Principios que aplican a los responsables, profesionales y/o custodios de estos archivos
Principios vinculados al acceso a la información y a la protección de los derechos humanos
Principio pro-persona y pro-víctima
La interpretación y aplicación de esta guía se hará de manera tal que la gestión documental de los archivos de violaciones de derechos humanos contribuya a garantizar la mayor protección posible de los derechos de las víctimas, sin aplicar restricciones para su ejercicio.
Principio de protección y salvaguarda de los archivos
Los archivos de violaciones de derechos humanos hacen parte del patrimonio documental de la Nación. Los responsables del manejo de estos archivos deberán impedir su sustracción, destrucción, alteración o falsificación. De no hacerlo, incurrirán en las responsabilidades legales y administrativas que determine la Justicia.
Principio de máxima divulgación
Las instituciones públicas responsables de estos archivos deberán garantizar el acceso a la información a la sociedad en general, pero especialmente, a las víctimas y a la justicia, bajo la regla de la máxima divulgación. Las restricciones para el acceso únicamente son aquellas que establece la Constitución y la Ley, y deberán estar sustentadas por escrito y teniendo como único fin la protección de los derechos de las víctimas.
Principio de ausencia de ritualismos
En los procedimientos establecidos para el acceso a la información pública se eliminarán las exigencias y ritualismos que pudieren ser un impedimento para el ejercicio del derecho.
Principio de no discriminación
Los responsables de brindar acceso a la información deberán entregar la información a quien lo solicite, sin discriminación de tipo alguno sea en razón del carácter o nacionalidad del solicitante.
Principio de oportunidad
Los responsables del brindar acceso a la información deberán entregar la respuesta acorde a la solicitud que se hubiera efectuado en tiempo y forma, dando cumplimiento a los plazos establecidos en la Ley N° 18.381.
Principio de responsabilidad
Los organismos públicos obligados a brindar acceso a la información según lo dispuesto en la Ley N° 18.381, serán pasibles de responsabilidad y de las sanciones que pudieren corresponder en caso de no cumplir las obligaciones establecidas en dicha Ley, según la normativa vigente en el país.
Principio de gratuidad y disponibilidad
En caso de que los responsables de brindar acceso resuelvan favorablemente las peticiones formuladas, autorizarán la consulta de los documentos pertinentes en las oficinas que determinen o, en su caso, expedirán copia auténtica de los antecedentes que posean relativos a la solicitud.
El acceso a la información será siempre gratuito, pero su reproducción en cualquier soporte será a costa del interesado, quien reintegrará al organismo únicamente el precio de costo del soporte, sin ningún tipo de ganancia o arancel adicional.
Principios vinculados con los archivos
Principio de disponibilidad
La información que se encuentre en los archivos deberá ser entregada siempre a quien lo solicite, considerando los criterios señalados por la UAIP en el Dictamen N° 1/2018.
Principio de eficiencia
La utilización de los recursos asignados para la gestión de los expedientes deberá efectuarse de forma que garantice los objetivos fijados para el archivo, con el máximo rendimiento económico.
Principio de integridad
Cada organismo debe mantener los documentos de forma tal que se facilite su localización, consulta y reproducción, a través de la utilización de métodos y técnicas que permitan la sistematización de la información y la utilización de nuevas tecnologías en la administración documentaria.
Principio de conservación
Implica la responsabilidad de cada organismo de mantener el estado de conservación de los documentos que maneje, debiendo evitar su destrucción, deterioro o alteración.