Referencias a puntos claves de la gestión documental
Control intelectual y representación
El control intelectual es el conjunto de procesos intelectuales de gestión documental que sirven para dar respuesta a las necesidades intelectuales exigidas por los usuarios de una institución en materia de gestión de documentos y cuyo valor añadido se convierte en un recurso fundamental para la gestión del resto de procesos documentales o de gestión de la institución.
El control intelectual y representación está formado por los siguientes procesos:
» Identificación
» Clasificación archivística
» Descripción archivística
Es posible consultar la metodología y más información aquí.
Evaluación documental
La Evaluación Documental es un proceso archivístico-administrativo, con actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden ser las siguientes: identificación, valoración, selección, disposición final. Afecta a las series documentales. La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación y se especifica el destino decidido en el proceso de evaluación documental, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles parcialmente y cuáles eliminadas en su totalidad, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido.
Es posible consultar la metodología y más información aquí.
Control físico y conservación preventiva
En las Guías Técnicas se proporciona una metodología de implementación a través de recomendaciones para un adecuado control físico y conservación preventiva de los documentos y se definen los resultados que deberían alcanzarse siempre dentro del respeto a las normas, legislación y reglamentos vigentes.
La finalidad es proporcionar recomendaciones técnicas para la conservación preventiva de documentos en el marco del respeto al Patrimonio Documental, como elemento generador de una memoria colectiva.
Es posible consultar la metodología y más información aquí.
Servicios de Archivo
En la Guía Técnica 04 – es posible encontrar la metodología para el trabajo en los diversos servicios que ofrece un archivo en el ejercicio del desarrollo de las exigencias sobrevenidas por la Ley Nº 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.
La atención a la administración es un servicio que presta una institución a usuarios internos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña; ese servicio se complementa con la atención al público, servicio que se presta a usuarios externos con el objetivo de satisfacer sus necesidades informativas.
Es posible consultar la metodología y más información aquí.