cuándo puede reunirse la asamblea extraordinaria?
La asamblea extraordinaria puede reunirse en cualquier momento que se estime necesario o conveniente.
Fuente: Art. 344, Ley 16060.
¿Qué decisiones puede tomar la asamblea extraordinaria?
La asamblea extraordinaria puede resolver sobre todos los asuntos que no sean de competencia de la asamblea ordinaria y en especial, sin admitirse pacto en contrario:
a) Cualquier modificación del contrato.
b) Aumento de Capital (contractual) en el supuesto del artículo 284.
c) Reintegro de capital.
d) Rescate, reembolso y amortización de acciones
e) Fusión, transformación y escisión
f) Disolución de la sociedad, designación, remoción y retribución del o de los liquidadores y los demás previstos en el artículo 179.-
g) Emisión de debentures y partes beneficiarias y su conversión en acciones.
h) Limitaciones o suspensiones del derecho de preferencia conforme al artículo 330.
También le corresponderá resolver, todo asunto que siendo de competencia de la asamblea ordinaria, sea necesario resolver urgentemente, recomendándose dejar expresa constancia de esa necesidad en el acta de asamblea.
Fuente: Art. 343, Ley 16060.
Asamblea Especial
¿Cuándo debe reunirse una asamblea especial?
Cuando deban adoptarse resoluciones que afecten los derechos de una clase de acciones, rigiéndose dicha asamblea por las normas de la Sub Sección VII de la Ley 16.060
Fuente: Art. 349, Ley 16060
Convocatoria
¿Quién debe convocar a asamblea?
Las asambleas serán convocadas por el órgano de administración (director o administrador) o de control (síndico o comisión fiscal).
Si la sociedad estuviese en liquidación, la convocatoria la efectuará el órgano de liquidación.
Fuente: Art. 344, Ley 16060.
¿Pueden los accionistas convocar una asamblea?
Los accionistas no pueden convocar directamente una asamblea. Los accionistas sí pueden solicitar que se convoque una Asamblea (requerir la convocatoria) en ciertas condiciones.
Si el estatuto no fija una representación menor, los accionistas que representen por lo menos el 20% (veinte por ciento) del capital integrado, pueden requerir o peticionar la convocatoria al órgano de administración o de control, indicando los temas a tratar.
Los citados órganos deben convocar la asamblea para que se celebre en el plazo máximo de cuarenta días de recibida la solicitud. Si el órgano de administración o el órgano de control interno (síndico o comisión fiscal) no realizan la convocatoria, la misma puede ser hecha por cualquiera de los directores, de los miembros de la comisión fiscal, por el órgano estatal de control o judicialmente.
Si la sociedad estuviese en liquidación, los accionistas podrán requerir la convocatoria al órgano de liquidación. Si el mismo es omiso, se aplica lo expuesto anteriormente, en lo pertinente.
Fuente: Art. 344, Ley 16060.
¿Cómo se realiza la convocatoria a asamblea?
La convocatoria a asamblea se realiza mediante publicaciones, aunque puede prescindirse de este requisito cuando se reúnan accionistas que representan la totalidad del capital integrado (asamblea unánime)
En el caso de sociedades anónimas cerradas, la convocatoria puede realizarse mediante citación personal fehaciente al accionista, en el domicilio registrado por éste en la sociedad a tal efecto.
Fuente: Arts. 345, 347, 348 Ley 16060.
¿Cómo se realizan las publicaciones de la convocatoria a asamblea?
Las publicaciones de la convocatoria se efectuarán por lo menos por tres días en el Diario Oficial y en otro diario, con una anticipación mínima de diez días (hábiles) a la fecha de la asamblea y no mayor de treinta (corridos). Contendrá la mención del carácter de la asamblea, fecha, lugar, hora de la reunión y orden del día.
Fuente: Arts. 345 y 514 de la Ley 16060.
¿Cómo se computan los plazos de anticipación de la convocatoria?
Se computa como día uno el de la última publicación, sin contar el día de la asamblea, o se computa a partir del día siguiente a la última publicación, incluyéndose en el cómputo el día de la asamblea.
Fuente: Resolución IGH 09/03/93
¿Cuando se puede realizar una segunda convocatoria?
La segunda convocatoria a asamblea se puede realizar toda vez que no se alcance el quórum para sesionar en primera convocatoria. Si el estatuto lo autoriza, puede hacerse en forma simultánea con la primera, fijando la asamblea para el mismo día, una hora después.
Cuando la segunda convocatoria no se realice en forma simultánea con la primera, la misma se efectuará mediante iguales publicaciones que la primera convocatoria, debiendo fijarse y celebrarse la asamblea dentro de los treinta días siguientes a la fecha fijada para la asamblea en primera convocatoria.
Fuente: Art. 346 Ley 16.060
Lugar de celebración
¿Dónde deben celebrarse las asambleas?
Las asambleas deben celebrarse en el domicilio fijado en el estatuto social.
Fuente: Arts.13 y 340, Ley 16.060
Orden del día
¿En que casos es posible tratar temas que no figuren en el orden del día?
Es posible tratar temas no incluidos en el orden día únicamente:
a. en los casos autorizados por la ley.
b. cuando esté presente la totalidad del capital con derecho a voto y que las resoluciones se adopten por unanimidad.
c. cuando se trate la responsabilidad y remoción de los administradores, directores, síndicos o integrantes de la comisión fiscal y la elección de quienes deberán suscribir el acta, que siempre se podrán tratar aunque no figuren en el orden del día.
Fuente: Art. 358 Ley 16060.
¿Qué consecuencias tiene tratar temas no incluidos en el orden del día?
Será nula toda decisión sobre materias extrañas a las incluidas en el orden del día, salvo lo expresado en el Art. 358 de la Ley 16060.
Fuente: Art. 358 Ley 16060.
¿Puede un accionista oponerse a la discusión de un asunto no incluido en el orden del día?
Cualquier accionista podrá oponerse a la discusión de un asunto no incluido en el orden del día, en cuyo caso las resoluciones que se adopten sobre el mismo serán nulas.
Fuente: Art. 347 Ley 16060.
Representación
¿Pueden los accionistas ser representados en las asambleas?
Si, los accionistas pueden hacerse representar en las asambleas, pero no pueden ser sus mandatarios los administradores, directores, síndicos, integrantes de la comisión fiscal, gerentes y demás empleados de la sociedad.
Fuente: Art. 351, Ley 16060.
¿Qué formalidades debe cumplir el documento que acredite la representación de un accionista en la asamblea?
Es suficiente el otorgamiento del mandato en instrumento privado, con la firma certificada notarialmente. Cuando sea especial para una asamblea, pueden ser otorgados mediante simple carta poder sin firma certificada. Todo, salvo disposición contraria del estatuto.
Fuente: Art. 351, Ley 16060.
Asistencia
¿Cómo deberán proceder los accionistas para asistir a una asamblea?
Para asistir a las asambleas los accionistas deberán depositar en la sociedad sus acciones o un certificado de depósito librado por una entidad de intermediación financiera, por un corredor de Bolsa, por el depositario judicial, o por otras personas, en cuyo caso se requerirá la certificación notarial correspondiente. La sociedad les entregará los comprobantes necesarios de recibo, que servirán para su admisión a la asamblea.
Los certificados de depósito y los recibos a que se refiere el inciso anterior deberán especificar la clase de las acciones, su numeración y la de los títulos. No se podrán disponer de las acciones hasta después de realizada la asamblea excepto en el caso de cancelación de depósito, debiéndose también cancelar la anotación efectuada en el Libro de Registro de Asistencia. El depositario responderá solidariamente con el titular por la existencia de las acciones.
El contrato podrá fijar la anticipación con que deberá hacerse el registro.
Los titulares de las acciones nominativas o escriturales cuyo registro sea llevado por la propia sociedad, quedarán exceptuados de su obligación de depositar sus acciones o presentar sus certificados o constancias, pero deberán cursar comunicación para que se las inscriba en el Libro de Registro de Asistencia dentro del mismo término.
Fuente: Art. 350, Ley 16060.
¿Pueden asistir a las asambleas personas que no sean accionistas?
Pueden asistir los administradores, directores, síndicos o miembros de la comisión fiscal. En todos los casos asisten a las asambleas con voz pero sin voto. La mesa que presida la asamblea, podrá autorizar la asistencia de técnicos o de personal de dirección, sin derecho a voto. El accionista podrá asistir acompañado de un asesor que no tendrá voz ni voto.
También podrán asistir sin derecho de voto, el fiduciario representante de los obligacionistas y el representante de los tenedores de partes beneficiarias. Será nula cualquier cláusula en contrario.
Fuente: Art. 352, Ley 16060.
Quorum para sesionar
¿Qué quórum se requiere para sesionar?
Los quórum requeridos para sesionar son diferentes según se trate de una asamblea ordinaria o extraordinaria y de una asamblea que va a sesionar en primera o en segunda convocatoria.
Fuente: Art. 354 y 355, Ley 16060.
¿Cuando se sesiona en segunda convocatoria?
Siempre que no se haya alcanzado el quórum requerido para sesionar en primera convocatoria.
Fuente: Art. 354 y 355, Ley 16060.
¿Con qué quórum puede sesionar una asamblea ordinaria?
La asamblea extraordinaria en primera convocatoria se considerará constituida, cuando asisten accionistas que representen el 60% (sesenta por ciento) de las acciones con derecho a voto, si el contrato no exigiese quórum mayor.
En segunda convocatoria la asamblea se considerará constituida, cuando asisten accionistas que representen el 40% (cuarenta por ciento) de las acciones con derecho a voto, salvo que el contrato exija quórum mayor o menor.
No lográndose el último de los quórum, deberá ser convocada nueva asamblea, la que podrá constituirse para considerar el mismo orden del día, cualquiera sea el número de accionistas presente, salvo que el contrato disponga otra cosa.
Fuente: Art. 354, Ley 16060.
Presidencia de la Asamblea
¿Quién debe presidir la asamblea?
Las asambleas serán presididas por el administrador, el presidente del directorio o su reemplazante, salvo disposición contraria del estatuto y en su defecto, por la persona que designe la asamblea.
Cuando la asamblea sea convocada por el Juez o el órgano estatal de control, será presidida por la persona que éstos designen.
Fuente: Art. 353, Ley 16060.
Mayorías para resolver
¿Cuáles son las mayorías para resolver?
Las resoluciones de las asambleas serán adoptadas por mayoría absoluta de votos de accionistas presentes, salvo que la ley o el contrato exijan mayor número.
Se exigirá la mayoría del capital con derecho a voto para resolver los casos previstos en el artículo 330 de la Ley 16060, la emisión de nuevas acciones preferidas salvo previsión expresa del estatuto, la alteración en las preferencias, ventajas o condiciones de rescate o amortización y la participación en grupo de interés económico o en otras sociedades (artículos 47 a 49 de la Ley 16060).
La ley exige mayorías especiales en los casos previstos en los artículos 93, 320 y 362 de la Ley 16060, entre otros.
Quien vote en blanco o se abstenga de votar se reputará como habiendo votado en contra, a todos los efectos de esta ley.
Fuente: Arts. 93,320, 356 y 362 Ley 16060.
Cuarto intermedio
¿Puede una asamblea pasar a cuarto intermedio?
Si, la asamblea puede pasar a cuarto intermedio, a fin de continuar dentro de los treinta días siguientes, los que se computarán como días corridos.
Fuente: Arts. 359 y 514 Ley 16060.
¿Quiénes pueden participar en el levantamiento del cuarto intermedio (segunda reunión)?
Pueden asistir todos aquellos accionistas que se hayan inscripto para participar en la primera reunión, de acuerdo al artículo 350 de la Ley 16060.
Fuente: Art. 359 Ley 16060
¿Debe labrarse un acta por cada reunión?
Sí, debe confeccionarse un acta por cada reunión, sin perjuicio de que dichas actas corresponden a la misma asamblea.
Fuente: Art. 359 Ley 16060
Contenido Acta asamblea
¿Qué debería contener un acta de asamblea de una S.A.?
Debería contener:
a) Denominación de la Sociedad.
b) Fecha de la asamblea y lugar de celebración que debe coincidir con el domicilio establecido en el Estatuto Social (Ver Lugar celebración).
c) Clase de Asamblea (Ordinaria, extraordinaria o especial).
d) Modalidad de convocatoria (Con publicación, sin publicación, con citación personal).
e) Comparecencia de los accionistas, con indicación de si asisten por si o por representantes. Si es por representantes debe acreditarse que no se encuentran dentro de la prohibición del art. 351 de la ley 16060 (Ver Representación).
f) Monto de capital y quórum de asistencia (Ver Asistencia).
g) Presidencia de la asamblea (Ver Presidencia de la asamblea).
h) Constancia de si la sociedad tiene o no órgano de control interno. En caso de tenerlo, hacer mención que los accionistas tuvieron presente el informe del síndico o de la comisión fiscal de acuerdo al Art.402 Num.10.
i) Mayorías para resolver (Ver Mayorías para resolver).
j) Las resoluciones adoptadas y en caso de reforma de Estatuto, el número del artículo que se modifica y la nueva redacción de la totalidad del mismo.
k) Firma del Acta, debe firmar el Presidente y los accionistas designados al efecto.
Fuente: 13, 103, 340 a 360, 402 num. 10.
¿Cómo debe expresarse en las actas de asamblea la comparecencia de los accionistas?
Debe dejarse constancia de si los accionistas comparecen por sí (personalmente) o a través de representantes; señalándose en este último caso que los mismos no se encuentran comprendidos en las prohibiciones del art. 351 de la Ley 16.060.
Fuente: Art. 351, Ley 16060.
¿Cómo debe expresarse en las actas de asamblea el quórum de asistencia?
Debe especificarse el monto del capital integrado de la sociedad, el monto de capital que asiste a la asamblea y los votos que éste representa.
Fuente: Art. 354 y 355, Ley 16060
Fiscalización de Beneficiarios Finales y Titulares de Entidades Emisoras de Participaciones Patrimoniales
Entidades en liquidación
¿Hasta cuándo se encuentran obligadas las entidades en liquidación a identificar a sus beneficiarios finales?
Supuesto A: Se trata de una sociedad obligada por la Ley Nº 18.930, cuyo plazo para informar sus beneficiarios finales al BCU vence el 30/09/2017.
A.1) Si la sociedad se liquidó al 15/4/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 166/017, las entidades en liquidación se encuentran obligadas a informar a sus beneficiarios finales por la referida Ley, hasta que hayan presentado clausura por cese de actividades ante la DGI. Por tanto, si presentó clausura al 15/4/2017, previo al vencimiento del plazo para efectuar la comunicación, no estará obligada la entidad a informar a sus beneficiarios finales al BCU. De todos modos, deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
A.2) Si la sociedad se liquidó al 15/8/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? Si la entidad presenta clausura por cese de actividades ante DGI el 15/8/2017, teniendo en cuenta que a dicha fecha ya estaba disponible el formulario para informar los beneficiarios finales al BCU (el cual fue habilitado desde el 01/08/2017), podría hacerlo, aunque no se encuentra obligada, ya que aún está dentro del plazo para realizar la comunicación (el cual vence el 30/09/2017). En caso de optar por no efectuar la declaración jurada ante el BCU, igualmente deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
A.3) Si al 30/09/2017 una sociedad en liquidación no ha presentado clausura por cese de actividades ante DGI ¿está obligada? En este caso la sociedad se encuentra obligada a presentar la declaración jurada informando al BCU sus beneficiarios finales antes del vencimiento del plazo, que en el ejemplo de una sociedad obligada por la ley 18.930, sería el 30/09/2017.-
Supuesto B: Se trata de una sociedad NO obligada por la Ley 18.930, cuyo plazo para informar sus beneficiarios finales al BCU vence el 30/06/2018.
B.1) Si la sociedad se liquidó al 15/4/2017 y presentó a esa fecha clausura ante DGI ¿está obligada? De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 166/017, las entidades en liquidación se encuentran obligadas a informar a sus beneficiarios finales por la referida Ley, hasta que hayan presentado clausura por cese de actividades ante la DGI. Por tanto, si presentó clausura previo al vencimiento del plazo para efectuar la comunicación (en este caso 30/06/2018), no estará obligada la entidad a informar a sus beneficiarios finales al BCU. De todos modos, deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
B.2) Si la sociedad se liquidó y presentó clausura ante DGI después del 01/08/2017 y antes del 30/06/2018 ¿está obligada? Teniendo en cuenta que a dicha fecha ya estaba disponible el formulario para informar los beneficiarios finales al BCU (el cual fue habilitado desde el 01/08/2017), podría hacerlo, aunque no se encuentra obligada, ya que aún está dentro del plazo para realizar la comunicación (el cual vence el 30/06/2018). En caso de optar por no efectuar la declaración jurada ante el BCU, igualmente deberá cumplir con la obligación de identificar a sus beneficiarios finales desde el 9/1/2017 hasta la fecha que dio clausura, conservando la documentación respaldante.
B.3) Si al 30/06/2018 una sociedad en liquidación no ha presentado clausura por cese de actividades ante DGI ¿está obligada? En este caso la sociedad se encuentra obligada a presentar la declaración jurada informando al BCU sus beneficiarios finales antes del vencimiento del plazo, que en el ejemplo de una sociedad NO obligada por la Ley Nº 18.930, sería el 30/06/2018.- IMPORTANTE: De acuerdo al artículo 7 literal e) del Decreto Nº 166/017, están exceptuadas de identificar a sus beneficiarios finales las entidades disueltas de pleno derecho conforme al artículo 1 de la Ley Nº 19.288.
Entidades obligadas
¿Las entidades obligadas a informar por la ley Nº 18.930 y que no lo hicieron, deben hacerlo al amparo de la Ley Nº 19.484?
Las entidades residentes a las que les correspondía informar según lo dispuesto por la Ley Nº 18.930 y no lo hicieron, en caso de estar disueltas de pleno derecho por el art. 1º de la Ley Nº 19.288, no les corresponde informar según lo establecido en el art. 7º del Decreto Nº 166/017. Las entidades no residentes, están obligadas y tienen plazo para informar hasta el 30.09.2017.
¿Las asociaciones civiles están obligadas a informar?
Sí, siempre que tengan ingresos al cierre del ejercicio anual superiores a U.I. 4.000.000 o activos por un valor superior a U.I. 2.500.000 de acuerdo a lo establecido en el art. 7º del Decreto Nº 166/017.
Fecha de vigencia
¿Cuál es la fecha de vigencia si tengo una SA con acciones al portador que ya cumplió con la Ley 18.930? ¿Qué debo indicar en Cuadros B.1 y B.2 del formulario B? ¿Es el 9/01/2017?
En la Sección B.1, relativa a Titulares, la fecha vigencia será 1/8/2012 o posterior en caso de que haya existido un cambio de titularidad de las acciones.
En la Sección B.2, relativa a Beneficiarios finales y cadena, la fecha de vigencia será 9/1/2017.
En ambos casos las fechas de vigencia indicadas se replicarán en la Sección C respectiva.
Para obligados Ley 18.930: Fecha vigencia es la fecha desde la cual se tiene el derecho sobre las participaciones patrimoniales o instrumentos declarados (titularidad), 1/8/2012 o posterior.
Si el titular es además beneficiario final, sólo completa B1 y en fecha vigencia indica la fecha desde la cual se tiene el derecho de titularidad sobre las participaciones patrimoniales; asumiéndose que es beneficiario final desde el 9.01.2017 – en caso que sea otra fecha, indicarla en observaciones.
Para obligados Ley 19.484:
1) Titularidad (art. 25): Fecha vigencia es la fecha desde la cual se tiene el derecho sobre las participaciones patrimoniales o instrumentos declarados (titularidad), 9/1/2017 o posterior. En caso que sea posterior, se deberá indicar esta última fecha y referir en observaciones quienes fueron los titulares desde el 9/1/2017.
2) Si el titular es además beneficiario final, sólo completa B1 y en fecha vigencia indica la fecha desde la cual se tiene el derecho de titularidad sobre las participaciones patrimoniales; asumiéndose que es beneficiario final desde el 9.01.2017 – en caso que sea otra fecha, indicarla en observaciones.
3) Beneficiario final/Cadena de titularidad (art. 22): Fecha vigencia es la fecha desde la cual se cumplen las condiciones dispuestas por el citado artículo, 9/1/2017 o posterior. En caso que sea posterior, de deberá indicar esta última fecha y referir en observaciones quiénes fueron los anteriores beneficiarios finales desde el 9/1/2017.
Si hoy vengo a comunicar un cambio de accionistas e informar los beneficiarios finales. ¿Son dos fechas de vigencia diferentes?
Sí, en el caso de cambio de titularidad la fecha de vigencia será la fecha en que se verificó el mismo, consignándose en observaciones quién fue el anterior. En el caso de los beneficiarios finales, la fecha de vigencia será 9/1/2017 o posterior, debiéndose consignar en “Observaciones” quién fue beneficiario final desde el 09/01/17.
Firmas en el exterior
¿Cómo se procede para recabar y certificar la firma del Formulario B Ley No. 18.930 y Formulario Ley No. 19.484, cuando los representantes de la entidad residen en el exterior y no tienen apoderados en el país?
Los representantes de la entidad, en caso de encontrarse en el exterior, podrán firmar el formulario B en el exterior, en presencia de un notario habilitado en el país donde se otorgue, quien deberá exclusivamente certificar las firmas.
El formulario deberá legalizarse o apostillarse (según corresponda) y eventualmente traducirse. Luego un Escribano Público uruguayo que esté habilitado para el ingreso de los datos al Registro que administra el Banco Central del Uruguay, deberá realizar una certificación notarial respecto a:
- La personería jurídica de la entidad declarante
- La vigencia de la entidad declarante
- La legitimación del representante que firma la declaración
Finalmente, cuando el Escribano Público uruguayo proceda al escaneo del formulario para su envío al Banco Central del Uruguay, deberá incluir en el mismo la certificación de firmas realizada por el notario extranjero, legalización o apostilla, traducción en caso de corresponder y finalmente su certificación notarial.
Asimismo, también se podrá otorgar un mandato con facultades al efecto, con intervención de un Escribano de dicho país. El mismo deberá ser legalizado, eventualmente traducido y protocolizado. En este último supuesto el mandatario designado será quien en Uruguay formule la Declaración Jurada ante un Escribano Público uruguayo, quien certificará su firma y efectuará los controles expuestos anteriormente.
Este nuevo criterio se diferencia del adoptado para la versión anterior del Formulario B (exclusiva de la comunicación de la Ley No. 18930), y en consecuencia sustituye y deja sin efecto el anterior que se expone en las Preguntas Frecuentes publicadas en la página del Banco Central del Uruguay, pregunta No. 8.
Plazos
Una SA con acciones al portador reforma su tipo de acciones a nominativas, ¿en qué plazo debe efectuar la comunicación al BCU?
Una SA con acciones al portador que al 30/9/2017 perfecciona la reforma del tipo de acciones pasando a ser nominativas (esto es, que la última publicación se realiza hasta el 30/9/2017), tiene plazo hasta el 30/06/2018 para cumplir con la obligación de información de sus BF (art. 42 de la Ley Nº 19.484 y art. 24 Decreto Nº 166/017).
¿Cuál es el plazo para nuevas Entidades?
Ejemplo:
- Se constituye una S.A con acciones al portador el 17/8/2017, su vencimiento para la presentación de la DJ conforme a la normativa vigente sería el 29/9/2017, (artículo 29 de la Ley Nº 19.484 y art. 25 del Decreto Nº 166/017). En virtud que se aplica el régimen más beneficioso, su plazo para presentar la DJ será el 30/9/2017.
- Se constituye una S.A. con acciones al portador el 18/8/2017, su vencimiento para la presentación de la DJ conforme a la normativa vigente sería el 02/10/2017, (artículo 29 de la Ley Nº 19.484 y art. 25 del Decreto Nº 166/017). En virtud que se aplica el régimen más beneficioso, su plazo para presentar la DJ será el 02/10/2017.
Entidades no residentes que no estaban obligadas por la Ley Nº 18.930 pero que devienen obligadas por el artículo 24 literal c) de la Ley Nº 19.484.
Para las entidades obligadas por el artículo 24 literal C) de la Ley Nº 19.484 (no residentes con activos en territorio nacional por un valor superior a 2.500.000 UI), que no configuran establecimiento permanente ni sede de dirección efectiva, el plazo para presentar la declaración jurada a BCU vence el 30/06/2018 (art. 26 Decreto Nº 166/017).
Responsabilidades
¿Cuál es la responsabilidad de los Directores?
Los representantes legales estarán sometidos al régimen sancionatorio dispuesto en el art. 32 de la Ley Nº 19.484 por su actuación personal en el incumplimiento.