Los criterios prácticos – jurídicos aprobados por la UAIP en conjunto con organizaciones de la Sociedad Civil
Se tomaron en cuenta para su elaboración el tipo de usuario que solicita acceder a esa información,
así como el canal de difusión de la misma.
Solicitud presentada por cualquier persona u organización en el marco de la Ley N° 18.381
Toda persona u organización, puede solicitar acceso a la documentación de estos archivos, mediante solicitud escrita donde deberá constar la identificación del solicitante (nombre y CI para persona física y en caso de organizaciones se deberá acreditar representación correspondiente), domicilio y forma de comunicación (teléfono o correo electrónico), así como la descripción clara de la información requerida y cualquier otro dato que facilite su
localización, según lo dispuesto en el art. 13 de la Ley N° 18.381, de Acceso a la Información Pública.
Solicitudes presentadas por las víctimas, personas mencionadas en los documentos, o sus familiares, representantes o apoderados
Toda persona que es mencionada en los documentos, sus familiares, representantes o apoderados, tendrá derecho a acceder a sus datos personales en forma completa, según lo dispone el artículo 14 de la Ley Nº 18.331 de Protección de Datos Personales. Es importante tener en cuenta, que, si la persona no menciona expresamente la Ley de Protección de Datos o presenta solicitud de acceso invocando la Ley de Acceso a la Información Pública, igual tiene derecho a acceder a la información en forma completa por el hecho de estar mencionada en esos documentos. La idea es eliminar obstáculos y basarse en el principio de ausencia de ritualismos.
Se brindará la información en forma amplia y completa, personalmente o a familiares, acreditando la identidad o el vínculo familiar mediante cualquier medio idóneo (por ejemplo, mediante la presentación de la partida de defunción o certificado de ausencia del titular), y a los representantes legales que presenten poder o autorización correspondiente.
Solicitudes que incluyen datos de otras personas diferentes del solicitante
En caso de que dicha documentación contenga datos personales de otras personas diferentes al solicitante, pero vinculadas de alguna forma a los hechos o situaciones denunciadas, se considerará la entrega de la información en forma completa para permitir la comprensión real de la totalidad del registro y para habilitar que las víctimas puedan
acceder a los datos de eventuales testigos y responsables de violaciones a los derechos humanos.
En cambio, cuando la documentación contenga datos de personas totalmente ajenas a los hechos ocurridos y mencionados en esos documentos, se brindará acceso a la información disociando sólo los datos de esas personas. Esta posibilidad deberá ser excepcional y valorada ante cada caso concreto, siempre brindando acceso al resto de la información pública que contiene el documento.
Acceso a la información sobre personas fallecidas
Cuando se trata de personas fallecidas, corresponde el derecho de acceso a la información a sus familiares y/o apoderados y representantes legales, en aplicación de lo dispuesto en el art. 14 de la Ley N° 18.331 de Protección de Datos Personales. Cuando las personas fallecidas han sido personas de reconocida trayectoria pública (por
ejemplo, líderes políticos de renombre) la información que no afecte la dignidad de la víctima podrá ser difundida y accedida por cualquier persona sin discriminaciones de ningún tipo.
Acceso a la información por parte de la justicia nacional o internacional
En estos casos debe brindarse el acceso a toda la información solicitada sin ninguna restricción, de acuerdo con lo previsto en el artículo 12 de la Ley Nº 18.381 de Acceso a la Información Pública.
Acceso a la información sobre responsables o presuntos responsables de violaciones a los derechos humanos
En estos casos, se brindará acceso a la información solicitada sin ocultar la identidad de los responsables o de quienes están siendo investigados por violaciones a los derechos humanos, pues no existe impedimento legal según lo dispuesto por el artículo 18 (final) de la Ley Nº 18.331 de Protección de Datos Personales.
Información accesible a través de los sitios web del organismo
En aras de garantizar la máxima divulgación de la información y de asegurar el acceso al público en general, se recomienda difundir a través del sitio web del organismo y en una pestaña de fácil ubicación, entre otras, la siguiente información y materiales específicos:
» Listado y descripción de la documentación de que dispone el archivo (volumen, cantidad de folios, formato);
» Protocolo y formulario para consulta pública de la documentación (si existieren);
» Protocolo sobre procedimiento interno de actuación (si existiere);
» Resoluciones ya adoptadas por parte de los responsables del archivo respecto del acervo en su poder (si existieren);
» Los horarios del archivo y datos de sus responsables;
» Datos estadísticos sobre cantidad de consultas y tipo de usuarios;
» Información de interés general que forma parte de la documentación histórica depositada en el archivo, protegiendo de ser necesario sólo aquellos datos que puedan dañar o afectar la dignidad de las víctimas.
Cuando el acceso a determinada información puede afectar la dignidad de las víctimas y/o sus familiares
Se ponderará y determinará caso a caso considerando especialmente que son situaciones excepcionales (en las que no se brindará acceso a menos que se cuente con el consentimiento de la víctima o sus familiares). Para ello es conveniente revisar con especial atención la información personal contenida en actas de interrogatorios, historias clínicas, registros de informantes, valoración de los agentes represivos sobre comportamientos de las víctimas en situaciones límites. Hay que tener en cuenta que la Ley de Protección de Datos Personales (arts. 9° y 17 de
la Ley N° 18.331), establece que no es necesario pedir el consentimiento cuando los datos ya están en fuentes públicas de información (Diario Oficial, registros o publicaciones de prensa y en medios masivos de comunicación así como en cualquier otro soporte de comunicación), cuando la información se obtiene para el ejercicio de los poderes del Estado (lo pide la Justicia por ejemplo), o cuando los datos están en listados y son sólo los
nombres, la edad, etc.
Es importante considerar también, que se trata de casos excepcionales y que al respecto la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP), ante consulta formulada por el Archivo General de la Nación, mediante Dictamen N° 20/2015, de 16 de diciembre de 2015, ha señalado que, -en estos casos específicos-, es legítimo brindar acceso a los datos personales que estén incluidos en la documentación que se solicita, sin necesidad
de obtener el consentimiento, porque existen otras normas, por Ej. Ley N° 18.596 y Ley N° 18.381 que lo permiten o habilitan. Además, también existe interés público al tratarse de información sobre violaciones de derechos humanos
Las víctimas o a sus familiares pueden dar su consentimiento para divulgar la información
El consentimiento de las víctimas o sus familiares permite brindar acceso en forma libre. Para ello el organismo podría instrumentar un mecanismo de comunicación que permita obtener tal consentimiento previo, dejando constancia en la medida que ello sea posible, a los efectos de poder brindar acceso en forma completa a la información mencionada en el artículo anterior.
Cuando la información ya ha circulado y es de público conocimiento
No corresponde denegar el acceso a la información que:
- Ha circulado y es de público conocimiento;
- Ha sido publicada en diversas investigaciones históricas de la Presidencia y de la Universidad de la República, entre otras;
- Se encuentra en libros, diarios y artículos de múltiples medios de comunicación;
- Los afectados o sus familiares ya han brindado su testimonio público a través de reportajes, declaraciones, biografías, entrevistas, etc.;
- Se trata simplemente de datos (cifras, porcentajes, etc.) que pueden ser tratados con finalidades estadísticas, históricas y científicas.
Documentación con contenido falso y/o folios faltantes
Cuando los responsables del archivo constaten que determinada información es falsa, se recomienda dejar constancia expresa de ello en la forma debida. Lo mismo cuando se constata que la información ha sido parcialmente destruida y/o hay folios que han sido sustraídos o eliminados.
Evitar las tachaduras
Se deberán evitar las tachaduras de datos contenidos en la documentación existente, salvo situaciones excepcionales como las descriptas en los Puntos 3 y 8 de esta guía. La recomendación de evitar las tachaduras se fundamenta en la idea de que cada detalle hace al relato, a la vez que permite que los testimonios se humanicen
y adquieran fuerza y valor. La integralidad de la información aporta al sentido y hace que la misma sea verificable.
Sobre la Gestión documental
En las Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos elaboradas por la UAIP y los docentes de Archivología de la Facultad de Información y Comunicación, se proporciona una metodología que contribuye a la adecuada implementación de los sistemas de gestión documental y generar las condiciones para el
desarrollo de la gestión documental y la administración de archivos en Uruguay.