Buenas prácticas para el reporte de operaciones sospechosas
Guías
Banco Central del Uruguay
Unidad de Información y Análisis Financiero
Introducción
Con la finalidad de prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) recibe los reportes de operaciones sospechosas (ROS) de parte de los sujetos obligados del sector financiero y no financiero, en cumplimiento de la obligación establecida por los artículos 1 y 2 de la Ley 17.835 del 23 de setiembre de 2004, con las modificaciones introducidas por la Ley 18.494 de 5 de junio de 2009.
La información recibida es complementada con otro tipo de información obtenida de fuentes internas y externas con el objetivo de confirmar la existencia de elementos de inusualidad o sospecha y, en ese caso, remitir a las autoridades competentes la información sobre transacciones financieras y otras informaciones que se estimen de utilidad, a efectos de impedir los delitos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo previstos en la normativa vigente. Cuando no se encuentran indicios sobre la vinculación de las personas, hechos y/o transacciones con esos delitos, se dispone el archivo de las actuaciones hasta tanto se obtengan nuevos elementos que ameriten continuar con el análisis del caso.
En este marco, se entiende por inteligencia financiera al proceso a través del cual se agrega valor a los datos obtenidos de los sujetos obligados y de otras fuentes, para transformarlos en información útil para las autoridades competentes, con el objetivo de combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
El contenido del ROS es el insumo que da inicio al proceso de inteligencia financiera. Por este motivo, es fundamental que los reportes recibidos posean determinadas características para que el producto obtenido de ese proceso – el informe de inteligencia financiera – sea útil para sus destinatarios.
Como parte de la función de análisis estratégico que realiza la UIAF en base a la información recibida, se han elaborado una serie de pautas para la elaboración de Reportes de Operaciones Sospechosas.
El objetivo de este informe es aportar retroalimentación a los sujetos obligados en relación al proceso de elaboración de un ROS, proponiendo que el contenido del mismo cumpla con las pautas que se detallan en este documento, lo cual favorecerá un funcionamiento más articulado del sistema de prevención, en particular entre las etapas de identificación (por parte de los sujetos obligados), de investigación y análisis (por parte de la UIAF) y de resolución (por parte de la Justicia).
Marco normativo
Normas asociadas al envío de ROS a la UIAF
El artículo 1° de la ley N° 17.835 dispone que los sujetos obligados deberán presentar los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF en la forma que ésta disponga.
Con base a esa potestad, la UIAF ha emitido comunicaciones a través de las que se regula la forma de presentación y el contenido de los reportes. Actualmente, están vigentes las siguientes comunicaciones:
- Comunicación Nº 2014/108 de 29/07/2014 – Formulario A, a través de la cual se regula la presentación de los reportes por parte de los sujetos obligados sujetos al control del BCU que se encuentren incorporados al sistema de envío centralizado de la Superintendencia de Servicios Financieros.
- Comunicación N° 2011/020 de 24/01/2011 – Formularios B y C, a través de la cual se regula la presentación de los reportes por parte de los sujetos obligados sujetos al control del BCU que no están incorporados al sistema de envío centralizado de la SSF (Formulario B) y de los sujetos obligados del sector no financiero (Formulario C).
Procedimiento de envío de información a través del sistema informático del BCU y la UIAF
Los sujetos obligados que deben presentar sus reportes de acuerdo con lo dispuesto en la Comunicación N° 2011/020, deben completar el formulario de ROS con los datos sobre las personas reportadas, el perfil de la operación y la descripción del caso, imprimirlo, firmarlo por el reportante o la persona que lo representa y presentarlo en las oficinas de la UIAF.
Por otra parte, los sujetos obligados alcanzados por la Comunicación N° 2014/108 deben presentar sus reportes de acuerdo con el Instructivo adjunto a la Comunicación N° 2014/108.
Principios para la elaboración de los reportes
- En los formularios de ROS, y salvo que exista alguna particularidad que justifique su ausencia, la UIAF espera encontrar información que permita responder a un conjunto de interrogantes: ¿quién?, ¿qué? ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿para qué?, ¿por qué? – con relación a las personas involucradas en las operaciones reportadas, los productos financieros y no financieros utilizados, el momento en el cual se realizaron las operaciones, la justificación obtenida del cliente (si corresponde) y los motivos que llevaron a la institución a la presentación del reporte. Al confeccionar un reporte de operación sospechosa, los sujetos obligados deberían verificar que éste contiene la información necesaria para responder a las preguntas previamente mencionadas.
- Un reporte debe ser íntegro. Para ello, el sujeto obligado reportante debe aportar todos los datos disponibles sobre las personas objeto del reporte, las fechas de las transacciones, los montos, los productos financieros y no financieros relacionados con el caso, las características precisas de inusualidad o sospecha que presenta el caso, así como sobre los motivos del reporte.
- Los reportes deben ser precisos. Ello implica que el reporte debe ser la consecuencia de un análisis con un grado de profundidad tal que sea posible confirmar los elementos inusuales o sospechosos destacados en el reporte luego de la revisión efectuada por la UIAF. En este caso, se busca verificar que el análisis coincide con lo verificado en la realidad, tanto en la identificación y cantidad de personas detalladas como vinculadas con la situación reportada, en los montos mencionados en el reporte, en los productos utilizados, en las características del caso destacadas por el reportante y en los motivos que llevaron a la presentación del reporte.
- Por último, se entiende que un reporte debe ser oportuno, es decir que, al momento de su presentación, la UIAF u otras autoridades competentes deben estar en condiciones de adoptar una acción preventiva para evitar la concreción de una operación y/o para inmovilizar activos presuntamente vinculados con alguna actividad delictiva, así como para permitirle a la UIAF, si correspondiera, brindar algún tipo de instrucción al reportante respecto de la conducta a seguir con su cliente. Sin embargo, puede darse el hecho de que, en algunas circunstancias, la oportunidad del reporte no se relacione con el momento en que se realizaron las transacciones, sino con el momento en el cual la institución obtuvo información que llevó a calificar al cliente y/o sus transacciones como sospechosas.
Pautas para la elaboración de los reportes aspectos objetivos y subjetivos a incluir en los reportes
Aspectos objetivos
- El sujeto obligado debe completar en el formulario de reporte los datos respecto de las personas involucradas y sobre el perfil de la operación reportada, los cuales no implican un juicio de valor sobre las características que presenta la situación reportada ni los motivos por los cuales se presenta el reporte.
- Un reporte debería incluir en forma precisa, como mínimo los siguientes datos detallados en los formularios de ROS respectivos, en relación a las personas vinculadas directa e indirectamente con la situación reportada:
- País del documento
- Tipo de documento
- Número de documento
- Nombre completo / denominación social
- Nacionalidad / País de constitución
- Actividad declarada
- País donde se desarrollan las actividades principales
- Tipo de vínculo con la cuenta y/o la transacción reportada
- Observaciones que se entiendan del caso agregar al reporte
- Asimismo, un reporte debería incluir en forma precisa, como mínimo los siguientes datos en relación al perfil de la operación reportada:
- Fecha o período en que se realizaron las operaciones reportadas
- Zona geográfica involucrada (indicar si es en Uruguay o el exterior)
- País (indicar principal)
- Departamento (si el país involucrado es Uruguay, indicar principal)
- Tipo de producto o transacción financiera involucrada
- Moneda principal de la cuenta o transacción
- Importe aproximado
- Indicar si hay cuenta involucrada e identificar los números
- Actividad no financiera involucrada – Indicar las actividades económicas reales involucradas
Aspectos subjetivos
- Los sujetos obligados deberían poner de manifiesto en el reporte los elementos considerados respecto de la valoración realizada para elegir las características que presenta la operación reportada, así como también sobre la descripción del conjunto de elementos que motivaron la calificación de los clientes y/o sus actividades como inusuales o sospechosas, lo cual constituye el fundamento de la presentación del ROS.
En relación a las características de la operación, debe seleccionarse al menos una de ellas y su elección debe concordar con los aspectos destacados en la descripción del caso.
- Respecto a la descripción de la operación reportada, el sujeto obligado debería:
- Relacionar el papel de las personas dentro de la operación
- Mencionar los productos relacionados con la operación
- Indicar las señales de alerta identificadas
- Indicar el período de tiempo en el cual se llevaron a cabo las operaciones
- Explicar sobre el(los) lugar(es) donde se efectuaron las transacciones
- Enunciar las tareas llevadas a cabo por el Oficial de Cumplimiento, que finalmente condujeron a reportar la operación
- Mencionar si se hicieron consultas directas con el cliente o si se solicitó información adicional
- Asegurar que la descripción se realiza de manera ordenada, cronológica y con un nivel de detalle razonable
- Explicar claramente cuáles son los motivos por los cuales el sujeto obligado presenta el reporte
- Destacar claramente que el sujeto obligado finalizará la relación con su cliente si no se le brindan instrucciones para que ello no ocurra
- Asegurar que, de existir documentación adjunta, se entregue en forma ordenada y se detalle claramente el contenido de la información.
Integridad y Precisión
En el proceso de elaboración de un reporte de operación sospechosa, y antes de su presentación a la UIAF, se deben implementar controles que aseguren la integridad y precisión del reporte a enviar. En base a la experiencia recogida en relación a los ROS recibidos, se presenta a modo de ejemplo, una lista de controles que se deberían verificar:
- Evitar tomar una decisión sobre la finalización de las actividades con los clientes reportados previamente a la presentación del ROS y antes de las 72 horas que dispone la UIAF para brindar una instrucción de acuerdo con los artículos 3° y 6° de la Ley N° 17.835.
- Asegurar que se individualizan e identifican a todas las personas físicas y jurídicas vinculadas con los hechos reportados;
- Mencionar los vínculos entre las personas y los productos financieros o las transacciones reportadas;
- Explicar clara y detalladamente las circunstancias que llevaron a calificar a las personas y/o las transacciones realizadas o tentadas como inusuales o sospechosas;
- Si la característica del caso refiere a la detección de información sobre la existencia de una investigación por alguna actividad delictiva vinculada con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo, incorporar los antecedentes de esa información;
- Si la característica del caso refiere a movimientos de fondos incompatibles con el patrimonio, las actividades económicas o la ocupación del cliente, incorporar una explicación breve respecto del perfil esperado del cliente en función de la información a disposición del sujeto obligado, así como destacar si se contactó al cliente para la actualización de los datos y el resultado de dicha gestión;
- Evitar la utilización de lenguaje específico utilizado exclusivamente en el entorno del sujeto obligado que reporta en el relato sobre los hechos inusuales o sospechosos detectados;
- Adjuntar al reporte los estados de cuenta, documentación de respaldo de los principales movimientos de fondos relacionados con la operativa reportada y/o de las transacciones financieras y no financieras que motivaron el reporte.
- Hacer énfasis en la existencia de los siguientes elementos:
- Cuando sea inminente la disposición, transferencia o retiro de los fondos;
- Cuando sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades delictivas;
- Cuando, a juicio del sujeto obligado, se entienda que las autoridades deben intervenir para evitar la disposición, transferencia o circulación de bienes.
En Octubre de 2021, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) de la Superintendencia de Servicios Financieros (SSF) del Banco Central del Uruguay (BCU) habilitó la presentación digital de los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) provenientes del sector no financiero.
Esta opción puesta en conocimiento a través de una Comunicación del 1° de octubre de 2021, permitirá el envío electrónico del formulario de reporte.
La habilitación comprende a los sujetos obligados como por ejemplo los casinos; intermediarios en transacciones inmobiliarias; abogados; escribanos; contadores públicos; rematadores; operadores de compraventa de antigüedades, obras de arte, metales y piedras preciosas; zonas francas; proveedores de servicios societarios; asociaciones civiles, fundaciones, partidos políticos; y otros que se detallan en el Artículo 13 de la Ley Nº 19.574 del 20 de diciembre de 2017.
Para la presentación del formulario del ROS en formato digital se deberá contar con un usuario registrado en Usuario gub.uy y un certificado de firma digital avanzada emitido por una entidad autorizada para su emisión.
El reporte se realizará completando los datos sobre las personas y actividades objeto de reporte y la demás información requerida en el formulario electrónico que puede encontrarse en este enlace haciendo clic en “Envío de ROS - Sujetos obligados sector no financiero”.
Cabe señalar que al enviar el formulario del ROS, la documentación de respaldo que se adjunte ingresará directamente en los servidores de la Unidad de Información y Análisis Financiero y no se almacenará fuera de ese ámbito.
Posteriormente, se deberán seguir los pasos que se describen en el Instructivo para el envío del formulario de reporte de operaciones inusuales y sospechosas.
La copia del formulario del Reporte presentado en formato digital y la constancia de su recepción emitida por el sistema deberán conservarse junto con los documentos y antecedentes de las actuaciones que respaldan el contenido del reporte, por los plazos previstos en la normas legales y reglamentarias vigentes para los distintos tipos de sujetos obligados.
Más información detallada sobre la presentación digital del formulario de reportes de transacciones inusuales o sospechosas puede encontrarse disponible en la Comunicación N° 2021/199.