Ministerio de Economía y Finanzas

Desde setiembre de 2019 se está trabajando en forma conjunta con los equipos del Ministerio de Turismo, el PFGP y la empresa proveedora con el objetivo de que el próximo 2 de enero el MINTUR ingrese en producción con el GRPUy, un proyecto implementado en tan solo 4 meses y que busca introducir capacidades dentro del organismo que permitan mejorar la eficiencia de su gestión. El GRPUy será capaz de integrar los procesos de apoyo tal cómo Finanzas, Presupuesto, Contabilidad, Adquisiciones, Gestión de Contratos, etc. Este proyecto busca transformar al organismo fortaleciendo los procesos y sobre todo a los funcionarios y su forma de trabajo.

Como parte de la estrategia para fortalecer a los funcionarios y sobre todo trasmitir confianza para el inicio de este gran desafío, se realizó un taller de Gestión del Cambio Organizacional en donde la Fiscalía General de la Nación (FGN) compartió su experiencia con el Ministerio de Turismo. En representación de la FGN participó la gerente de Finanzas, Maritza Pereira, y el responsable del departamento de Adquisiciones, Luis Persiúncula, quienes lideraron el proyecto de implementación de GRPUy en la FGN hace un año atrás.

El equipo de la Fiscalía hizo un fuerte énfasis en el compromiso y el trabajo en conjunto que lideraron junto con el PFGP y el proveedor, lo cual permitió ingresar en producción con el GRPUy luego de 5 meses de proyecto. Pereira compartió con el equipo del MINTUR algunos de los beneficios que les genera el GRPUy “el sistema hoy nos da un estado de situación en línea, por ejemplo, uno hace una orden de compra e inmediatamente puede tener información respecto a que facturas se realizaron”, afirmando que “la información que se obtiene del sistema nos da tranquilidad”.

Por su parte, Persiúncula compartió su experiencia como responsable del área de adquisiciones. Afirmó que, “nos llaman los proveedores y hoy podemos responder rápidamente cuando va a cobrar, con el número de factura le podemos dar información de forma inmediata si está priorizada, aprobada, etc., antes implicaba consultar al financiero contable”.

“No todo es positivo” comentó Pereira, “hay que tener la cabeza abierta, a veces los problemas frustran ya que uno tiene que cumplir con los tiempos que necesita la organización, surgen errores y hay que tener tranquilidad para buscar las mejores soluciones para la organización, esto es parte natural del proceso.”

Para cerrar Persiúncula resaltó “hoy podemos Planificar mucho mejor las compras al contar con la información integrada, en este momento que se nos exige planificación de compras, el módulo de contrato nos permite tener toda la información necesaria y posteriormente controlar, por ejemplo, los vencimientos de los contratos. Hemos evolucionado mucho con el control del inventario y etiquetado de los activos fijos, contamos con información de los activos que tiene la Fiscalía, esta información antes no la teníamos, adicionalmente las nuevas compras ya quedan valoradas y se puede realizar la gestión contable de los activos”. Culminó afirmando que “por primera vez vamos a lograr un hito importante que es hacer un recuento físico del stock y auditarlo contra la información del GRP.”